Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung über den Einsatz der Informationstechnologie im Geschäftsbereich

A.
IT-Struktur und Aufgaben

I.
Leitstelle für Informationstechnologie

1.

Die gemeinsame Leitstelle für Informationstechnologie der sächsischen Justiz (LIT) ist dem Staatsministerium für Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung (Staatsministerium) unmittelbar nachgeordnet.

2.

Die LIT erbringt Leistungen auf dem Gebiet der Informationstechnik (IT) und Kommunikationstechnik im Auftrag des Staatsministeriums, der Gerichte, der Staatsanwaltschaften und der dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden. Zu diesen Leistungen zählt unter anderem die Verarbeitung personenbezogener Daten, wobei diese stets durch die LIT als Auftragsverarbeiter für das Staatsministerium, die Gerichte, die Staatsanwaltschaften und die dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden als Verantwortliche erfolgt und die Einzelheiten der jeweiligen Auftragsverhältnisse Gegenstand der VwV Auftragsverarbeitung vom 24. April 2019 (SächsJMBl. S. 119), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 11. Dezember 2023 (SächsABl. SDr. S. S 275), sind.

3.

Der LIT obliegen alle Maßnahmen im Rahmen des Einsatzes von IT-Systemen und IT-Verfahren, insbesondere

a)

die Beratung des Staatsministeriums, der Gerichte, der Staatsanwaltschaften und der dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden über den zweckmäßigen Einsatz der IT einschließlich der Vorbereitung und technischen Prüfung von Beschaffungsanträgen, die Abgabe von technischen Stellungnahmen auf Anforderung des Staatsministeriums sowie die Beobachtung des IT-Marktes und der aktuellen Entwicklungen auf dem Gebiet der IT einschließlich der Abgabe von entsprechenden Einschätzungen auf Anforderung des Staatsministeriums,

b)

die Gewährleistung der Informationssicherheit sowie die Erstellung von Einschätzungen, ob neue IT-Systeme oder IT-Verfahren im Justiznetz¹ ohne die Gefährdung der Informationssicherheit und der Performancefähigkeit des Justiznetzes betrieben werden können; diese Einschätzung erstreckt sich auch auf die Frage, welche Kommunikationsbeziehungen zwischen diesen Systemen oder Verfahren zu anderen IT-Systemen oder IT-Verfahren, insbesondere solchen außerhalb des Justiznetzes, bestehen,

c)

die Entwicklung, Pflege, Wartung und Betreuung der IT-Verfahren sowie der IT-Infrastruktur der sächsischen Justiz einschließlich der Mitwirkung an länderübergreifenden Projekten sowie in länderübergreifenden Entwicklungsverbünden, Arbeitsgruppen und sonstigen, auch ressort- und landesinternen Gremien auf Anweisung des Staatsministeriums,

d)

die Vertretung des Geschäftsbereichs des Staatsministeriums in Bezug auf die Einbindung in das Sächsische Verwaltungsnetz (SVN) einschließlich der Mitwirkung in dessen Gremien und der Abstimmung mit dem Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID) und dem Betreiber des SVN sowie etwaigen Subunternehmern,

e)

die Betreuung von dienstlich zur Verfügung gestellten Peripherie- und Endgeräten der Informations- und Kommunikationstechnik im Geschäftsbereich des Staatsministeriums, unabhängig von deren Einbindung in das SVN, soweit nicht die Zuständigkeit ausdrücklich einer anderen obersten Staatsbehörde zugewiesen ist oder das Staatsministerium eine abweichende Regelung getroffen hat,

f)

die inhaltliche Unterstützung und Mitwirkung bei der Durchführung von IT-Schulungen für die sächsische Justiz, einschließlich der Erstellung und Bereitstellung von Schulungsmaterialien und eLearning-Kursen;

g)

die Beratung und Anleitung der IT-Anwenderinnen und IT-Anwender hinsichtlich der Anwendung der dienstlich zur Verfügung gestellten personen- und standortbezogenen IT-Arbeitsplatzausstattung,

h)

die IT-fachliche Federführung für die Anwenderbetreuerinnen und Anwenderbetreuer, einschließlich deren Beratung und Anleitung sowie der Organisation und Durchführung von IT-Schulungsveranstaltungen für sie,

i)

die Bestandsverwaltung der IT-Infrastruktur sowie die Führung des zentralen elektronischen Geräteverzeichnisses gemäß § 73 der Sächsischen Haushaltsordnung und des zentralen Softwareverzeichnisses,

j)

der Betrieb, die Wartung und die Weiterentwicklung eines IT-Servicemanagement-Systems und eines User-Help-Desks,

k)

die Durchführung von Beschaffungsmaßnahmen und Vergabeverfahren im Bereich der IT nach Beauftragung durch das Staatsministerium,

l)

der Abschluss von Rahmenverträgen für IT-Verbrauchsmaterial nach Zustimmung durch das Staatsministerium,

m)

der Haushaltsvollzug für die durch das Staatsministerium zugewiesenen Haushaltsmittel,

n)

die Überwachung des wirtschaftlichen Einsatzes der IT,

o)

die Unterstützung des Staatsministeriums, der Gerichte, der Staatsanwaltschaften und der dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden bei der Erfüllung ihrer Pflichten nach den Bestimmungen des Datenschutzes und der Informationssicherheit,

p)

sonstige Aufgaben nach Beauftragung durch das Staatsministerium.

4.

Die LIT informiert

a)

das Staatsministerium unaufgefordert, soweit sie im Rahmen ihrer Tätigkeiten Kenntnis von Entwicklungen oder Umständen erlangt, die für die IT der sächsischen Justiz von erheblicher Bedeutung sind,

b)

das Staatsministerium sowie die Leiterinnen und Leiter der Gerichte, der Staatsanwaltschaften und der dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden rechtzeitig auf dem Dienstweg, wenn an den Systemen und IT-Verfahren Arbeiten vorgenommen werden, die zu Einschränkungen bei den Anwenderinnen und Anwendern führen können.

5.

In Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung ist durch die LIT die Zustimmung des die Fachaufsicht führenden Referates des Staatsministeriums einzuholen.

II.
Betreuungsverbund

1.

Die LIT unterhält einen Betreuungsverbund. Der Betreuungsverbund ist Bestandteil der LIT.

2.

Der Betreuungsverbund gewährleistet den Betrieb und die Betreuung der Einrichtungen der IT vor Ort im Staatsministerium, in den Gerichten, den Staatsanwaltschaften und den dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden.

3.

Bis zum Zustandekommen einer Aufgabenbestimmung nach Abschnitt A Ziffer III Nummer 2 obliegen dem Betreuungsverbund insbesondere die im Intranet der sächsischen Justiz unter dem Pfad E-Justiz/Anwenderbetreuung veröffentlichten Aufgaben.

III.
Anwenderbetreuung

1.

Im Staatsministerium, in jedem Gericht, in jeder Staatsanwaltschaft und in jeder dem Staatsministerium nachgeordneten Behörde wird mindestens eine Anwenderbetreuerin oder ein Anwenderbetreuer bestimmt, die oder der in die Erfüllung der in der jeweiligen Dienststelle anfallenden IT-Betreuungsaufgaben eingebunden ist.

2.

Der konkrete Aufgabenumfang der Anwenderbetreuerinnen und Anwenderbetreuer eines Geschäftsbereichs wird in Abgrenzung zu den von der LIT und dort insbesondere dem Betreuungsverbund zu erfüllenden Aufgaben jeweils gesondert auf Vorschlag der Leiterin oder des Leiters der LIT (Leitung der LIT) im Einvernehmen mit dem Staatsministerium und der Präsidentin oder dem Präsidenten des betroffenen Obergerichts (Leitung des Obergerichts), der Generalstaatsanwältin oder dem Generalstaatsanwalt (Leitung der Generalstaatsanwaltschaft) oder der Leiterin oder dem Leiter der betroffenen, dem Staatsministerium nachgeordneten Behörde (Leitung der dem Staatsministerium nachgeordneten Behörde) bestimmt.

3.

Bis zum Zustandekommen einer Aufgabenbestimmung nach Nummer 2 obliegen den Anwenderbetreuerinnen und Anwenderbetreuern insbesondere die im Intranet der sächsischen Justiz unter dem Pfad E-Justiz/Anwenderbetreuung veröffentlichten Aufgaben.

IV.
IT-Lenkungskreis und IT-Beirat

1.

Dem IT-Lenkungskreis beim Staatsministerium gehören die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter der für IT-Angelegenheiten zuständigen Abteilung, die Referatsleiterinnen oder Referatsleiter der für IT, für die IT des Justizvollzugs und für Fragen der Gerichtsorganisation zuständigen Referate des Staatsministeriums sowie die jeweilige Leitung der LIT, der Obergerichte und der Generalstaatsanwaltschaft an.

2.

Der IT-Lenkungskreis wirkt mit bei

a)

Fragen grundsätzlicher Bedeutung im Zusammenhang mit der Entwicklung, der Einführung, der Betreuung und dem Betrieb von IT-Vorhaben oder IT-Verfahren,

b)

Fragen der IT-Servicequalität.

Wenn unter den Teilnehmenden des IT-Lenkungskreises keine Einigung erzielt werden kann, entscheidet das Staatsministerium.

3.

Der Lenkungskreis soll mindestens einmal halbjährlich zusammentreten. Darüber hinaus kann jedes Mitglied des Lenkungskreises jederzeit die Einberufung verlangen.

4.

Der Lenkungskreis kann Arbeitsgruppen bilden.

5.

Die Sitzungen des Lenkungskreises werden unter Vorsitz der Referatsleiterin oder des Referatsleiters des für die IT zuständigen Referats des Staatsministeriums auf Arbeitsebene mit Vertreterinnen und Vertretern der Obergerichte, der Generalstaatsanwaltschaft und der LIT vorbereitet (IT-Beirat). In Ausnahmefällen kann die oder der Vorsitzende des IT-Lenkungskreises auch Themen vorsehen, die zuvor nicht im IT-Beirat behandelt wurden.

V.
Besondere Belange der Justiz und IT-Kontrollkommission

1.

Unter Beachtung des Stands der Technik ist nach den folgenden Maßgaben sicherzustellen, dass unbefugte Einblicke in elektronische Dokumente, die dem richterlichen, staatsanwaltschaftlichen oder rechtspflegerischen Entscheidungsprozess zuzurechnen sind (Justizdokumente), unterbleiben:

a)

Die LIT bestimmt eine, einen oder mehrere ihrer Mitarbeitenden als berechtigte Inhaberinnen oder Inhaber administrativer Zugänge (Administrierende), dokumentiert dies und sieht dafür und für die Zuordnung von konkreten Berechtigungen ein einzuhaltendes Verfahren vor. Im Fall eines unbefugten Zugriffs auf Justizdokumente informiert sie unverzüglich das Staatsministerium sowie die betroffenen Gerichte, Staatsanwaltschaften und Justizvollzugsanstalten und veranlasst unverzüglich die notwendigen Maßnahmen.

b)

Eine Maßnahme, die auf die Kenntnisnahme des Inhalts von Justizdokumenten durch Mitarbeitende der LIT gerichtet ist oder notwendigerweise zu einer solchen Kenntnisnahme führt (inhaltlicher Zugriff), ist nur zulässig

(aa)

aufgrund gesetzlicher Regelungen, insbesondere im Straf-, Disziplinar- oder Dienstaufsichtsrecht, in dem dort jeweils vorgesehenen Verfahren,

(bb)

soweit sie unerlässlich ist für die Gewährleistung der Ordnungsgemäßheit eines automatisierten Verfahrens, einschließlich Tests und Weiterentwicklungen, insbesondere für die Beseitigung von Fehlern oder Störungen, oder sonst für die Aufrechterhaltung oder Wiederherstellung des Betriebs von IT-Infrastrukturkomponenten, oder

(cc)

auf Veranlassung der betroffenen Verfasserinnen oder Verfasser.

c)

Jeder inhaltliche Zugriff auf Justizdokumente durch eine, einen oder mehrere Mitarbeitende der LIT oder Mitarbeitende von externen Dienstleistern nach Buchstabe b Doppelbuchstabe aa oder bb ist dem Staatsministerium durch die LIT unter Angabe von Name und benutzter Kennung der Mitarbeitenden, Datum, Uhrzeit, Gegenstand und Grund des Zugriffs sowie Namen der betroffenen Verfasserinnen oder Verfasser regelmäßig, mindestens einmal im Quartal, sowie zusätzlich auf Anforderung mitzuteilen. Sofern gemäß Buchstabe b Doppelbuchstabe bb auf individuell zuordnungsfähige Justizdokumente inhaltlich Zugriff genommen wurde, hat das Staatsministerium die IT-Kontrollkommission in ihrer nächsten Sitzung zu informieren. Die IT-Kontrollkommission entscheidet, ob eine Benachrichtigung der Verfasserinnen oder Verfasser von dem Zugriff durch das Staatsministerium erfolgen soll. Die nach Satz 1 erhobenen Daten sind spätestens zwei Jahre nach ihrer Erhebung zu löschen, jedoch nicht vor Kenntnisnahme durch die IT-Kontrollkommission.

d)

Justizdokumente oder deren Inhalt, auch in ausgedruckter Form, dürfen durch Mitarbeitende der LIT ohne Zustimmung der betroffenen Verfasserinnen oder Verfasser nicht an Dritte weitergegeben werden, insbesondere nicht an das Staatsministerium oder die diesem nachgeordneten Stellen der Dienstaufsicht, es sei denn, die Voraussetzungen von Buchstabe b Doppelbuchstabe aa oder bb liegen vor.

e)

Ebenso dürfen Informationen über Merkmale oder Eigenschaften von Justizdokumenten (Metadaten), systemintern automatisch erstellte Protokolle über die Benutzung der zum Verfahrensbetrieb genutzten IT (Logdateien) und der Inhalt von Datenbankeinträgen aus Fachverfahren durch Mitarbeitende der LIT nicht an Dritte weitergegeben werden, insbesondere nicht an das Staatsministerium oder die diesem nachgeordneten Stellen der Dienstaufsicht, es sei denn, die Voraussetzungen von Buchstabe b liegen vor.

f)

Die LIT vereinbart mit jedem externen Dienstleister, welcher Zugriff auf Justizdokumente, Metadaten, Logdateien oder Datenbankeinträge hat, dass

(aa)

für diesen die in Buchstabe b, d und e enthaltenen Beschränkungen entsprechend gelten und

(bb)

dieser jeden inhaltlichen Zugriff auf Justizdokumente durch eine, einen oder mehrere seiner Mitarbeitenden nach Buchstabe b Doppelbuchstabe aa oder bb unter Angabe von Name und benutzter Kennung, Datum, Uhrzeit, Gegenstand und Grund des Zugriffs sowie Namen der betroffenen Verfasserinnen oder Verfasser der LIT unverzüglich mitteilt.

2.

Die Einhaltung der in Nummer 1 enthaltenen Maßgaben ist durch regelmäßige Kontrollen durch das Staatsministerium zu überwachen. An diesen Kontrollen wirkt die IT-Kontrollkommission nach den folgenden Maßgaben beratend mit:

a)

Soweit das Staatsministerium im Rahmen seiner Kontrollen von den ihm gegenüber der LIT, den Gerichten, den Staatsanwaltschaften und den Justizvollzugsanstalten zustehenden Auskunfts-, Einsichts- und Zutrittsrechten Gebrauch macht, ist die IT-Kontrollkommission vollumfänglich zu beteiligen. Sie hat insbesondere das von ihrer oder ihrem Vorsitzenden geltend zu machende Recht zur

(aa)

Kenntnisnahme von dem Staatsministerium erteilten Auskünften und erstatteten Berichten,

(bb)

Einsicht in dem Staatsministerium gegenüber offen gelegten oder herausgegebenen Dokumenten,

(cc)

Teilnahme an Ortsbegehungen, vorbehaltlich der jeweils einschlägigen Regelungen zur IT-Sicherheit, und an Befragungen von Mitarbeitenden durch das Staatsministerium.

Soweit zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich, kann die IT-Kontrollkommission vom Staatsministerium die Geltendmachung seiner in Satz 1 genannten Rechte verlangen.

b)

Im Rahmen von Kontrollen dürfen Justizdokumente, Metadaten, Logdateien und Datenbankeinträge eingesehen werden; Nummer 1 Buchstabe c Satz 3 gilt entsprechend.

c)

Die IT-Kontrollkommission kann sich zur Erfüllung ihrer Aufgaben von sachkundigen Beschäftigten des Freistaates Sachsen und von der oder dem Sächsischen Datenschutzbeauftragten beraten lassen.

B.
Bereitstellung von IT-Leistungen und Haushaltsvollzug

I.
Freigabe von IT-Komponenten

1.

Der Einsatz von IT-Komponenten, insbesondere Hardware, Software, Firmware, Cloudlösungen und Webanwendungen, in der sächsischen Justiz setzt eine ausreichende Erprobung, verbindliche Festlegungen und Dokumentationen für den Betrieb und die Informationssicherheit sowie die Dokumentation der technischen Informationen der Datenverarbeitung durch die LIT voraus und bedarf der Freigabe durch das Staatsministerium soweit diese nicht gemäß Nummer 3 entbehrlich ist.

2.

Die Freigabe ist auf Antrag der LIT zu erteilen, wenn die Voraussetzungen gemäß den Nummern 4 bis 6 vorliegen. Andernfalls kann das Staatsministerium den vorläufigen Einsatz einer IT-Komponente genehmigen. In diesem Fall sind die Voraussetzungen gemäß den Nummern 4 bis 6 unverzüglich durch die LIT herzustellen und dem Staatministerium gegenüber anzuzeigen.

3.

Einer Freigabe bedürfen nicht

a)

bereits im SVN vom SID betriebene Dienste, bei denen lediglich die Besonderheiten im Justiznetz zu berücksichtigen sind,

b)

im SVN frei verfügbare Webanwendungen, die unter Beachtung der Regelungen des Datenschutzes und der Informationssicherheit auf eigenes Risiko für den Einzelfall ohne Bedeutung für den gesamten Geschäftsbereich genutzt werden, die keine Kosten und keine Belastung der Server verursachen, sowie keinen Support durch die LIT und keine Lizenzen erfordern,

c)

Korrekturlieferungen und Updates, soweit vom Staatsministerium im Einzelfall nichts anderes bestimmt wurde oder die LIT aufgrund besonderer Umstände eine erneute Freigabe für erforderlich erachtet,

d)

Hardware-Komponenten und

e)

IT-Komponenten, bei denen das Staatsministerium, auch auf Antrag der LIT, auf den Freigabevorbehalt verzichtet hat.

Im Fall von Buchstabe b findet Nummer 1 keine Anwendung.

4.

Durch den Beauftragten für Informationssicherheit der LIT (BfIS LIT) sind Festlegungen für die Informationssicherheit unter Berücksichtigung der geltenden Standards des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zu treffen und zu dokumentieren. Die Bewertung des BfIS LIT ist dem Freigabeantrag beizufügen.

5.

Durch die LIT sind die technischen Informationen der Datenverarbeitung von personenbezogen Daten und die nach den jeweils einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften ergriffenen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu dokumentieren. Die Dokumentation ist dem Freigabeantrag beizufügen.

6.

Die LIT hat im Ergebnis der Erprobung die Funktionsfähigkeit und die Betriebssicherheit der einzusetzenden IT-Komponenten entsprechend den fachlichen Erfordernissen der Praxis zu bestätigen. Die Bestätigung ist dem Freigabeantrag beizufügen.

II.
Beauftragung der LIT

1.

Die LIT stellt dem Staatsministerium sowie der jeweiligen Leitung der Obergerichte, der Generalstaatsanwaltschaft und der dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden einen Katalog ihres bestehenden, im Einvernehmen mit dem Staatsministerium erstellten Angebots an Leistungen, welche die Bereitstellung von IT-Komponenten einschließlich deren etwaiger Entwicklung, Einführung und Betreuung betreffen (IT-Leistungen), zur Verfügung (Portfolio), aus welchem diese IT-Leistungen anfordern können.

2.

IT-Leistungen, welche nicht Bestandteil des Portfolios sind, können durch das Staatsministerium sowie durch die jeweilige Leitung der Obergerichte, der Generalstaatsanwaltschaft und der dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden ebenfalls angefordert werden. Die LIT prüft derartige Anforderungen auf die tatsächliche Möglichkeit einer Bereitstellung und teilt ihr Ergebnis der anfordernden Stelle mit.

3.

Die Bereitstellung wesentlicher neuer IT-Leistungen oder wesentlicher Änderungen bereits bestehender IT-Leistungen durch die LIT bedarf der Zustimmung durch das Staatsministerium. Eine wesentliche neue IT-Leistung oder wesentliche Änderung einer bestehenden IT-Leistung liegt in der Regel nicht vor, wenn diese den Wert von 25 000 Euro ohne Umsatzsteuer und einen personellen Aufwand der LIT im Umfang von 60 Personentagen nicht übersteigt und strategische Entscheidungen der Leistung oder Änderung nicht entgegenstehen. Die Sätze 1 und 2 gelten auch für die Inbetriebnahme von Standardanwendungssoftware und die in Verbünden entwickelten IT-Anwendungen, die für den Einsatz in der sächsischen Justiz vorgesehen sind.

4.

Für jede Anforderung einer IT-Leistung prüft die LIT die technischen und personellen Voraussetzungen für den Betrieb dieser Leistung sowie deren Erforderlichkeit aus technischer Sicht. Sie klärt mit der anfordernden Stelle die organisatorischen Voraussetzungen, legt die technische Konfiguration fest und schätzt die Kosten. Ihre Ergebnisse fasst die LIT in einem Umsetzungsvorschlag zusammen und stimmt diesen mit der anfordernden Stelle ab.

5.

Sofern die angeforderte IT-Leistung einen Wert von 25 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) oder einen personellen Aufwand der LIT im Umfang von 60 Personentagen übersteigt, legt die LIT den Umsetzungsvorschlag dem Staatsministerium zur Genehmigung vor. Dieses stuft die vorgelegten Umsetzungsvorschläge unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen nach ihrer Wichtigkeit ein und führt erforderliche Abstimmungen durch. Seine Entscheidung teilt das Staatsministerium der anfordernden Stelle und der LIT mit.

6.

Sofern die angeforderte IT-Leistung keine wesentlich neue oder wesentliche Änderung einer IT-Leistung ist, genügt die Genehmigung der LIT, sofern die Anforderung nicht zur Herbeiführung einer Grundsatzentscheidung zur Handhabung derartiger Anträge dem Staatsministerium vorzulegen ist. Die LIT stuft solche Umsetzungsvorschläge unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen nach ihrer Wichtigkeit ein und stimmt diese mit den jeweils von der Umsetzung betroffenen der in Nummer 1 genannten Stellen ab. Ihre Entscheidung teilt die LIT der anfordernden Stelle mit.

7.

Zur Umsetzung der nach den Nummern 5 und 6 genehmigten IT-Leistungen vereinbart die LIT mit der anfordernden und jeder gegebenenfalls weiteren betroffenen in Nummer 1 genannten Stelle verbindlich die Bereitstellung der IT-Leistung, den Betrieb der IT-Leistung und die Mitwirkungspflichten der anfordernden und jeder gegebenenfalls weiteren betroffenen in Nummer 1 genannten Stelle (Liefer- und Leistungsvereinbarung).

III.
Beschaffung

1.

Im Fall des Abschlusses einer Liefer- und Leistungsvereinbarung ist die LIT für die Durchführung der hierfür erforderlichen Beschaffungsmaßnahme oder des hierfür erforderlichen Vergabeverfahrens zuständig. Sie kann andere Stellen mit der Durchführung der Beschaffungsmaßnahme oder des Vergabeverfahrens beauftragen.

2.

Der LIT obliegt die Beschaffung aller Verbrauchsmaterialien, die in den IT-Systemen Verwendung finden, mit Ausnahme von Papier und Etiketten. Hierfür sind durch die LIT grundsätzlich zeitlich befristete Rahmenverträge abzuschließen.

3.

Verträge mit wiederkehrender Zahlungsverpflichtung bedürfen vor ihrem Abschluss der Zustimmung des Staatsministeriums.

IV.
Haushaltsvollzug

1.

Das Staatsministerium weist der LIT pauschal Haushaltsmittel für Beschaffungsmaßnahmen mit einem Wert von bis 25 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) und für wiederkehrende Leistungen zu. Die Inanspruchnahme von Haushaltsmitteln für wiederkehrende Leistungen ist dem Staatsministerium anzuzeigen.

2.

Nicht von Nummer 1 Satz 1 erfasste Haushaltsmittel werden der LIT zweckgebunden auf Antrag zugewiesen.

3.

Die Bewirtschaftung der zugewiesenen Haushaltsmittel erfolgt eigenverantwortlich durch die LIT.

V.
Nutzung der IT-Leistungen

1.

IT-Anwendungen und IT-Infrastruktur dürfen nur für die Zwecke eingesetzt werden, die Gegenstand der Liefer- und Leistungsvereinbarungen sind und für die sie zur Verfügung gestellt worden sind.

2.

Sämtliche IT-Anwendungen und die hierzu gehörenden Unterlagen dürfen Stellen außerhalb der sächsischen Justiz nur durch das Staatsministerium zugänglich gemacht werden.

3.

Die Installation und der Betrieb von IT-Anwendungen und IT-Infrastruktur, die nicht dienstlich zur Verfügung gestellt worden sind, sowie die Speicherung nicht dienstlich zur Verfügung gestellter Software auf dienstlicher IT-Infrastruktur sind grundsätzlich untersagt. Das Staatsministerium sowie die jeweilige Leitung der Obergerichte, der Generalstaatsanwaltschaft und der dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden können im Einvernehmen mit der Leitung der LIT für ihren Geschäftsbereich Ausnahmen zulassen. Das Staatsministerium ist auf dem Dienstweg von den zugelassenen Ausnahmen in Kenntnis zu setzen.

VI.
Schulung der IT-Anwenderinnen und IT-Anwender

1.

Zentrale Fortbildungsmaßnahmen auf dem Gebiet der IT werden für die sächsische Justiz grundsätzlich von dem Ausbildungszentrum Bobritzsch (ABZ) in Abstimmung mit dem Staatsministerium durchgeführt. Sofern IT-Schulungen nicht am ABZ, sondern dezentral durchgeführt werden sollen, obliegen die Organisation und die erforderliche Abstimmung mit dem Staatsministerium der jeweiligen Leitung der Obergerichte, der Generalstaatsanwaltschaft oder der dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden für ihren Geschäftsbereich. Das ABZ soll diese bei der Organisation der dezentralen Schulungen unterstützen und die LIT durch Mitwirkung bei der Durchführung und der inhaltlichen Ausgestaltung, einschließlich der Erstellung und Bereitstellung von Schulungsmaterialien. Die jeweilige Leitung der Obergerichte und der Generalstaatsanwaltschaft können für die Durchführung der Schulungen geeignete Bedienstete nachgeordneter Gerichte und Staatsanwaltschaften zur Unterstützung heranziehen.

2.

Die Fortbildungsinhalte für IT-Schulungen werden vom Staatsministerium gemeinsam mit der jeweiligen Leitung der LIT, der Obergerichte, der Generalstaatsanwaltschaft und der dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden festgelegt.

3.

Die Durchführung von Fortbildungen kann auch durch Bedienstete erfolgen, denen das Staatsministerium die entsprechende Lehrbeauftragung erteilt.

4.

Von der jeweiligen Leitung der Gerichte, Staatsanwaltschaften und der dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden sind in Abstimmung mit der LIT für größere IT-Anwendungen geeignete Bedienstete als Multiplikatorinnen oder Multiplikatoren zu bestimmen. Diese sind durch regelmäßige Fortbildungsmaßnahmen unter Verantwortung der LIT in die Lage zu versetzen, die Anwenderinnen und Anwender in die Handhabung dieser IT-Anwendungen einzuweisen, aktuelle Änderungen an diesen IT-Anwendungen vor Ort zu erläutern und hausinterne Schulungen für die Anwenderinnen und Anwender durchzuführen. Für die Multiplikatorinnen und Multiplikatoren sind durch die Leitung der LIT Ansprechpersonen bei der LIT zu benennen. Als Multiplikatorinnen und Multiplikatoren können die Anwenderbetreuerinnen und Anwenderbetreuer fungieren.

C.
Störungsmeldungen und sonstige Mitteilungen

1.

Das Staatsministerium sowie die jeweilige Leitung der Obergerichte, der Generalstaatsanwaltschaft und der dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden überwachen die freigegebenen Verfahren dahingehend, ob sie aus fachlicher Sicht den jeweils aktuellen Anforderungen genügen. Änderungsbedarf melden sie der LIT.

2.

Störungen sind unverzüglich telefonisch, mittels eTicket oder über einen anderen von der LIT eröffneten Kommunikationskanal der LIT zu melden.

3.

Bei einer erheblichen Störung informiert die LIT umgehend das Staatsministerium sowie, wenn deren Geschäftsbereich betroffen ist, die jeweilige Leitung der Obergerichte, der Generalstaatsanwaltschaft oder der dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden. Eine erhebliche Störung liegt insbesondere dann vor, wenn die Störung die Geschäftstätigkeit einzelner oder mehrerer Dienststellen jeweils insgesamt oder teilweise in einem nicht nur unerheblichen Bereich beeinträchtigt oder gefährdet (Wirkbreite) und zur Wiederherstellung der Geschäftstätigkeit oder zur Abwendung der Gefahr für die Geschäftstätigkeit ein unverzügliches Tätigwerden erforderlich ist (Dringlichkeit).

4.

Die LIT stellt dem Staatsministerium sowie der jeweiligen Leitung der Obergerichte, der Generalstaatsanwaltschaft und der dem Staatsministerium nachgeordneten Behörden halbjährlich eine Übersicht in geeigneter Form über Art und Anzahl der Störungsmeldungen im jeweiligen Geschäftsbereich bereit.

5.

Sonstige Anliegen, wie die Einrichtung oder Änderung von Zugriffsrechten oder anderen Berechtigungen der Anwenderinnen und Anwender, sind der LIT auf dem Dienstweg mitzuteilen.

D.
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über den Einsatz der Informationstechnologie im Geschäftsbereich der Justiz vom 13. Dezember 2018 (SächsJMBl. S. 138), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 11. Dezember 2023 (SächsABl. SDr. S. S 275), außer Kraft.

Dresden, den 4. Juni 2024

Die Staatsministerin der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung
Katja Meier