I.
Allgemeines

Diese Verwaltungsvorschrift regelt die Aufbewahrung und Aussonderung sowie auf der Grundlage von § 5 Absatz 9 Satz 3 des Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen vom 17. Mai 1993, das zuletzt durch Artikel 25 des Gesetzes vom 26. April 2018 (SächsGVBl. S. 198) geändert worden ist, im Einvernehmen mit dem Sächsischen Staatsarchiv Art und Umfang der anzubietenden Unterlagen zu Prüfungen nach der

1.

Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus über den Vorbereitungsdienst und die Zweite Staatsprüfung für das Lehramt an Mittelschulen vom 1. August 1991 (SächsGVBl. 1992 S. 76),

2.

Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus über den Vorbereitungsdienst und die Zweite Staatsprüfung für das Höhere Lehramt an berufsbildenden Schulen vom 2. August 1991 (SächsGVBl. 1992 S. 81),

3.

Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus über den Vorbereitungsdienst und die Zweite Staatsprüfung für das Höhere Lehramt an Gymnasien vom 15. Juni 1992 (SächsGVBl. S. 310),

4.

Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus über den Erwerb einer Lehrbefähigung in einem weiteren Fach vom 18. März 1993 (SächsGVBl. S. 283),

5.

Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus über die berufsbegleitende Weiterbildung und Prüfung mit Fachschulabschluß für das Lehramt an Mittelschulen oder für das Lehramt an Förderschulen vom 30. August 1994 (SächsGVBl. S. 1562),

6.

Ausbildungs- und Prüfungsordnung Förderschulen II vom 23. Mai 1995 (SächsGVBl. S. 174),

7.

Lehramtsprüfungsordnung I vom 13. März 2000 (SächsGVBl. S. 166),

8.

Fachlehrerverordnung vom 22. Mai 2001 (SächsGVBl. S. 473),

9.

Lehramtsprüfungsordnung II vom 19. Juli 2005 (SächsGVBl. S. 212),

10.

Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus über die berufsbegleitende Ausbildung und Prüfung zum Fachlehrer im Förderschwerpunkt geistige Entwicklung vom 15. Juni 2006 (SächsGVBl. S. 408),

11.

Lehramtsprüfungsordnung I vom 29. August 2012 (SächsGVBl. S. 467),

12.

Vorbereitungsdienst und Prüfungsordnung II – Grundschullehrer vom 22. Juni 1992 (SächsGVBl. S. 333),

13.

Lehramtsprüfungsordnung II vom 16. Dezember 2013 (SächsGVBl. S. 948),

14.

Lehrer-Qualifizierungsverordnung vom 6. Oktober 2014 (SächsGVBl. S. 656),

15.

Lehramtsprüfungsordnung I vom 19. Januar 2022 (SächsGVBl. S. 46), in der jeweils geltenden Fassung,

16.

Lehramtsprüfungsordnung II vom 12. Januar 2016 (SächsGVBl. S. 9), die zuletzt durch Artikel 2 der Verordnung vom 19. Januar 2022 (SächsGVBl. S. 46) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung,

17.

Lehrer-Qualifizierungsverordnung vom 26. März 2020 (SächsGVBl. S. 125), die durch Artikel 3 der Verordnung vom 19. Januar 2022 (SächsGVBl. S. 46) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung und

18.

Fachlehrkräfteverordnung vom 22.  März 2022 (SächsGVBl. S. 262) in der jeweils geltenden Fassung.

II.
Anbietung

1.

Unterlagen sind unabhängig von ihrer Speicherungsform anzubieten. Zuständig für die Anbietung sind die Standorte Dresden, Leipzig und Chemnitz des Landesamtes für Schule und Bildung. Zuständig für die Bewertung und Übernahme der Unterlagen des Standortes

a)

Dresden ist die Abteilung 2 des Sächsischen Staatsarchives, Archivstraße 14, 01097 Dresden,

b)

Leipzig ist die Abteilung 3 des Sächsischen Staatsarchives, Schongauerstraße 1, 04329 Leipzig und

c)

Chemnitz ist die Abteilung 4 des Sächsischen Staatsarchives, Elsasser Straße 8, 09120 Chemnitz.

Folgende Unterlagen sind in Anwendung von § 5 Absatz 6 und 7 des Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen unter den genannten Maßgaben anzubieten:

a)

Prüfungsakten

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 5 Jahre. Anzubieten sind von jeder Prüfungsart die erste und zehnte Prüfungsakte eines jeden Prüfungszeitraumes.

b)

Wissenschaftliche Arbeiten und schriftliche Arbeiten

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 5 Jahre. Alle 10 Jahre sind sämtliche Arbeiten eines gesamten Jahrgangs beginnend mit dem Jahrgang 1999, aus den übrigen Jahrgängen die Arbeiten mit landesgeschichtlicher Themenstellung und mit sehr guter Benotung anzubieten.

c)

Zeugniskopien (Mehrfertigungen von Zeugnissen) und Zeugnislisten

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 60 Jahre. Die Zeugniskopien und Zeugnislisten dürfen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vom Standort in eigener Zuständigkeit vernichtet werden.

d)

Verwaltungsakten zur Vorbereitung und Durchführung der Prüfung

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 5 Jahre. Anzubieten sind die Prüfungsaufgaben der schriftlichen Prüfung.

e)

Besondere Einzelfälle

Besondere Einzelfälle der Unterlagen gemäß Nummer a) und b) sind anzubieten. Ein besonderer Einzelfall liegt insbesondere vor bei Personen, die oder deren Lebensumstände (zum Beispiel durch Berichte in den Medien oder auf andere Art) ein außergewöhnliches Interesse der Öffentlichkeit auf sich gezogen haben, zum Beispiel

aa)

politisch, gesellschaftlich oder künstlerisch besonders aktive Studierende,

bb)

Spitzensportlerinnen und Spitzensportler,

cc)

Preisträgerinnen und Preisträger.

f)

Sämtliche unter Buchstabe a) bis e) nicht benannten Unterlagen sind nach Ablauf der jeweils geltenden Aufbewahrungsfrist vollständig dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten.

2.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen geschlossen wurden.

III.
Auswahl und Kennzeichnung
der anzubietenden Unterlagen

Die dem Staatsarchiv anzubietenden Unterlagen sind in den Registraturen so aufzubewahren, dass ein Zugriff jederzeit gewährleistet ist. Die Kennzeichnung von zur Anbietung gelangender Unterlagen hat spätestens zum Zeitpunkt des Schließens der Unterlagen auf geeignete Weise zu erfolgen. Bei analoger Aktenführung erfolgt die Kennzeichnung an den Unterlagen selbst und im Registraturprogramm, bei elektronischer Vorgangsbearbeitung nur im Registraturprogramm. Bei besonderen Einzelfällen erfolgt die Kennzeichnung durch die bearbeitende Person (Archiv – Einzelfall), ansonsten durch die Registratur (Archiv – Quote).

IV.
Anbietung und Übergabe an das Staatsarchiv

1.

Die regelmäßige Anbietung von Unterlagen an das Staatsarchiv erfolgt jährlich.

2.

Die anzubietenden Unterlagen werden in elektronischen Anbietungsverzeichnissen gemäß Ziffer XI. Nummer 1 der VwV Aktenführung aufgelistet. Eine Vorlage des Anbietungsverzeichnisses ist im ZIWD (Zentrale Informationen, Wissen und Daten) und auf der Website des Staatsarchivs veröffentlicht. Für die Übermittlung der Daten ist ein sicherer Übertragungsweg zu wählen, der eine Verschlüsselung der Daten vorsieht. Bei Verfilmung und Digitalisierung von Vorgängen und Akten in Papierform sind die Akten in Papierform sowie die Filme und Digitalisate dem Staatsarchiv anzubieten.

3.

Die vom Staatsarchiv als archivwürdig bewerteten Unterlagen sind bei analoger Aktenführung zu verpacken und dem Staatsarchiv gemeinsam mit dem elektronischen Ablieferungsnachweis zu übergeben. Für die Übermittlung der Daten ist ein sicherer Übertragungsweg zu wählen, der eine Verschlüsselung der Daten vorsieht. Elektronische Unterlagen sind elektronisch in einem Standardformat über einheitliche Schnittstellen auszusondern. Die Kosten trägt der abgebende Standort.

V.
Löschung oder Vernichtung der Unterlagen

Alle Unterlagen, die vom Staatsarchiv nicht übernommen werden, sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vom jeweiligen Standort des Landesamtes für Schule und Bildung in eigener Zuständigkeit zu löschen oder zu vernichten, wenn weder Rechtsvorschriften noch schutzwürdige Belange betroffener Personen entgegenstehen. Dies gilt auch für diejenigen Unterlagen, die nach den Regelungen dieser Verwaltungsvorschrift dem Staatsarchiv nicht anzubieten sind. Über die Vernichtung ist ein Nachweis zu fertigen, dieser ist 30 Jahre aufzubewahren.

VI.
Inkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft.

Dresden, den 9. August 2022

Der Staatsminister für Kultus
Christian Piwarz