VwV Aktenordnung Verwaltungsgerichtsbarkeit

Abschnitt 1
Allgemeiner Teil

§ 1
Anwendungsbereich

(1) Die Aktenordnung regelt die Bildung und Führung von Akten in Rechtssachen sowie die Führung der dazugehörigen Register. Die Regelungen gelten für Papierakten und für elektronische Akten. Sieht eine Rechtsvorschrift vor, dass Akten teilweise in Papier- und teilweise in elektronischer Form geführt werden können, gelten für den jeweiligen Teil die nachfolgenden Regelungen zur Papier- oder elektronischen Aktenführung. In diesem Fall sind in beiden Teilen der Akte gegenseitige Verweise aufzunehmen.

(2) Die Bildung und Führung von Akten in Personal- und Justizverwaltungsangelegenheiten richten sich, soweit nicht nachfolgend gesondert geregelt, nach den hierzu erlassenen Vorschriften.

(3) Soweit die Aktenordnung Geschäftsvorgänge nicht behandelt, gelten für diese die von dem Sächsischen Staatsministerium der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung (Staatsministerium) erlassenen besonderen Vorschriften. Soweit das Staatsministerium von dieser Befugnis keinen Gebrauch macht, kann die Präsidentin oder der Präsident des Oberverwaltungsgerichts Anordnungen treffen. Hierüber ist das Staatsministerium zu informieren.

§ 2
Aktenzeichen und Register

(1) Jeder Geschäftsvorgang erhält ein Aktenzeichen, unter dem alle dazugehörigen Dokumente in Papier- oder elektronischer Form sowie sonstige Dateien und Unterlagen zu führen sind. Ein verfahrenseinleitendes Dokument ist bei Eingang auch dann nur einmal zu registrieren, wenn es mehrere Gegenstände oder Anträge umfasst. Zu einem Geschäftsvorgang gehören alle Anträge, Erklärungen, Handlungen und Entscheidungen, die ganz oder teilweise zu einer Angelegenheit gehören, mit der das Gericht befasst ist oder war, insbesondere betreffend

1.

Prozesskostenhilfe,

2.

Zwangs- und Ordnungsmittel mit Ausnahme von Ordnungsgeldern nach § 18 Absatz 1 Nummer 2 Buchstabe c,

3.

Berichtigung und Ergänzung,

4.

Aufhebung und Abänderung,

5.

Rechtsbehelfe,

6.

Rügen,

7.

Fortführung nach Aussetzung, Ruhen oder Unterbrechung,

8.

Fortführung nach Zurückverweisung, wenn derselbe Spruchkörper tätig wird,

9.

Kosten- und Vergütungsfestsetzung mit Ausnahme der Vergütungsfestsetzung für ehrenamtliche Richterinnen und Richter nach § 18 Absatz 1 Nummer 2 Buchstabe d,

10.

Rechtskraftzeugnisse und Vollstreckungsklauseln,

11.

Kostenansatz und Mitteilungen,

12.

Ablehnung von Gerichtspersonen.

Wird ein Verfahren innerhalb des Gerichts abgegeben oder wird nach Zurückverweisung ein anderer Spruchkörper tätig, erhält es ein neues Aktenzeichen.

(2) Das Aktenzeichen wird gebildet aus

1.

der Abteilungsbezeichnung, soweit mehrere Abteilungen der Geschäftsstelle bestehen, oder der Nummer des nach Geschäftsverteilungsplan zuständigen Spruchkörpers, der Güterichterin oder des Güterichters,

2.

dem Registerzeichen nach Anlage 1,

3.

der fortlaufenden Nummer der jahrgangsweisen Registrierung, davon getrennt durch einen Schrägstrich,

4.

den beiden Endziffern des Jahres, in dem der Geschäftsvorgang angefallen ist, zum Beispiel der Eingang der Klage, des Antrags oder des Rechtsmittels,

5.

gegebenenfalls weiteren in Anlage 2 definierten Zusatzzeichen.

Das Aktenzeichen dient auch als Geschäftsnummer.

(3) Die Verfahren werden durch die von dem Staatsministerium zugelassenen Programme registriert. Diese Programme gewährleisten die Nutzung der nach den nachfolgenden Bestimmungen zu registrierenden Daten zur Akten- und Verfahrensführung. Diese Daten sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

§ 3
Bildung der Akten

(1) Dokumente, die zum selben Geschäftsvorgang gehören, sind zu einer Akte zusammenzufassen. Dokumente unterschiedlicher Angelegenheiten können in einer Akte nur gesammelt werden (Sammelakte), soweit es in dieser Aktenordnung bestimmt ist.

(2) Papierakten erhalten einen Aktenumschlag. Auf diesem oder einem Aktenvorblatt sind alle geforderten Angaben zu vermerken, insbesondere:

1.

das Gericht,

2.

das Aktenzeichen,

3.

die Angelegenheit, zum Beispiel durch die Bezeichnung der Parteien und Beteiligten sowie ihrer Vertreterinnen und Vertreter,

4.

die von der Vernichtung der Akte auszuschließenden Dokumente,

Bei elektronischen Akten ist sicherzustellen, dass diese Angaben auf andere Weise deutlich erkennbar sind. Die Angaben und Vermerke sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

(3) Für die Reihenfolge der Dokumente in der Akte ist der Zeitpunkt des Eingangs maßgeblich. Dokumente, die vorab bereits als Fax eingegangen sind, sind grundsätzlich dem entsprechenden Fax zuzuordnen. Prüf- oder Transfervermerke und gegebenenfalls Signaturprüfprotokolle sind dem Dokument zuzuordnen, auf das sie sich beziehen. Zustellungsdokumente sind dem zugrundeliegenden Dokument zuzuordnen. Eine Zuordnung kann durch unmittelbares Nachheften, Unterstrukturieren oder gegenseitiges Verweisen gewährleistet werden. Wenn Zustellungsdokumente in großer Zahl anfallen, können sie in einem zusätzlichen Heft zusammengefasst werden. Darauf ist auf dem Aktenumschlag und dem zugrundeliegenden Dokument hinzuweisen.

(4) Die Seiten einer elektronischen Akte sind fortlaufend zu nummerieren. Die Blätter einer Papierakte sind mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen und grundsätzlich zu heften. Bei einer Papierakte soll bei mehr als 200 Blättern ein neuer Band angelegt werden. Die Blattzahlen eines weiteren Bandes können neu beginnend vergeben werden. Das Anlegen eines weiteren Bandes ist auf dem Aktenumschlag des geschlossenen Bandes zu vermerken. Die Bände sind fortlaufend zu nummerieren.

(5) Bei Papierakten mit regelmäßig geringer Anzahl an Dokumenten kann auf Heftung, Nummerierung und einen Aktenumschlag verzichtet werden. Vor Versendung sind diese zu heften und zu nummerieren.

(6) Die Behandlung der den Kostenansatz betreffenden Dokumente richtet sich nach der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung zur Kostenverfügung (VwV Kostenverfügung). Die Behandlung der die Prozesskostenhilfe betreffenden Dokumente richtet sich nach der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung über die Durchführungsbestimmungen zur Prozess- und Verfahrenskostenhilfe sowie zur Stundung der Kosten des Insolvenzverfahrens.

(7) Dokumente und sonstige Unterlagen, die später zurückzugeben sind oder sich zur Zusammenfassung nicht eignen, sind in geeigneter Form zu verwahren. Eine Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorgang und Bezugsdokument ist zu gewährleisten. Die Verwahrung außerhalb der Akte und eine Rückgabe sind sowohl in der Akte als auch auf dem Aktenumschlag zu vermerken. Einzelheiten zur Verwahrung regeln die hierzu getroffenen Bestimmungen.

(8) Bei Dokumenten und sonstigen Unterlagen, die nicht der unbeschränkten Akteneinsicht unterliegen, ist von Beginn an zu gewährleisten, dass sie bei Gewährung der Akteneinsicht ohne weiteres vom übrigen Aktenbestand trennbar sind. Dies kann durch das Anlegen eines zusätzlichen Hefts erfolgen.

(9) Eingegangene Dokumente, die für die elektronische Aktenbearbeitung ersetzend eingescannt worden sind, sind unter Berücksichtigung der entsprechenden Dienstanweisungen strukturiert nach Übertragungsdatum abzulegen oder, sofern sie rückgabepflichtig sind, nach Absatz 7 zu verwahren.

(10) Um die spätere Aussonderung der Papierakte zu erleichtern, kann die Gerichtsleitung bestimmen, dass die von der Vernichtung auszunehmenden und länger aufzubewahrenden Dokumente und sonstigen Unterlagen bereits von ihrem Entstehen an von der chronologischen Aktenheftung ausgenommen werden. Sie sind in ein gesondertes Heft bei der Akte oder zu einer Sammelakte zu nehmen. Anstelle dieser Originaldokumente und sonstigen Unterlagen ist eine als solche gekennzeichnete Abschrift zur Akte zu nehmen.

§ 4
Aktenarten

(1) Eine Akte besteht aus einer Hauptakte und bei Bedarf aus zusätzlichen Heften. Hefte können zum Beispiel für Dokumente über die Kostenbehandlung oder die Zustellung angelegt werden. Die Seiten oder Blätter eines Heftes sind neu beginnend zu nummerieren. Das Anlegen von Heften ist auf dem Aktenumschlag zu vermerken.

(2) Bei Papierakten wird auf Anordnung ein Doppel der Akte angelegt, wenn ein Gericht höherer Instanz über ein Rechtsmittel zu entscheiden hat und das Verfahren im Übrigen in der unteren Instanz fortgesetzt wird. Dem Aktenzeichen der Doppelakte wird auf dem Aktenumschlag die römische Ziffer II nachgestellt. Sobald einer der Teile des Verfahrens beendet ist, wird für diesen die getrennte Aktenführung beendet. Die geschlossene Doppelakte ist der Akte beizufügen.

(3) Der Verlust von Akten, Heften oder anderen Aktenteilen ist der Gerichtsleitung anzuzeigen. Nach Anordnung der Gerichtsleitung oder der für die Sachentscheidung zuständigen Person ist eine Ersatzakte anzulegen. Die Ersatzakte ist auf dem Aktenumschlag als solche kenntlich zu machen. Bei Wiederauffinden ist die Gerichtsleitung zu informieren. Die seit dem Abhandenkommen entstandenen Dokumente werden aus der Ersatzakte in die Akte übernommen und die Seiten- oder Blattzahlen berichtigt. Der verbliebene Teil der geschlossenen Ersatzakte ist der Akte beizufügen.

(4) Wird einer Akte für längere Zeit eine andere Akte oder ein anderes Heft beigefügt (Beiakte), ist dies sowie die spätere Rückgabe der Beiakte in Papierform auf den Umschlägen der Akten und Hefte zu vermerken.

§ 5
Führung der Akten

(1) Akten sind geordnet zu führen. Eingehende Dokumente sind unverzüglich zur Akte zu nehmen. Wird ein Dokument aus der Akte entfernt, ist stattdessen ein Fehlblatt einzufügen, auf dem das entnommene Dokument und der Grund der Entnahme zu vermerken sind. Die Geschäftsstelle muss den Verbleib der Akten sowie von Dokumenten, die noch nicht zur Akte genommen werden können, jederzeit durch eine im zugelassenen Programm enthaltene Funktion oder in sonstiger geeigneter Weise feststellen können.

(2) Die Führung der Akte obliegt dem Gericht der ersten Instanz, soweit nicht nachfolgend abweichend geregelt.

(3) Verwaltungsvorgänge, insbesondere solche, die in einer Dienstaufsichtssache anfallen, dürfen nicht zu den Verfahrensakten der Rechtssache genommen werden. Dies gilt nicht für Akteneinsichtsgesuche.

(4) Werden Papierakten versandt, ist eine Vorlagefrist zu notieren. Bei Bedarf ist ein Kontrollblatt mit Angabe der Sache, des Grundes der Versendung sowie des Empfängers anzulegen. Nicht weiterzuleitende Dokumente sind mit dem Kontrollblatt in eine Blatthülle (Retent) zu nehmen. Nach Rückkehr der Akte ist das Retent aufzulösen. Die darin befindlichen Dokumente sind zur Akte zu nehmen.

(5) Die endgültige Abgabe von Akten an eine andere Abteilung, einen anderen Spruchkörper oder ein anderes Gericht wird durch einen entsprechenden Vermerk im zugelassenen Programm nachgewiesen. Gleiches gilt für die Verbindung von Verfahren, soweit sie nicht mehr unter dem Aktenzeichen ihrer Registrierung geführt und wenn Vorgänge zwar neu registriert, aber bereits bestehenden Akten hinzugefügt werden.

(6) Dokumente, die im Rahmen der endgültigen Abgabe von Akten an ein anderes Gericht anfallen, zum Beispiel der Einlieferungsbeleg oder das Empfangsbekenntnis, sind zu Sammelakten zu nehmen. Die Sammelakten werden in Jahresheften geführt und drei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres weggelegt.

(7) Papierakten befinden sich grundsätzlich in der Geschäftsstelle, soweit keine besondere Anordnung getroffen worden ist. Akten und Aktenbestandteile dürfen nur zur Bearbeitung aus der Geschäftsstelle entfernt werden. Dies soll nur mit ihrem Wissen erfolgen. Anderenfalls ist sie unverzüglich zu informieren.

§ 6
Fristen und Termine

(1) Sämtliche angeordnete oder von Amts wegen zu beachtende Fristen sind im zugelassenen Programm in geeigneter Weise mit folgenden Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Bezeichnung der Angelegenheit,

3.

Datum des Fristablaufs,

4.

Bearbeiterin oder Bearbeiter, soweit nicht anhand des Aktenzeichens ersichtlich,

5.

zusätzliche Bemerkungen, zum Beispiel den Grund der Vorlage.

Auf Anordnung der Gerichtsleitung kann die Kontrolle von Fristen in Papierakten auch in sonstiger Weise geführt werden, zum Beispiel durch Fristenfächer oder Hängeregistraturen.

(2) Termine sind mit Datum, Uhrzeit und Ort elektronisch in einer Weise zu vermerken, die die Erstellung eines Verzeichnisses nach Absatz 3 ermöglicht.

(3) Für jeden Sitzungstag ist ein Verzeichnis der Termine vor Beginn des ersten Termins an dem Eingang zum Sitzungszimmer und gegebenenfalls an der zentralen Informationstafel anzuzeigen. In das Terminverzeichnis sind aufzunehmen

1.

das Gericht,

2.

das Datum

3.

der Ort, zum Beispiel die Saal- oder Raumnummer,

4.

die Namen der oder des Vorsitzenden und der mitwirkenden Richterinnen und Richter einschließlich der ehrenamtlichen Richterinnen und Richter, sofern die oder der Vorsitzende nichts anderes anordnet,

5.

die Uhrzeit,

6.

das Aktenzeichen,

7.

die Namen der Verfahrensbeteiligten, gegebenenfalls als Kurzbezeichnung.

(4) Nach Abschluss einer Sitzung ist deren Ergebnis zu vermerken. Bei Verkündung eines Urteils ist auch das Datum des Eingangs des vollständig abgefassten Urteils in der Geschäftsstelle zu vermerken.

§ 7
Verbindung und Trennung von Verfahren

(1) Werden Verfahren zur gemeinsamen Verhandlung und Entscheidung verbunden, sind nur die Akten des führenden Verfahrens weiterzuführen. Ist das führende Verfahren nicht ausdrücklich bestimmt, ist das älteste der Verfahren führend. Die Akten des durch Verbindung als erledigt geltenden Verfahrens werden mit einer Abschrift des Verbindungsbeschlusses geschlossen der Akte des führenden Verfahrens beigefügt. Die Verbindung ist auf den Aktenumschlägen zu vermerken.

(2) Für ein abgetrenntes Verfahren ist ein neues Aktenzeichen zu vergeben. Die Akte beginnt mit einer beglaubigten Abschrift oder der elektronischen Vervielfältigung des Abtrennungsbeschlusses. Auf Anordnung können Dokumente des Ursprungsverfahrens in die neue Akte übernommen werden. Die Abtrennung ist auf den Aktenumschlägen zu vermerken.

§ 8
Rechtsmittel

(1) In der Rechtsmittelinstanz wird ein neues Aktenzeichen vergeben. Ein Rechtsmittel ist nicht erneut zu registrieren, wenn gegen die angefochtene Entscheidung bereits ein Rechtsmittel anhängig ist. Für Dokumente, die in dieser Instanz anfallen, wird ein neuer Band zur erstinstanzlichen Akte (Rechtsmittelband) angelegt. Der Rechtsmittelband muss neu beginnend nummeriert werden. Bei Papierakten können die Dokumente auch in den Band der erstinstanzlichen Akte aufgenommen werden.

(2) Ab Eingang der Akte bis Beendigung in der Instanz obliegt die Aktenführung dem Rechtsmittelgericht. Bei der elektronischen Akte ist die Aktenführung des Rechtsmittelgerichts auf den Rechtsmittelband beschränkt.

(3) Auf dem Aktenumschlag sowie auf jeder Entscheidung der Rechtsmittelinstanz sind die Aktenzeichen aller Instanzen anzugeben.

(4) Nach Erledigung in der Rechtsmittelinstanz ist die Akte an die vorherige Instanz zurückzusenden. Bei elektronischer Aktenführung kann von einer Übermittlung von Dokumenten abgesehen werden, wenn diese bereits in dem von der vorherigen Instanz an die Rechtsmittelinstanz übermittelten Teil der Akte enthalten waren.

(5) In der Rechtsmittelinstanz zurückzubehaltende Dokumente sind zu Sammelakten zu nehmen.

§ 9
Rechtskraft der Entscheidung

Ist die Rechtskraft einer Entscheidung zu bescheinigen, hat die zuständige Urkundsbeamtin oder der zuständige Urkundsbeamte der Geschäftsstelle neben der Erteilung der Rechtskraftbescheinigung die Entscheidung mit einem Vermerk über die Rechtskraft zu verbinden. In der Papierakte ist der Vermerk „Rechtskräftig“ am Kopf der Urschrift der Entscheidung anzubringen. Name, Amtsbezeichnung und Datum sind beizufügen.

§ 10
Weglegen der Akten

(1) Sobald die Angelegenheit beendet ist, ist das Weglegen der Akte anzuordnen. Eine Angelegenheit ist beendet, wenn

1.

alle Anträge erledigt und die von Amts wegen zu treffenden Entscheidungen ergangen sind oder

2.

bei Entschädigungsklagen nach § 173 Satz 2 Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) in Verbindung mit § 201 Gerichtsverfassungsgesetz (GVG) die Prozesskosten nicht binnen sechs Monaten nach Anforderung gezahlt worden sind

und die von Amts wegen vorzunehmenden Tätigkeiten, zum Beispiel der statistische und der kostenrechtliche Abschluss, erledigt sind.

(2) Vor dem Weglegen ist auf dem Aktenumschlag ein Vermerk anzubringen

1.

über den kostenrechtlichen Abschluss der Angelegenheit (§ 3 Absatz 5 der Anlage zur VwV Kostenverfügung),

2.

über das Jahr der Anordnung des Weglegens und den Ablauf der Aufbewahrungsfristen,

3.

über die Archivwürdigkeit nach den hierzu erlassenen Bestimmungen,

4.

soweit hierzu gesonderte Bestimmungen zu erlassen sind, über die Eignung für Ausbildungs- und Prüfungszwecke.

(3) Beiakten in Papierform sowie rückgabepflichtige Dokumente und Unterlagen sind nach rechtskräftigem Abschluss oder sonstiger Beendigung der Angelegenheit zurückzugeben.

§ 11
Allgemeines Register

(1) Unter dem Registerzeichen „AR“ sind insbesondere zu registrieren

1.

Eingänge, bei denen zweifelhaft ist, ob sie zu bereits bestehenden oder noch anzulegenden Akten zu nehmen oder unter welchem Registerzeichen sie zu registrieren sind,

2.

Dokumente, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abzugeben sind,

3.

Mitteilungen von anderen Abteilungen, Gerichten und Behörden, bei denen zweifelhaft ist, ob sie zu Maßnahmen Anlass geben,

4.

Schutzschriften.

Die Registrierung von Verwaltungsvorgängen nach § 36 Absatz 2 Satz 2 und § 71 Absatz 4 des Asylgesetzes (AsylG) kann unterbleiben, wenn eine Zuordnung zu einem späteren Verfahren auf andere Weise sichergestellt ist. Die Führung von thematisch geordneten Sammelakten nach § 3 Absatz 1 Satz 2 ist zulässig. Für Mitteilungen nach Satz 1 Nummer 3 kann auf eine Registrierung verzichtet werden, soweit die Sammelakte alphabetisch geführt wird. Die Sammelakten nach den Sätzen 3 und 4 werden in Jahresheften geführt und drei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres weggelegt.

(2) Wird für eine unter dem Registerzeichen „AR“ registrierte Sache ein anderes Registerzeichen vergeben, wird die Sache ausschließlich unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt und zu bestehenden oder anzulegenden Akten genommen. Das neue Aktenzeichen ist im Allgemeinen Register zu vermerken.

(3) Im Allgemeinen Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Beteiligten sowie deren Anschrift,

4.

Bezeichnung der Angelegenheit,

5.

Verbleib oder späteres Aktenzeichen,

6.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

7.

Bemerkungen.

§ 12
Rechts- und Amtshilfe

(1) Rechts- und Amtshilfeersuchen werden nach § 18 registriert.

(2) Eine Kopie des Ersuchens und der Übersendungsverfügung sowie aus besonderen Gründen zurückzubehaltende Dokumente sind zu den von dem ersuchten Gericht anzulegenden Akten zu nehmen. Vom Anlegen einer Akte kann abgesehen werden, wenn das Ersuchen von einem deutschen Gericht oder einer deutschen Justizbehörde mit der dortigen Papierakte übersandt wird.

(3) Die bei der Durchführung eines inländischen Rechts- oder Amtshilfeersuchens entstandenen Dokumente sind mit den übersandten Akten oder Dokumenten an das ersuchende Gericht, die ersuchende Behörde oder ein weiteres um Rechtshilfe ersuchtes Gericht zu übermitteln.

§ 13
Rechtsantragstelle

(1) Sofern das entsprechende Verfahren nicht bereits anhängig ist, können Anträge und Erklärungen zu Protokoll der Geschäftsstelle unter dem Registerzeichen „RAST“ registriert werden. Dies gilt nicht für Anträge und Erklärungen, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abzugeben sind. Insoweit gilt § 11.

(2) Wird für einen unter dem Registerzeichen „RAST“ registrierten Geschäftsvorgang ein anderes Registerzeichen vergeben, wird dieser ausschließlich unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt. Das neue Aktenzeichen ist im Register zu vermerken.

(3) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum der Protokollierung,

3.

Vor- und Familienname der erschienenen Person sowie deren Anschrift,

4.

Bezeichnung der Angelegenheit,

5.

Verbleib oder späteres Aktenzeichen,

6.

Bemerkungen.

§ 14
Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter

(1) Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter nach § 173 VwGO in Verbindung mit § 278 Absatz 5 Zivilprozessordnung (ZPO) sind unter dem jeweiligen Registerzeichen der Anlage 1 mit dem Zusatz „GR“ zu registrieren. Für die Jahreszahl nach § 2 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 ist das Datum des Eingangs bei der Güterichterin oder bei dem Güterichter maßgeblich.

(2) In den Registern und auf den Aktenumschlägen des Herkunftsverfahrens und des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter wird jeweils das Aktenzeichen des anderen Verfahrens vermerkt. Auf Protokollen und Vereinbarungen sind unter dem Aktenzeichen des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter auch das Gericht und das Aktenzeichen des Herkunftsverfahrens anzugeben.

(3) Die Akte des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter ist bis zu dessen Abschluss getrennt vom Herkunftsverfahren und ohne Einsichtsmöglichkeit für Dritte zu führen. Dokumente sowie sonstige Dateien und Unterlagen, die im Rahmen eines Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter von den Parteien, den Beteiligten oder der Güterichterin oder dem Güterichter als vertraulich bezeichnet werden oder die später zurückzugeben sind, werden entsprechend § 3 Absatz 7 behandelt.

(4) Nach Abschluss des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter sind Art und Datum der Beendigung sowie die für die Kostenberechnung erforderlichen Angaben zum Herkunftsverfahren mitzuteilen. Die als vertraulich bezeichneten Dokumente sowie sonstigen Dateien und Unterlagen sind an die Einsenderin oder den Einsender zurückzugeben, zu vernichten oder zu löschen, es sei denn, die Parteien oder die Beteiligten haben eine andere Vereinbarung getroffen. Die Akte mit den verbliebenen Dokumenten und sonstigen Unterlagen ist als Heft zum Herkunftsverfahren zu nehmen.

(5) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs bei der Güterichterin oder bei dem Güterichter,

3.

Gericht und Aktenzeichen des Herkunftsverfahrens,

4.

Namen und Anschriften der Parteien und Beteiligten,

5.

Art und Datum der Beendigung,

6.

Bemerkungen.

§ 15
Prozesskostenhilfe

Ein selbstständiger Antrag auf Gewährung von Prozesskostenhilfe ist unter dem Registerzeichen zu registrieren, unter dem das spätere Verfahren zu registrieren wäre. Geht das betreffende Verfahren gleichzeitig oder später ein, ist es unter dem Aktenzeichen zu führen, unter dem der Antrag registriert wurde.

Abschnitt 2
Besonderer Teil

§ 16
Verfahren vor den Verwaltungsgerichten

(1) Als Verfahren vor den Verwaltungsgerichten sind unter den Registerzeichen der Anlage 1 zu registrieren

1.

Hauptverfahren, insbesondere

a)

Klagen,

b)

Hauptsacheverfahren in Personalvertretungssachen,

c)

Disziplinarklagen,

d)

berufsgerichtliche Hauptsacheverfahren,

2.

Verfahren zur Gewährung von vorläufigem oder einstweiligem Rechtsschutz, insbesondere

a)

nach den §§ 80, 80a oder nach § 123 VwGO,

b)

in Personalvertretungssachen,

c)

in Disziplinarsachen,

d)

in berufsgerichtlichen Verfahren,

3.

sonstige Verfahren nach § 18.

(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der folgenden Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

der Klägerin, des Klägers, der Antragstellerin oder des Antragstellers,

b)

der oder des Beklagten, der Antragsgegnerin oder des Antragsgegners,

c)

weiterer Beteiligter,

4.

Verfahrensgegenstand,

5.

Datum und Art der Erledigung,

6.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

7.

Bemerkungen, zum Beispiel über den Verbleib.

§ 17
Verfahren vor dem Oberverwaltungsgericht

(1) Als Verfahren vor dem Oberverwaltungsgericht sind unter den Registerzeichen der Anlage 1 zu registrieren

1.

im erstinstanzlichen Hauptverfahren

a)

Klagen nach § 48 VwGO,

b)

Normenkontrollverfahren nach § 47 VwGO,

2.

Rechtsmittel gegen Entscheidungen der Verwaltungsgerichte in Hauptverfahren

a)

Berufungen,

b)

Anträge auf Zulassung der Berufung,

c)

Beschwerden gegen das Verfahren beendende Beschlüsse in Personalvertretungssachen sowie Disziplinar- und berufsgerichtlichen Verfahren,

3.

Verfahren zur Gewährung von vorläufigem oder einstweiligem Rechtsschutz

a)

nach § 47 Absatz 6, nach den §§ 80 bis 80b oder nach § 123 VwGO,

b)

in Personalvertretungssachen sowie Disziplinar- und berufsgerichtlichen Verfahren sowie in erstinstanzlichen Eilverfahren,

4.

Rechtsmittel gegen Beschlüsse der Verwaltungsgerichte über die Gewährung von vorläufigem oder einstweiligem Rechtsschutz

a)

nach den §§ 80, 80a oder nach § 123 VwGO,

b)

in Disziplinar- oder berufsgerichtlichen Verfahren,

c)

in Personalvertretungssachen,

5.

sonstige Verfahren nach § 18.

(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Gericht erster Instanz mit

a)

Sitz,

b)

Aktenzeichen,

c)

Datum der Entscheidung,

4.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der folgenden Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

der Klägerin, des Klägers, der Antragstellerin, des Antragstellers, der Berufungsklägerin, des Berufungsklägers, der Beschwerdeführerin oder des Beschwerdeführers,

b)

der oder des Beklagten, der Antragsgegnerin, des Antragsgegners, der oder des Berufungsbeklagten, der Beschwerdeführerin oder des Beschwerdegegners,

c)

weiterer Beteiligter,

5.

Verfahrensgegenstand,

6.

Datum und Art der Erledigung,

7.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

8.

Bemerkungen, zum Beispiel über den Verbleib.

§ 18
Sonstige Verfahren vor den Verwaltungsgerichten oder dem Oberverwaltungsgericht

(1) Als sonstige Verfahren sind bei den Verwaltungsgerichten oder dem Oberverwaltungsgericht unter den Registerzeichen der Anlage 1 zu registrieren

1.

Vollstreckungsverfahren,

2.

Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens, insbesondere

a)

Rechts- und Amtshilfeersuchen nach § 12,

b)

Beweissicherungsverfahren, zum Beispiel die Durchsuchung einer Wohnung,

c)

Ordnungsgelder gegen ehrenamtliche Richterinnen oder Richter nach § 33 und § 34 VwGO,

d)

Anträge ehrenamtlicher Richterinnen oder Richter auf gerichtliche Festsetzung der Entschädigung nach § 4 Justizvergütungs- und –entschädigungsgesetz (JVEG).

(2) Zusätzlich sind bei dem Oberverwaltungsgericht als sonstige Verfahren insbesondere zu registrieren

1.

Beschwerden in Prozesskostenhilfesachen,

2.

sonstige Beschwerden gegen Beschlüsse,

3.

Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens, insbesondere

a)

Anträge ehrenamtlicher Richterinnen oder Richter auf Entscheidung über die Befreiung von der Übernahme des Amtes nach den §§ 23 Absatz 2, 24 Absatz 3 und 4 sowie 34 VwGO,

b)

Amtsentbindungen ehrenamtlicher Richterinnen oder Richtern nach § 24 Absatz 3 und § 34 VwGO,

c)

Abberufungen ehrenamtlicher Richterinnen oder Richter nach § 44b Deutsches Richtergesetzes (DRiG),

d)

gerichtliche Bestimmungen der Zuständigkeit nach § 53 VwGO,

e)

Ablehnungen von Gerichtspersonen nach § 54 Absatz 1 VwGO in Verbindung mit § 45 Absatz 3 ZPO,

f)

Wahlanfechtungen bei Präsidiumswahl nach § 4 VwGO in Verbindung mit § 21b Absatz 6 GVG,

4.

Entschädigungsklagen nach § 173 Satz 2 VwGO in Verbindung mit § 201 GVG mit dem Zusatz „EK“,

5.

Zwischenverfahren nach § 99 Absatz 2 VwGO; diese Verfahren sind auf dem Aktenumschlag besonders zu kennzeichnen.

(3) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der folgenden Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

der Klägerin, des Klägers, der Antragstellerin oder des Antragstellers, ersuchende Stelle,

b)

der oder des Beklagten, der Antragsgegnerin oder des Antragsgegners,

c)

sonstiger Beteiligter,

4.

Verfahrensgegenstand,

5.

Datum und Art der Erledigung,

6.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

7.

Bemerkungen, zum Beispiel über den Verbleib.

Abschnitt 3
Schlussvorschriften

§ 19
Organisatorische Regelungen

(1) Soweit die Abschnitte 1 und 2 ihnen nicht entgegenstehen, gelten Anordnungen fort, die die Präsidentin oder der Präsident des Oberverwaltungsgerichts zur Durchführung der Aktenordnung getroffen hat.

(2) Die Präsidentin oder der Präsident des Oberverwaltungsgerichts kann die nötigen Anordnungen treffen, wenn die Verhältnisse des Geschäftsbereichs Abweichungen von dieser Verwaltungsvorschrift erfordern oder Geschäfte zu erfassen sind, die den Registern und Listen nicht entnommen werden können.

(3) Anordnungen nach Absatz 2 sowie sonstige Anordnungen der Gerichtsleitung zur Klärung von Zweifelsfragen oder zur Erzielung einer einheitlichen Registerführung sind dem Staatsministerium zur Kenntnis zu geben.

(4) Unberührt bleibt die Befugnis der mit der Dienstaufsicht beauftragten Person, zur Durchführung der Aufsicht, insbesondere auch zur Regelung der Geschäftsverteilung, ergänzende Feststellungen in den Bemerkungsspalten der Register oder durch Führung von Nebenlisten treffen zu lassen.

§ 20
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

(1) Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Januar 2025 in Kraft.

(2) Gleichzeitig tritt die VwV Aktenordnung Fachgerichtsbarkeiten vom 14. Dezember 2023 (SächsJMBl. 2024 S. 2) außer Kraft.

Dresden, den 26. November 2024

Die Staatsministerin der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung
Katja Meier

Anlage 1

Registerzeichen

Die Aktenzeichen der bei den Gerichten der Verwaltungsgerichtsbarkeit angesiedelten Berufsgerichte für Heilberufe sowie Architektinnen und Architekten werden aus der abgekürzten Bezeichnung des Gerichts, einem Kürzel für die Berufsrichtung und der fortlaufenden Nummer unter Beifügung der Jahreszahl des Jahrgangs wie folgt gebildet:

1.

Berufsgericht für Heilberufe z. B. BG-H 27/07

2.

Berufsgericht für Architektinnen und Architekten z. B. BG-A 27/07

3.

Landesberufsgericht für Heilberufe z. B. LBG-H 1027/07

4.

Landesberufsgericht für Architektinnen und Architekten z. B. LBG-A 1027/07

Anlage 2

Zusatzzeichen

Dem Aktenzeichen sind nach § 2 Absatz 2 Satz 1 Nummer 5 folgende Zusatzzeichen für die nachfolgend genannten Verfahrensarten beizufügen: