VwV Aktenordnung Fachgerichtsbarkeiten

I.
Register-, akten- und geschäftsmäßige Verfahrensbearbeitung bei den Fachgerichten

Die register-, akten- und geschäftsmäßige Bearbeitung der Verfahren erfolgt

1.

bei den Gerichten der Verwaltungsgerichtsbarkeit nach der in der Anlage I beigefügten Aktenordnung für die Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit (Aktenordnung Verwaltungsgerichtsbarkeit – AktO-VwG),

2.

bei den Gerichten der Sozialgerichtsbarkeit nach der in der Anlage II beigefügten Aktenordnung für die Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit (Aktenordnung Sozialgerichtsbarkeit – AktO-SG),

3.

bei den Gerichten der Arbeitsgerichtsbarkeit nach der in der Anlage III beigefügten Aktenordnung für die Gerichte der Arbeitsgerichtsbarkeit (Aktenordnung Arbeitsgerichtsbarkeit – AktO-ArbG) und

4.

beim Sächsischen Finanzgericht nach der in der Anlage IV beigefügten Aktenordnung für das Sächsische Finanzgericht (Aktenordnung Finanzgerichtsbarkeit – AktO-FG).

II.
Besondere Anordnungen

1.

Anordnungen, die

a)

die Präsidentin oder der Präsident des Sächsischen Oberverwaltungsgerichts zur Durchführung der Aktenordnung für die Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit vom 22. Dezember 2006,

b)

die Präsidentin oder der Präsident des Sächsischen Landessozialgerichts zur Durchführung der Aktenordnung für die Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit vom 15. Dezember 2009,

c)

die Präsidentin oder der Präsident des Sächsischen Landesarbeitsgerichts zur Durchführung der Aktenordnung für die Gerichte der Arbeitsgerichtsbarkeit vom 22. Dezember 2006 und

d)

die Präsidentin oder der Präsident des Sächsischen Finanzgerichts zur Durchführung der Aktenordnung für das Sächsische Finanzgericht vom 22. Dezember 2006

getroffen haben, gelten weiter, soweit ihnen die für die jeweilige Gerichtsbarkeit geltende Aktenordnung nicht entgegensteht.

2.

Die Präsidentinnen oder Präsidenten des Sächsischen Oberverwaltungsgerichts, des Sächsischen Landessozialgerichts, des Sächsischen Landesarbeitsgerichts und des Sächsischen Finanzgerichts treffen für ihren jeweiligen Geschäftsbereich die erforderlichen Anordnungen, soweit nach den besonderen Verhältnissen ihres jeweiligen Geschäftsbereichs Abweichungen von den Vorschriften dieser Verwaltungsvorschrift erforderlich erscheinen, hinsichtlich der Anwendung oder Auslegung der Aktenordnung für die jeweilige Gerichtsbarkeit Zweifel bestehen oder Geschäfte, deren Erfassung vorgeschrieben ist, den Registern nicht entnommen werden können.

3.

Anordnungen nach Nummer 2 sowie sonstige Anordnungen der Gerichtsleitung zur Klärung von Zweifelsfragen und zur Erzielung einer einheitlichen Registerführung sind dem Staatsministerium der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung zu berichten.

4.

Unberührt bleibt die Befugnis der mit der Dienstaufsicht beauftragten Personen, zur Durchführung der Aufsicht, insbesondere auch zur Regelung der Geschäftsverteilung, ergänzende Feststellungen in den Bemerkungsspalten der Register oder durch Führung von Nebenlisten treffen zu lassen.

III.
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Januar 2024 in Kraft. Gleichzeitig tritt die VwV Aktenordnung Fachgerichtsbarkeiten vom 28. Dezember 2017 (SächsJMBl. 2018 S. 2), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 10. Dezember 2019 (SächsJMBl. S. 354) geändert worden ist, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 9. Dezember 2021 (SächsABl. SDr. S. S 199), außer Kraft.

Dresden, den 14. Dezember 2023

Die Staatsministerin der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung
Katja Meier

Anlage I
(zu Ziffer I Nummer 1)

Aktenordnung
für die Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit
(AktO-VwG)

Inhaltsübersicht

Abschnitt 1
Allgemeiner Teil

§ 1

Anwendungsbereich

§ 2

Aktenzeichen und Register

§ 3

Bildung der Akten

§ 4

Aktenarten

§ 5

Führung der Akten

§ 6

Fristen und Termine

§ 7

Verbindung und Abtrennung von Verfahren

§ 8

Rechtsmittel

§ 9

Rechtskraft der Entscheidung

§ 10

Weglegen der Akten

§ 11

Allgemeines Register

§ 12

Rechts- und Amtshilfe

§ 13

Rechtsantragstelle

§ 14

Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter

§ 15

Prozesskostenhilfe

Abschnitt 2
Besonderer Teil

§ 16

Verfahren vor den Verwaltungsgerichten

§ 17

Verfahren vor dem Oberverwaltungsgericht/Verwaltungsgerichtshof

§ 18

Sonstige Verfahren bei den Verwaltungsgerichten oder bei dem Oberverwaltungsgericht/Verwaltungsgerichtshof

Anlage I.1

Registerzeichen

Anlage I.2

Zusatzzeichen

Abschnitt 1
Allgemeiner Teil

§ 1
Anwendungsbereich

(1) ¹Die Aktenordnung regelt die Bildung und Führung von Akten in Rechtssachen sowie die Führung der dazugehörigen Register. ²Die Regelungen gelten für Papierakten und für elektronische Akten. ³Sieht eine Rechtsvorschrift vor, dass Akten teilweise in Papier- und teilweise in elektronischer Form geführt werden können, gelten für den jeweiligen Teil die nachfolgenden Regelungen zur Papier- oder elektronischen Aktenführung. ⁴In diesem Fall sind in beiden Teilen der Akte gegenseitige Verweise aufzunehmen.

(2) Die Bildung und Führung von Akten in Personal- und Justizverwaltungsangelegenheiten richten sich, soweit nicht nachfolgend gesondert geregelt, nach den hierzu erlassenen Vorschriften.

(3) ¹Soweit die Aktenordnung Geschäftsvorgänge nicht behandelt, gelten für diese die von der zuständigen obersten Landesbehörde erlassenen besonderen Vorschriften. ²In allen anderen Fällen kann die Präsidentin oder der Präsident des Oberverwaltungsgerichts/Verwaltungsgerichtshofs Anordnungen treffen. ³Hierüber ist die oberste Landesbehörde zu informieren.

§ 2
Aktenzeichen und Register

(1) ¹Jeder Geschäftsvorgang erhält ein Aktenzeichen, unter dem alle dazugehörigen Dokumente in Papier- oder elektronischer Form sowie sonstige Dateien und Unterlagen zu führen sind. ²Ein verfahrenseinleitendes Dokument ist bei Eingang auch dann nur einmal zu registrieren, wenn es mehrere Gegenstände oder Anträge umfasst. ³Zu einem Geschäftsvorgang gehören alle Anträge, Erklärungen, Handlungen und Entscheidungen, die ganz oder teilweise eine Angelegenheit betreffen, mit der das Gericht befasst ist oder war, zum Beispiel betreffend

1.

Prozesskostenhilfe,

2.

Zwangs- und Ordnungsmittel mit Ausnahme von Ordnungsgeldern nach § 18 Absatz 1 Nummer 2 Buchstabe c,

3.

Berichtigung und Ergänzung,

4.

Aufhebung und Abänderung,

5.

Rechtsbehelfe,

6.

Rügen,

7.

Fortführung nach Aussetzung, Ruhen oder Unterbrechung,

8.

Fortführung nach Zurückverweisung, wenn derselbe Spruchkörper tätig wird,

9.

Kosten- und Vergütungsfestsetzung mit Ausnahme der Vergütungsfestsetzung für ehrenamtliche Richterinnen und Richter nach § 18 Absatz 1 Nummer 2 Buchstabe d,

10.

Rechtskraftzeugnisse und Vollstreckungsklauseln,

11.

Kostenansatz und Mitteilungen,

12.

Ablehnung von Gerichtspersonen.

⁴Wird ein Verfahren innerhalb des Gerichts abgegeben oder wird nach Zurückverweisung ein anderer Spruchkörper tätig, erhält es ein neues Aktenzeichen.

(2) ¹Das Aktenzeichen wird gebildet aus:

1.

der Abteilungsbezeichnung, soweit mehrere Abteilungen der Geschäftsstelle bestehen, oder der Nummer des nach Geschäftsverteilungsplan zuständigen Spruchkörpers, der Güterichterin oder des Güterichters,

2.

dem Registerzeichen nach Anlage I.1,

3.

der fortlaufenden Nummer der jahrgangsweisen Registrierung, davon getrennt durch einen Schrägstrich,

4.

den beiden Endziffern des Jahres, in dem der Geschäftsvorgang angefallen ist, zum Beispiel der Eingang der Klage, des Antrags oder des Rechtsmittels,

5.

gegebenenfalls weiteren in Anlage I.2 definierten Zusatzzeichen.

²Das Aktenzeichen dient auch als Geschäftsnummer.

(3) ¹Die Verfahren werden durch die von der zuständigen obersten Landesbehörde zugelassenen Programme registriert. ²Diese Programme gewährleisten die Nutzung der nach den nachfolgenden Bestimmungen zu registrierenden Daten zur Akten- und Verfahrensführung. ³Diese Daten sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

§ 3
Bildung der Akten

(1) ¹Dokumente, die zum selben Geschäftsvorgang gehören, sind zu einer Akte zusammenzufassen. ²Nur soweit in dieser Aktenordnung bestimmt, können auch Dokumente unterschiedlicher Angelegenheiten in einer Akte gesammelt werden (Sammelakte).

(2) ¹Papierakten erhalten einen Aktenumschlag. ²Auf diesem oder einem Aktenvorblatt sind insbesondere zu vermerken:

1.

das Gericht,

2.

das Aktenzeichen,

3.

die Angelegenheit, zum Beispiel durch die Bezeichnung der Parteien und Beteiligten sowie deren Vertreter,

4.

die von der Vernichtung der Akte auszuschließenden Dokumente,

5.

weitere Angaben, die sich aus den nachfolgenden und gesonderten Bestimmungen ergeben.

³Bei elektronischen Akten ist sicherzustellen, dass diese Angaben auf andere Weise deutlich erkennbar sind. ⁴Die Angaben und Vermerke sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

(3) ¹Für die Reihenfolge der Dokumente in der Akte ist der Zeitpunkt des Eingangs maßgeblich. ²Dokumente, die vorab bereits als Fax eingegangen sind, sind grundsätzlich dem entsprechenden Fax zuzuordnen. ³Prüf- oder Transfervermerke und gegebenenfalls Signaturprüfprotokolle sind dem Dokument zuzuordnen, auf das sie sich beziehen. ⁴Zustellungsdokumente sind dem zugrundeliegenden Dokument zuzuordnen. ⁵Eine Zuordnung kann durch unmittelbares Nachheften, Unterstrukturieren oder gegenseitiges Verweisen gewährleistet werden. ⁶Wenn Zustellungsdokumente in großer Zahl anfallen, können sie in einem zusätzlichen Heft zusammengefasst werden. ⁷Darauf ist auf dem Aktenumschlag und dem zugrundeliegenden Dokument hinzuweisen.

(4) ¹Die Seiten einer elektronischen Akte sind fortlaufend zu nummerieren. ²Die Blätter einer Papierakte sind mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen und grundsätzlich zu heften. ³Bei einer Papierakte soll bei mehr als 200 Blättern ein neuer Band angelegt werden. ⁴Die Blattzahlen eines weiteren Bandes können neu beginnend vergeben werden. ⁵Das Anlegen eines weiteren Bandes ist auf dem Aktenumschlag des geschlossenen Bandes zu vermerken. ⁶Die Bände sind fortlaufend zu nummerieren.

(5) ¹Bei Papierakten mit regelmäßig geringer Anzahl an Dokumenten kann auf Heftung, Nummerierung und einen Aktenumschlag verzichtet werden (Blattsammlungen). ²Vor Versendung sind diese zu heften und zu nummerieren.

(6) ¹Die Behandlung der den Kostenansatz betreffenden Dokumente richtet sich nach der VwV Kostenverfügung vom 26. Mai 2014 (SächsJMBl. S. 41), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 21. September 2023 (SächsJMBl. S. 217) geändert worden ist, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 9. Dezember 2021 (SächsABl. SDr. S. S 199), in der jeweils geltenden Fassung. ²Die Behandlung der die Prozesskostenhilfe betreffenden Dokumente richtet sich nach der VwV DB-PKH vom 8. März 2010 (SächsJMBl. S. 40), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 6. Juli 2021 (SächsJMBl. S. 40) geändert worden ist, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 9. Dezember 2021 (SächsABl. SDr. S. S 199), in der jeweils geltenden Fassung.

(7) ¹Dokumente und sonstige Unterlagen, die später zurückzugeben sind oder sich zur Zusammenfassung nicht eignen, sind in geeigneter Form zu verwahren. ²Eine Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorgang und Bezugsdokument ist zu gewährleisten. ³Die Verwahrung außerhalb der Akte und eine Rückgabe sind sowohl in der Akte als auch auf dem Aktenumschlag zu vermerken. ⁴Einzelheiten zur Verwahrung regeln die hierzu getroffenen Bestimmungen.

(8) ¹Bei Dokumenten und sonstigen Unterlagen, die nicht der unbeschränkten Akteneinsicht unterliegen, ist von Beginn an zu gewährleisten, dass sie bei Gewährung der Akteneinsicht ohne weiteres vom übrigen Aktenbestand trennbar sind. ²Dies kann durch das Anlegen eines zusätzlichen Hefts erfolgen.

(9) Eingegangene Dokumente, die für die elektronische Aktenbearbeitung ersetzend eingescannt worden sind, sind unter Berücksichtigung der entsprechenden Dienstanweisungen strukturiert nach Übertragungsdatum abzulegen oder, sofern sie rückgabepflichtig sind, nach Absatz 7 zu verwahren.

(10) ¹Um die spätere Aussonderung der Papierakte zu erleichtern, kann die Gerichtsleitung bestimmen, dass die von der Vernichtung auszunehmenden und länger aufzubewahrenden Dokumente und sonstigen Unterlagen bereits von ihrem Entstehen an von der chronologischen Aktenheftung ausgenommen werden. ²Sie sind in ein gesondertes Heft bei der Akte oder zu einer Sammelakte zu nehmen. ³Anstelle dieser Originaldokumente und sonstigen Unterlagen ist eine als solche gekennzeichnete Abschrift zur Akte zu nehmen.

§ 4
Aktenarten

(1) ¹Eine Akte besteht aus einer Hauptakte und bei Bedarf aus zusätzlichen Heften. ²Hefte können zum Beispiel für Dokumente über die Kostenbehandlung oder die Zustellung angelegt werden. ³Die Seiten oder Blätter eines Heftes sind neu beginnend zu nummerieren. ⁴Das Anlegen von Heften ist auf dem Aktenumschlag zu vermerken.

(2) ¹Bei Papierakten wird auf Anordnung ein Doppel der Akte angelegt, wenn ein Gericht höherer Instanz über ein Rechtsmittel zu entscheiden hat und das Verfahren im Übrigen in der unteren Instanz fortgesetzt wird. ²Dem Aktenzeichen der Doppelakte wird auf dem Aktenumschlag eine „II“ nachgestellt. ³Sobald einer der Teile des Verfahrens beendet ist, wird für diesen die getrennte Aktenführung beendet. ⁴Die Doppelakte ist der Akte geschlossen beizufügen.

(3) ¹Der Verlust von Akten, Heften oder anderen Aktenteilen ist der Gerichtsleitung anzuzeigen. ²Nach Anordnung der Gerichtsleitung oder der für die Sachentscheidung zuständigen Person ist eine Ersatzakte anzulegen. ³Die Ersatzakte ist auf dem Aktenumschlag als solche kenntlich zu machen. ⁴Bei Wiederauffinden ist die Gerichtsleitung zu informieren. ⁵Die seit dem Abhandenkommen entstandenen Dokumente werden aus der Ersatzakte in die Akte übernommen und die Seiten- oder Blattzahlen berichtigt. ⁶Der verbliebene Teil der Ersatzakte ist der Akte geschlossen beizufügen.

(4) Wird einer Akte für längere Zeit eine andere Akte oder ein anderes Heft beigefügt (Beiakte), ist dies sowie die spätere Rückgabe der Beiakte in Papierform auf den Umschlägen der Akten und Hefte zu vermerken.

§ 5
Führung der Akten

(1) ¹Akten sind geordnet zu führen. ²Eingehende Dokumente sind unverzüglich zur Akte zu nehmen. ³Wird ein Dokument aus der Akte entfernt, ist stattdessen ein Fehlblatt einzufügen, auf dem das entnommene Dokument und der Grund der Entnahme zu vermerken sind. ⁴Die Geschäftsstelle muss den Verbleib der Akten sowie von Dokumenten, die noch nicht zur Akte genommen werden können, jederzeit durch eine im IT-System enthaltene Funktion oder in sonstiger geeigneter Weise feststellen können.

(2) Die Führung der Akte obliegt dem Gericht der ersten Instanz, soweit nicht nachfolgend abweichend geregelt.

(3) ¹Verwaltungsvorgänge, insbesondere solche, die in einer Dienstaufsichtssache anfallen, dürfen nicht zu den Verfahrensakten der Rechtssache genommen werden. ²Dies gilt nicht für Akteneinsichtsgesuche.

(4) ¹Werden Papierakten versandt, ist eine Vorlagefrist zu notieren. ²Bei Bedarf ist ein Kontrollblatt mit Angabe der Sache, des Grundes der Versendung sowie des Empfängers anzulegen. ³Nicht weiterzuleitende Dokumente sind mit dem Kontrollblatt in eine Blatthülle (Retent) zu nehmen. ⁴Nach Rückkehr der Akte ist das Retent aufzulösen. ⁵Die darin befindlichen Dokumente sind zur Akte zu nehmen.

(5) ¹Die endgültige Abgabe von Akten an eine andere Abteilung, einen anderen Spruchkörper oder ein anderes Gericht wird durch einen entsprechenden Vermerk im IT-System nachgewiesen. ²Gleiches gilt für die Verbindung von Verfahren, soweit sie nicht mehr unter dem Aktenzeichen ihrer Registrierung geführt und wenn Vorgänge zwar neu registriert, aber bereits bestehenden Akten hinzugefügt werden.

(6) ¹Dokumente, die im Rahmen der endgültigen Abgabe von Akten an ein anderes Gericht anfallen, zum Beispiel Einlieferungsbeleg oder Empfangsbekenntnis, sind zu Sammelakten zu nehmen. ²Die Sammelakten werden in Jahresheften geführt und drei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres weggelegt.

(7) ¹Papierakten befinden sich grundsätzlich in der Geschäftsstelle, soweit keine besondere Anordnung getroffen worden ist. ²Akten und Aktenbestandteile dürfen nur zur Bearbeitung aus der Geschäftsstelle entfernt werden. ³Dies soll nur mit ihrem Wissen erfolgen. ⁴Anderenfalls ist sie unverzüglich zu informieren.

§ 6
Fristen und Termine

(1) ¹Sämtliche angeordnete oder von Amts wegen zu beachtende Fristen sind elektronisch in geeigneter Weise mit folgenden Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Bezeichnung der Angelegenheit,

3.

Datum des Fristablaufs,

4.

Bearbeiterin oder Bearbeiter, soweit nicht anhand des Aktenzeichens ersichtlich,

5.

zusätzliche Bemerkungen, zum Beispiel Grund der Vorlage.

²Auf Anordnung der Gerichtsleitung kann die Kontrolle von Fristen in Papierakten auch in sonstiger Weise geführt werden, zum Beispiel durch Fristenfächer oder Hängeregistraturen.

(2) Termine sind mit Datum, Uhrzeit und Ort elektronisch in einer Weise zu vermerken, die die Erstellung eines Verzeichnisses nach Absatz 3 ermöglicht.

(3) ¹Für jeden Sitzungstag ist ein Verzeichnis der Termine vor Beginn des ersten Termins an dem Eingang zum Sitzungszimmer und gegebenenfalls an der zentralen Informationstafel anzuzeigen. ²In das Terminverzeichnis sind aufzunehmen:

1.

das Gericht,

2.

das Datum

3.

der Ort, zum Beispiel Saal- oder Raumnummer,

4.

die Namen der oder des Vorsitzenden und der mitwirkenden Richterinnen und Richter einschließlich der ehrenamtlichen Richterinnen und Richter, sofern die oder der Vorsitzende nichts anderes anordnet,

5.

die Uhrzeit,

6.

das Aktenzeichen,

7.

die Namen der Verfahrensbeteiligten, gegebenenfalls als Kurzbezeichnung.

(4) ¹Nach Abschluss einer Sitzung ist deren Ergebnis zu vermerken. ²Bei Verkündung eines Urteils ist auch das Datum des Eingangs des vollständig abgefassten Urteils in der Geschäftsstelle zu vermerken.

§ 7
Verbindung und Abtrennung von Verfahren

(1) ¹Werden Verfahren zur gemeinsamen Verhandlung und Entscheidung verbunden, sind nur die Akten des führenden Verfahrens weiterzuführen. ²Ist das führende Verfahren nicht ausdrücklich bestimmt, ist das älteste der Verfahren führend. ³Die Akten des durch Verbindung als erledigt geltenden Verfahrens werden mit einer Abschrift des Verbindungsbeschlusses geschlossen der Akte des führenden Verfahrens beigefügt. ⁴Die Verbindung ist auf den Aktenumschlägen zu vermerken.

(2) ¹Für ein abgetrenntes Verfahren ist ein neues Aktenzeichen zu vergeben. ²Die Akte beginnt mit einer beglaubigten Abschrift oder der elektronischen Vervielfältigung des Abtrennungsbeschlusses. ³Auf Anordnung können Dokumente des Ursprungsverfahrens in die neue Akte übernommen werden. ⁴Die Abtrennung ist auf den Aktenumschlägen zu vermerken.

§ 8
Rechtsmittel

(1) ¹In der Rechtsmittelinstanz wird ein neues Aktenzeichen vergeben. ²Ein Rechtsmittel ist nicht erneut zu registrieren, wenn gegen die angefochtene Entscheidung bereits ein Rechtsmittel anhängig ist. ³Für Dokumente, die in dieser Instanz anfallen, wird ein neuer Band zur erstinstanzlichen Akte (Rechtsmittelband) angelegt. ⁴Der Rechtsmittelband muss neu beginnend nummeriert werden. ⁵Bei Papierakten können die Dokumente auch in den Band der erstinstanzlichen Akte aufgenommen werden.

(2) ¹Ab Eingang der Akte bis Beendigung in der Instanz obliegt die Aktenführung dem Rechtsmittelgericht. ²Bei der elektronischen Akte ist die Aktenführung auf den Rechtsmittelband beschränkt.

(3) Auf dem Aktenumschlag sowie auf jeder Entscheidung der Rechtsmittelinstanz sind die Aktenzeichen aller Instanzen anzugeben.

(4) ¹Nach Erledigung in der Rechtsmittelinstanz ist die Akte an die vorherige Instanz zurückzusenden. ²Bei elektronischer Aktenführung kann von einer Übermittlung von Dokumenten abgesehen werden, wenn diese bereits in dem von der vorherigen Instanz an die Rechtsmittelinstanz übermittelten Teil der Akte enthalten waren.

(5) In der Rechtsmittelinstanz zurückzubehaltende Dokumente sind zu Sammelakten zu nehmen.

§ 9
Rechtskraft der Entscheidung

¹Ist die Rechtskraft einer Entscheidung zu bescheinigen, hat die zuständige Urkundsbeamtin oder der zuständige Urkundsbeamte der Geschäftsstelle neben der Erteilung der Rechtskraftbescheinigung die Entscheidung mit einem Vermerk über die Rechtskraft zu verbinden. ²In der Papierakte ist der Vermerk „Rechtskräftig“ am Kopf der Urschrift der Entscheidung anzubringen. ³Name, Amtsbezeichnung und Datum sind beizufügen.

§ 10
Weglegen der Akten

(1) ¹Sobald die Angelegenheit beendet ist, ist das Weglegen der Akte anzuordnen. ²Eine Angelegenheit ist beendet, wenn

1.

alle Anträge erledigt und die von Amts wegen zu treffenden Entscheidungen ergangen sind oder

2.

bei Entschädigungsklagen nach § 173 Satz 2 VwGO in Verbindung mit § 201 GVG die Prozesskosten nicht binnen sechs Monaten nach Anforderung gezahlt worden sind

und die von Amts wegen vorzunehmenden Tätigkeiten, zum Beispiel statistischer und kostenrechtlicher Abschluss, erledigt sind.

(2) Vor dem Weglegen ist auf dem Aktenumschlag ein Vermerk anzubringen:

1.

über den kostenrechtlichen Abschluss der Angelegenheit (§ 3 Absatz 5 der Anlage zur VwV Kostenverfügung),

2.

über das Jahr der Anordnung des Weglegens und den Ablauf der Aufbewahrungsfristen,

3.

über die Archivwürdigkeit nach den hierzu erlassenen Bestimmungen,

4.

soweit hierzu gesonderte Bestimmungen erlassen sind, über die Eignung für Ausbildungs- und Prüfungszwecke.

(3) Beiakten in Papierform sowie rückgabepflichtige Dokumente und Unterlagen sind nach rechtskräftigem Abschluss oder sonstiger Beendigung des Verfahrens zurückzugeben.

§ 11
Allgemeines Register

(1) ¹Unter dem Registerzeichen „AR“ sind insbesondere zu registrieren:

1.

Eingänge, bei denen zweifelhaft ist, ob sie zu bereits bestehenden oder noch anzulegenden Akten zu nehmen oder unter welchem Registerzeichen sie zu registrieren sind,

2.

Dokumente, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abzugeben sind,

3.

Mitteilungen von anderen Abteilungen, Gerichten und Behörden, bei denen zweifelhaft ist, ob sie zu Maßnahmen Anlass geben,

4.

Schutzschriften.

²Die Registrierung von Verwaltungsvorgängen nach § 36 Absatz 2 Satz 2, § 71 Absatz 4 Asylgesetz kann unterbleiben, wenn eine Zuordnung zu einem späteren Verfahren auf andere Weise sichergestellt ist. ³Die Führung von thematisch geordneten Sammelakten nach § 3 Absatz 1 Satz 2 ist zulässig. ⁴Für Mitteilungen nach Nummer 3 kann auf eine Registrierung verzichtet werden, soweit die Sammelakte alphabetisch geführt wird. ⁵Die Sammelakten nach Satz 3 und 4 werden in Jahresheften geführt und drei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres weggelegt.

(2) ¹Wird für eine unter „AR“ registrierte Sache ein anderes Registerzeichen vergeben, wird die Sache ausschließlich unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt und zu bestehenden oder anzulegenden Akten genommen. ²Das neue Aktenzeichen ist im Allgemeinen Register zu vermerken.

(3) Im Allgemeinen Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Beteiligten sowie deren Anschrift,

4.

Bezeichnung der Angelegenheit,

5.

Verbleib oder späteres Aktenzeichen,

6.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

7.

Bemerkungen.

§ 12
Rechts- und Amtshilfe

(1) Rechts- und Amtshilfeersuchen werden nach § 18 registriert.

(2) ¹Eine Kopie des Ersuchens und der Übersendungsverfügung sowie aus besonderen Gründen zurückzubehaltende Dokumente sind zu den von dem ersuchten Gericht anzulegenden Akten zu nehmen. ²Vom Anlegen einer Akte kann abgesehen werden, wenn das Ersuchen von einem deutschen Gericht oder einer deutschen Justizbehörde mit der dortigen Papierakte übersandt wird.

(3) Die bei der Durchführung eines inländischen Rechts- oder Amtshilfeersuchens entstandenen Dokumente sind mit den übersandten Akten oder Dokumenten an das ersuchende Gericht, die ersuchende Behörde oder ein weiteres um Rechtshilfe ersuchtes Gericht zu übermitteln.

§ 13
Rechtsantragstelle

(1) ¹Sofern das entsprechende Verfahren nicht bereits anhängig ist, können Anträge und Erklärungen zu Protokoll der Geschäftsstelle unter dem Registerzeichen „RAST“ registriert werden. ²Dies gilt nicht für Anträge und Erklärungen, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abzugeben sind. ³Insoweit gilt § 11.

(2) ¹Wird für einen unter „RAST“ registrierten Geschäftsvorgang ein anderes Registerzeichen vergeben, wird dieser ausschließlich unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt. ²Das neue Aktenzeichen ist im Register zu vermerken.

(3) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum der Protokollierung,

3.

Vor- und Familienname der erschienenen Person sowie deren Anschrift,

4.

Bezeichnung der Angelegenheit,

5.

Verbleib oder späteres Aktenzeichen,

6.

Bemerkungen.

§ 14
Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter

(1) ¹Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter nach § 173 VwGO in Verbindung mit § 278 Absatz 5 ZPO sind unter dem jeweiligen Registerzeichen der Anlage I.1 mit dem Zusatz „GR“ zu registrieren. ²Für die Jahreszahl nach § 2 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 ist das Datum des Eingangs bei der Güterichterin oder bei dem Güterichter maßgeblich.

(2) ¹In den Registern und auf den Aktenumschlägen des Herkunftsverfahrens und des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter wird jeweils das Aktenzeichen des anderen Verfahrens vermerkt. ²Auf Protokollen und Vereinbarungen sind unter dem Aktenzeichen des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter auch das Gericht und das Aktenzeichen des Herkunftsverfahrens anzugeben.

(3) ¹Die Akte des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter ist bis zu dessen Abschluss getrennt vom Herkunftsverfahren und ohne Einsichtsmöglichkeit für Dritte zu führen. ²Dokumente sowie sonstige Dateien und Unterlagen, die im Rahmen eines Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter von den Parteien, Beteiligten oder der Güterichterin oder dem Güterichter als vertraulich bezeichnet werden oder die später zurückzugeben sind, werden nach § 3 Absatz 7 behandelt.

(4) ¹Nach Abschluss des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter sind Art und Datum der Beendigung sowie die für die Kostenberechnung erforderlichen Angaben zum Herkunftsverfahren mitzuteilen. ²Die als vertraulich bezeichneten Dokumente sowie sonstigen Dateien und Unterlagen sind an die Einsenderin oder den Einsender zurückzugeben, zu vernichten oder zu löschen, es sei denn, die Parteien oder die Beteiligten haben eine andere Vereinbarung getroffen. ³Die Akte mit den verbliebenen Dokumenten und sonstigen Unterlagen ist als Heft zum Herkunftsverfahren zu nehmen.

(5) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs bei der Güterichterin oder bei dem Güterichter,

3.

Gericht und Aktenzeichen des Herkunftsverfahrens,

4.

Namen und Anschriften der Parteien und Beteiligten,

5.

Art und Datum der Beendigung,

6.

Bemerkungen.

§ 15
Prozesskostenhilfe

¹Ein selbstständiger Antrag auf Gewährung von Prozesskostenhilfe ist unter dem Registerzeichen zu registrieren, unter dem das spätere Verfahren zu registrieren wäre. ²Geht das betreffende Verfahren gleichzeitig oder später ein, ist es nicht zusätzlich zu registrieren.

Abschnitt 2
Besonderer Teil

§ 16
Verfahren vor den Verwaltungsgerichten

(1) Als Verfahren vor den Verwaltungsgerichten sind unter den Registerzeichen der Anlage I.1 zu registrieren:

1.

Hauptverfahren, insbesondere

a)

Klagen,

b)

Hauptsacheverfahren in Personalvertretungssachen,

c)

Disziplinarklagen,

d)

berufsgerichtliche Hauptsacheverfahren,

2.

Verfahren zur Gewährung von vorläufigem oder einstweiligem Rechtsschutz, insbesondere

a)

nach §§ 80,80a oder nach § 123 VwGO,

b)

in Personalvertretungssachen,

c)

in Disziplinarsachen,

d)

in berufsgerichtlichen Verfahren,

3.

sonstige Verfahren nach § 18.

(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

Klägerin, Kläger, Antragstellerin oder Antragsteller,

b)

Beklagte, Beklagter, Antragsgegnerin oder Antragsgegner,

c)

weiterer Beteiligter,

4.

Verfahrensgegenstand,

5.

Datum und Art der Erledigung,

6.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

7.

Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.

§ 17
Verfahren vor dem Oberverwaltungsgericht/Verwaltungsgerichtshof

(1) Als Verfahren vor dem Oberverwaltungsgericht/Verwaltungsgerichtshof sind unter den Registerzeichen der Anlage I.1 zu registrieren:

1.

erstinstanzliche Hauptverfahren

a)

Klagen nach § 48 VwGO,

b)

Normenkontrollverfahren nach § 47 VwGO,

2.

Rechtsmittel gegen Entscheidungen der Verwaltungsgerichte in Hauptverfahren

a)

Berufungen,

b)

Anträge auf Zulassung der Berufung,

c)

Beschwerden gegen das Verfahren beendende Beschlüsse in Personalvertretungssachen, Disziplinar- oder berufsgerichtlichen Verfahren,

3.

Verfahren zur Gewährung von vorläufigem oder einstweiligem Rechtsschutz

a)

nach § 47 Absatz 6, nach §§ 80 bis 80b oder nach § 123 VwGO,

b)

in Personalvertretungssachen, Disziplinar- oder berufsgerichtlichen Verfahren sowie in erstinstanzlichen Eilverfahren,

4.

Rechtsmittel gegen Beschlüsse der Verwaltungsgerichte über die Gewährung von vorläufigem oder einstweiligem Rechtsschutz

a)

nach §§ 80, 80a oder nach § 123 VwGO,

b)

in Disziplinar- oder berufsgerichtlichen Verfahren,

c)

in Personalvertretungssachen,

5.

sonstige Verfahren nach § 18.

(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Gericht erster Instanz:

a)

Sitz,

b)

Aktenzeichen,

c)

Datum der Entscheidung,

4.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

Klägerin, Kläger, Antragstellerin, Antragsteller, Berufungsklägerin, Berufungskläger, Beschwerdeführerin oder Beschwerdeführer,

b)

Beklagte, Beklagter, Antragsgegnerin, Antragsgegner, Berufungsbeklagte, Berufungsbeklagter, Beschwerdeführerin oder Beschwerdegegner,

c)

weiterer Beteiligter,

5.

Verfahrensgegenstand,

6.

Datum und Art der Erledigung,

7.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

8.

Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.

§ 18
Sonstige Verfahren vor den Verwaltungsgerichten oder dem Oberverwaltungsgericht/Verwaltungsgerichtshof

(1) Als sonstige Verfahren sind bei den Verwaltungsgerichten oder dem Oberverwaltungsgericht/Verwaltungsgerichtshof unter den Registerzeichen der Anlage I.1 zu registrieren:

1.

Vollstreckungsverfahren,

2.

Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens, insbesondere

a)

Rechts- und Amtshilfeersuchen nach § 12,

b)

Beweissicherungsverfahren, zum Beispiel die Durchsuchung einer Wohnung,

c)

Ordnungsgelder gegen ehrenamtliche Richterinnen oder Richter nach §§ 33, 34 VwGO,

d)

Anträge ehrenamtlicher Richterinnen oder Richter auf gerichtliche Festsetzung der Entschädigung nach § 4 JVEG.

(2) Zusätzlich sind bei dem Oberverwaltungsgericht/Verwaltungsgerichtshof als sonstige Verfahren insbesondere zu registrieren:

1.

Beschwerden in Prozesskostenhilfesachen,

2.

sonstige Beschwerden gegen Beschlüsse,

3.

Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens, insbesondere

a)

Anträge ehrenamtlicher Richterinnen oder Richter auf Entscheidung über die Befreiung von der Übernahme des Amtes nach § 23 Absatz 2, § 24 Absatz 3, 4, § 34 VwGO,

b)

Amtsentbindungen ehrenamtlicher Richterinnen oder Richtern nach § 24 Absatz 3, § 34 VwGO,

c)

Abberufungen ehrenamtlicher Richterinnen oder Richter nach § 44b DRiG,

d)

gerichtliche Bestimmungen der Zuständigkeit nach § 53 VwGO,

e)

Ablehnungen von Gerichtspersonen nach § 54 Absatz 1 VwGO in Verbindung mit § 45 Absatz 3 ZPO,

f)

Wahlanfechtungen bei Präsidiumswahl nach § 4 VwGO in Verbindung mit § 21b Absatz 6 GVG,

4.

Entschädigungsklagen nach § 173 Satz 2 VwGO in Verbindung mit § 201 GVG mit dem Zusatz „EK“,

5.

Zwischenverfahren nach § 99 Absatz 2 VwGO; diese Verfahren sind auf dem Aktenumschlag besonders zu kennzeichnen.

(3) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

Klägerin, Kläger, Antragstellerin oder Antragsteller, ersuchende Stelle,

b)

Beklagte, Beklagter, Antragsgegnerin oder Antragsgegner,

c)

sonstiger Beteiligter,

4.

Verfahrensgegenstand,

5.

Datum und Art der Erledigung,

6.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

7.

Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.

Anlage I.1

Registerzeichen

Die Aktenzeichen der bei den Gerichten der Verwaltungsgerichtsbarkeit angesiedelten Berufsgerichte für Heilberufe sowie Architektinnen und Architekten werden aus der abgekürzten Bezeichnung des Gerichts, einem Kürzel für die Berufsrichtung und der fortlaufenden Nummer unter Beifügung der Jahreszahl des Jahrgangs wie folgt gebildet:

1.

Berufsgericht für Heilberufe z. B. BG-H 27/07

2.

Berufsgericht für Architektinnen und Architekten z. B. BG-A 27/07

3.

Landesberufsgericht für Heilberufe z. B. LBG-H 1027/07

4.

Landesberufsgericht für Architektinnen und Architekten z. B. LBG-A 1027/07

Anlage I.2

Zusatzzeichen

Dem Aktenzeichen sind nach § 2 Absatz 2 Satz 1 Nummer 5 folgende Zusatzzeichen für die nachfolgend genannten Verfahrensarten beizufügen:

Anlage II
(zu Ziffer I Nummer 2)

Aktenordnung
für die Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit
(Aktenordnung Sozialgerichtsbarkeit – AktO-SG)

Inhaltsübersicht

Abschnitt 1
Allgemeiner Teil

§ 1

Anwendungsbereich

§ 2

Aktenzeichen und Register

§ 3

Bildung der Akten

§ 4

Aktenarten

§ 5

Führung der Akten

§ 6

Fristen und Termine

§ 7

Verbindung und Trennung von Verfahren

§ 8

Rechtsmittel

§ 9

Rechtskraft der Entscheidung

§ 10

Weglegen der Akten

§ 11

Allgemeines Register

§ 12

Rechts- und Amtshilfe

§ 13

Rechtsantragstelle

§ 14

Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter

§ 15

Prozesskostenhilfe

Abschnitt 2
Besonderer Teil

§ 16

Verfahren vor den Sozialgerichten

§ 17

Verfahren vor dem Landessozialgericht

§ 18

Sonstige Verfahren vor den Sozialgerichten und dem Landessozialgericht

Anlage II.1

Registerzeichen

Anlage II.2

Zusatzzeichen

Abschnitt 1
Allgemeiner Teil

§ 1
Anwendungsbereich

(1) ¹Die Aktenordnung regelt die Bildung und Führung von Akten in Rechtssachen sowie die Führung der dazugehörigen Register. ²Die Regelungen gelten für Papierakten und für elektronische Akten. ³Sieht eine Rechtsvorschrift vor, dass Akten teilweise in Papier- und teilweise in elektronischer Form geführt werden können, gelten für den jeweiligen Teil die nachfolgenden Regelungen zur Papier- oder elektronischen Aktenführung. ⁴In diesem Fall sind in beiden Teilen der Akte gegenseitige Verweise aufzunehmen.

(2) Die Bildung und Führung von Akten in Personal- und Justizverwaltungsangelegenheiten richten sich, soweit nicht nachfolgend gesondert geregelt, nach den hierzu erlassenen Vorschriften.

(3) ¹Soweit die Aktenordnung Geschäftsvorgänge nicht behandelt, gelten für diese die von der zuständigen obersten Landesbehörde erlassenen besonderen Vorschriften. ²In allen anderen Fällen kann die Präsidentin oder der Präsident des Landessozialgerichts Anordnungen treffen. ³Hierüber ist die oberste Landesbehörde zu informieren.

§ 2
Aktenzeichen und Register

(1) ¹Jeder Geschäftsvorgang erhält ein Aktenzeichen, unter dem alle dazugehörigen Dokumente in Papier- oder elektronischer Form sowie sonstige Dateien und Unterlagen zu führen sind. ²Ein verfahrenseinleitendes Dokument ist bei Eingang auch dann nur einmal zu registrieren, wenn es mehrere Gegenstände oder Anträge umfasst. ³Zu einem Geschäftsvorgang gehören alle Anträge, Erklärungen, Handlungen und Entscheidungen, die ganz oder teilweise eine Angelegenheit betreffen mit der das Gericht befasst ist oder war, zum Beispiel betreffend

1.

Prozesskostenhilfe,

2.

Zwangs- und Ordnungsmittel mit Ausnahme der Ordnungsgelder nach § 18 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe h,

3.

Berichtigung und Ergänzung,

4.

Aufhebung und Abänderung,

5.

Rechtsbehelfe mit Ausnahme der nach § 18 Absatz 1 Nummer 2 und 5 zu registrierenden Verfahren,

6.

Rügen,

7.

Zwangsvollstreckung,

8.

Fortführung nach Aussetzung, Nichtbetrieb, Ruhen oder Unterbrechung,

9.

Fortführung nach Zurückverweisung, wenn derselbe Spruchkörper tätig wird,

10.

Kosten- und Vergütungsfestsetzung mit Ausnahme der Vergütungsfestsetzung für ehrenamtliche Richterinnen und Richter nach § 18 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe g,

11.

Rechtskraftzeugnisse und Vollstreckungsklauseln,

12.

Kostenansatz und Mitteilungen.

⁴Wird ein Verfahren innerhalb des Gerichts abgegeben oder wird nach Zurückverweisung ein anderer Spruchkörper tätig, erhält es ein neues Aktenzeichen. ⁵Obwohl Teil eines Geschäftsvorgangs erhält ein Verfahren ein neues Aktenzeichen, wenn¹

1.

die Hauptsache eingeht und ein vorangegangenes selbstständiges Prozesskostenhilfeverfahren länger als einen Monat durch Beschluss erledigt ist, ohne dass innerhalb dieser Frist ein neuer Antrag auf Prozesskostenhilfe gestellt oder Beschwerde gegen den ablehnenden Prozesskostenhilfebeschluss eingelegt wurde, oder eine innerhalb dieser Frist erhobene Beschwerde gegen den ablehnenden Prozesskostenhilfebeschluss länger als einen Monat erledigt ist,

2.

zu einem nach § 16 oder § 17 registrierten Verfahren eine Rüge nach § 178a SGG eingeht,

3.

es fortgesetzt wird, nachdem es

a)

bei Aussetzung oder Ruhen nicht innerhalb von sechs Monaten nach der Anordnung weiterbetrieben worden war,

b)

bei Unterbrechung nicht innerhalb von sechs Monaten nach Eintritt der Unterbrechung weiterbetrieben worden war, es sei denn, der Nichtbetrieb beruht auf einer Anfechtung eines Grund-, Zwischen- oder Teilurteils,

c)

sechs Monate nicht betrieben worden war, weil die ladungsfähige Anschrift eines Beteiligten nicht mehr feststellbar war, deshalb eine Aufforderung im Sinne des § 102 Absatz 2 Satz 1 SGG nicht erfolgen konnte und der Verfahrensgegner zugestimmt hat,

4.

es nach Zurückverweisung aus der Rechtsmittelinstanz durch denselben Spruchkörper fortgeführt wird,

5.

es durch Anfechtung einer verfahrensbeendenden Erklärung fortgesetzt wird,

6.

eine Untätigkeitsklage nach Erlass des Bescheids oder Widerspruchsbescheids geändert wird (§ 99 Absatz 1, § 131 Absatz 1 Satz 3 SGG),

7.

ein Beschwerdeverfahren nach § 145 SGG nach Zulassung der Berufung als Berufungsverfahren weitergeführt wird sowie

8.

es nach Erlass eines Vorbehaltsurteils (§ 202 SGG in Verbindung mit § 302 ZPO) im Nachverfahren weiterbetrieben wird.

(2) ¹Das Aktenzeichen wird gebildet aus:

1.

dem Kennzeichen des Gerichts („S“ für Sozialgericht, „L“ für Landessozialgericht),

2.

der Abteilungsbezeichnung, soweit mehrere Abteilungen der Geschäftsstelle bestehen, oder der Nummer des nach Geschäftsverteilungsplan zuständigen Spruchkörpers, der Güterichterin oder des Güterichters,

3.

dem Registerzeichen nach Anlage II.1,

4.

der fortlaufenden Nummer der jahrgangsweisen Registrierung, davon getrennt durch einen Schrägstrich,

5.

den beiden Endziffern des Jahres, in dem der Geschäftsvorgang angefallen ist, zum Beispiel der Eingang der Klage, des Antrags oder des Rechtsmittels,

6.

gegebenenfalls weiteren in Anlage II.2 definierten Zusatzzeichen,

7.

bei Entschädigungsklagen nach § 202 Satz 2 SGG in Verbindung mit § 201 GVG dem Registerzeichen aus Anlage II.1 als weiteres Zusatzzeichen.

²Das Aktenzeichen dient auch als Geschäftsnummer.

(3) ¹Die Verfahren werden durch die von der zuständigen obersten Landesbehörde zugelassenen Programme registriert. ²Diese Programme gewährleisten die Nutzung der nach den nachfolgenden Bestimmungen zu registrierenden Daten zur Akten- und Verfahrensführung. ³Diese Daten sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

§ 3
Bildung der Akten

(1) ¹Dokumente, die zum selben Geschäftsvorgang gehören, sind zu einer Akte zusammenzufassen. ²Nur soweit in dieser Aktenordnung bestimmt, können auch Dokumente unterschiedlicher Angelegenheiten in einer Akte gesammelt werden (Sammelakte).

(2) ¹Papierakten erhalten einen Aktenumschlag. ²Auf diesem oder einem Aktenvorblatt sind insbesondere zu vermerken:

1.

das Gericht,

2.

das Aktenzeichen,

3.

die Angelegenheit, zum Beispiel durch die Bezeichnung der Parteien und Beteiligten sowie deren Vertreter,

4.

die von der Vernichtung der Akte auszuschließenden Dokumente,

5.

weitere Angaben, die sich aus den nachfolgenden und gesonderten Bestimmungen ergeben.

³Bei elektronischen Akten ist sicherzustellen, dass diese Angaben auf andere Weise deutlich erkennbar sind. ⁴Auf Anordnung des Spruchkörpers oder dessen Vorsitzende oder Vorsitzenden sind die Angaben um eine Aufstellung der Aktenzeichen aller weiteren anhängigen und abgeschlossenen Verfahren der Klägerin, des Klägers, der Antragstellerin oder des Antragstellers bei dem Gericht zu ergänzen. ⁵Die Angaben und Vermerke sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

(3) ¹Für die Reihenfolge der Dokumente in der Akte ist der Zeitpunkt des Eingangs maßgeblich. ²Dokumente, die vorab bereits als Fax eingegangen sind, sind grundsätzlich dem entsprechenden Fax zuzuordnen. ³Prüf- oder Transfervermerke und gegebenenfalls Signaturprüfprotokolle sind dem Dokument zuzuordnen, auf das sie sich beziehen. ⁴Zustellungsdokumente sind dem zugrundeliegenden Dokument zuzuordnen. ⁵Eine Zuordnung kann durch unmittelbares Nachheften, Unterstrukturieren oder gegenseitiges Verweisen gewährleistet werden. ⁶Wenn Zustelldokumente in großer Zahl anfallen, können sie in einem zusätzlichen Heft zusammengefasst werden. ⁷Darauf ist auf dem Aktenumschlag und dem zugrundeliegenden Dokument hinzuweisen.

(4) ¹Die Seiten einer elektronischen Akte sind fortlaufend zu nummerieren. ²Die Blätter einer Papierakte sind mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen und grundsätzlich zu heften. ³Bei einer Papierakte soll bei mehr als 200 Blättern ein neuer Band angelegt werden. ⁴Die Blattzahlen eines weiteren Bandes können neu beginnend vergeben werden. ⁵Das Anlegen eines weiteren Bandes ist auf dem Aktenumschlag des geschlossenen Bandes zu vermerken. ⁶Die Bände sind fortlaufend zu nummerieren.

(5) ¹Bei Papierakten mit regelmäßig geringer Anzahl an Dokumenten kann auf Heftung, Nummerierung und einen Aktenumschlag verzichtet werden (Blattsammlungen). ²Vor Versendung sind diese zu heften und zu nummerieren.

(6) ¹Die Behandlung der den Kostenansatz betreffenden Dokumente richtet sich nach der VwV Kostenverfügung vom 26. Mai 2014 (SächsJMBl. S. 41), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 21. September 2023 (SächsJMBl. S. 217) geändert worden ist, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 9. Dezember 2021 (SächsABl. SDr. S. S 199), in der jeweils geltenden Fassung. ²Die Behandlung der die Prozesskostenhilfe betreffenden Dokumente richtet sich nach der VwV DB-PKH vom 8. März 2010 (SächsJMBl. S. 40), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 6. Juli 2021 (SächsJMBl. S. 40) geändert worden ist, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 9. Dezember 2021 (SächsABl. SDr. S. S 199), in der jeweils geltenden Fassung.

(7) ¹Dokumente und sonstige Unterlagen, die später zurückzugeben sind oder sich zur Zusammenfassung nicht eignen, sind in geeigneter Form zu verwahren. ²Eine Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorgang und Bezugsdokument ist zu gewährleisten. ³Die Verwahrung außerhalb der Akte und eine Rückgabe sind sowohl in der Akte als auch auf dem Aktenumschlag zu vermerken. ⁴Einzelheiten zur Verwahrung regeln die hierzu getroffenen Bestimmungen.

(8) ¹Bei Dokumenten und sonstigen Unterlagen, die nicht der unbeschränkten Akteneinsicht unterliegen, ist von Beginn an zu gewährleisten, dass sie bei Gewährung der Akteneinsicht ohne weiteres vom übrigen Aktenbestand trennbar sind. ²Dies kann durch das Anlegen eines zusätzlichen Hefts erfolgen.

(9) Eingegangene Dokumente, die für die elektronische Aktenbearbeitung ersetzend eingescannt worden sind, sind unter Berücksichtigung der entsprechenden Dienstanweisungen strukturiert nach Übertragungsdatum abzulegen oder, sofern sie rückgabepflichtig sind, nach Absatz 7 zu verwahren.

(10) ¹Um die spätere Aussonderung der Papierakte zu erleichtern, kann die Gerichtsleitung bestimmen, dass die von der Vernichtung auszunehmenden und länger aufzubewahrenden Dokumente und sonstigen Unterlagen bereits von ihrem Entstehen an von der chronologischen Aktenheftung ausgenommen werden. ²Sie sind in ein gesondertes Heft bei der Akte oder zu einer Sammelakte zu nehmen. ³Anstelle dieser Originaldokumente und sonstigen Unterlagen ist eine als solche gekennzeichnete Abschrift zur Akte zu nehmen.

§ 4
Aktenarten

(1) ¹Eine Akte besteht aus einer Hauptakte und bei Bedarf aus zusätzlichen Heften. ²Hefte können zum Beispiel für Dokumente über die Kostenbehandlung oder die Zustellung angelegt werden. ³Die Seiten oder Blätter eines Heftes sind neu beginnend zu nummerieren. ⁴Das Anlegen von Heften ist auf dem Aktenumschlag zu vermerken.

(2) ¹Bei Papierakten wird auf Anordnung ein Doppel der Akte angelegt, wenn ein Gericht höherer Instanz über ein Rechtsmittel zu entscheiden hat und das Verfahren im Übrigen in der unteren Instanz fortgesetzt wird. ²Dem Aktenzeichen der Doppelakte wird auf dem Aktenumschlag eine „II“ nachgestellt. ³Sobald einer der Teile des Verfahrens beendet ist, wird für diesen die getrennte Aktenführung beendet. ⁴Die Doppelakte ist der Akte geschlossen beizufügen.

(3) ¹Der Verlust von Akten, Heften oder anderen Aktenteilen ist der Gerichtsleitung anzuzeigen. ²Nach Anordnung der Gerichtsleitung oder der für die Sachentscheidung zuständigen Person ist eine Ersatzakte anzulegen. ³Die Ersatzakte ist auf dem Aktenumschlag als solche kenntlich zu machen. ⁴Bei Wiederauffinden ist die Gerichtsleitung zu informieren. ⁵Die seit dem Abhandenkommen entstandenen Dokumente werden aus der Ersatzakte in die Akte übernommen und die Seiten- oder Blattzahlen berichtigt. ⁶Der verbliebene Teil der Ersatzakte ist der Akte geschlossen beizufügen.

(4) Wird einer Akte für längere Zeit eine andere Akte oder ein anderes Heft beigefügt (Beiakte), ist dies sowie die spätere Rückgabe der Beiakte in Papierform auf den Umschlägen der Akten und Hefte zu vermerken.

§ 5
Führung der Akten

(1) ¹Akten sind geordnet zu führen. ²Eingehende Dokumente sind unverzüglich zur Akte zu nehmen. ³Wird ein Dokument aus der Akte entfernt, ist stattdessen ein Fehlblatt einzufügen, auf dem das entnommene Dokument und der Grund der Entnahme zu vermerken sind. ⁴Die Geschäftsstelle muss den Verbleib der Akten sowie von Dokumenten, die noch nicht zur Akte genommen werden können, jederzeit durch eine im IT-System enthaltene Funktion oder in sonstiger geeigneter Weise feststellen können.

(2) Die Führung der Akte obliegt dem Gericht der ersten Instanz, soweit nicht nachfolgend abweichend geregelt.

(3) ¹Verwaltungsvorgänge, insbesondere solche, die in einer Dienstaufsichtssache anfallen, dürfen nicht zu den Verfahrensakten der Rechtssache genommen werden. ²Dies gilt nicht für Akteneinsichtsgesuche.

(4) ¹Werden Papierakten versandt, ist eine Vorlagefrist zu notieren. ²Bei Bedarf ist ein Kontrollblatt mit Angabe der Sache, des Grundes der Versendung sowie des Empfängers anzulegen. ³Nicht weiterzuleitende Dokumente sind mit dem Kontrollblatt in eine Blatthülle (Retent) zu nehmen. ⁴Nach Rückkehr der Akte ist das Retent aufzulösen. ⁵Die darin befindlichen Dokumente sind zur Akte zu nehmen.

(5) ¹Die endgültige Abgabe von Akten an eine andere Abteilung, einen anderen Spruchkörper oder ein anderes Gericht wird durch einen entsprechenden Vermerk im IT-System nachgewiesen. ²Gleiches gilt für die Verbindung von Verfahren, soweit sie nicht mehr unter dem Aktenzeichen ihrer Registrierung geführt und wenn Vorgänge zwar neu registriert, aber bereits bestehenden Akten hinzugefügt werden.

(6) ¹Dokumente, die im Rahmen der endgültigen Abgabe von Akten an ein anderes Gericht anfallen, zum Beispiel Einlieferungsbeleg oder Empfangsbekenntnis, sind zu Sammelakten zu nehmen. ²Die Sammelakten werden in Jahresheften geführt und drei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres weggelegt.

(7) ¹Papierakten befinden sich grundsätzlich in der Geschäftsstelle, soweit keine besondere Anordnung getroffen worden ist. ²Akten und Aktenbestandteile dürfen nur zur Bearbeitung aus der Geschäftsstelle entfernt werden. ³Dies soll nur mit ihrem Wissen erfolgen. ⁴Anderenfalls ist sie unverzüglich zu informieren.

§ 6
Fristen und Termine

(1) ¹Sämtliche angeordnete oder von Amts wegen zu beachtende Fristen sind elektronisch in geeigneter Weise mit folgenden Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Bezeichnung der Angelegenheit,

3.

Datum des Fristablaufs,

4.

Bearbeiterin oder Bearbeiter, soweit nicht anhand des Aktenzeichens ersichtlich,

5.

zusätzliche Bemerkungen, zum Beispiel Grund der Vorlage.

²Auf Anordnung der Gerichtsleitung kann die Kontrolle von Fristen in Papierakten auch in sonstiger Weise geführt werden, zum Beispiel durch Fristenfächer oder Hängeregistraturen.

(2) ¹Termine sind mit Datum, Uhrzeit und Ort elektronisch in einer Weise zu vermerken, die die Erstellung eines Verzeichnisses nach Absatz 3 ermöglicht.

(3) ¹Für jeden Sitzungstag ist ein Verzeichnis der Termine vor Beginn des ersten Termins an dem Eingang zum Sitzungszimmer und gegebenenfalls an der zentralen Informationstafel anzuzeigen. ²In das Terminverzeichnis sind aufzunehmen:

1.

das Gericht,

2.

das Datum,

3.

der Ort, zum Beispiel Saal- oder Raumnummer,

4.

die Namen der oder des Vorsitzenden und der mitwirkenden Richterinnen oder Richter einschließlich der ehrenamtlichen Richterinnen oder Richter, sofern die oder der Vorsitzende nichts anderes anordnet,

5.

die Uhrzeit,

6.

das Aktenzeichen,

7.

die Namen der Verfahrensbeteiligten, gegebenenfalls als Kurzbezeichnung.

(4) ¹Nach Abschluss einer Sitzung ist deren Ergebnis zu vermerken. ²Bei Verkündung eines Urteils oder eines Beschlusses ist auch das Datum des Eingangs des vollständig abgefassten Urteils oder Beschlusses in der Geschäftsstelle zu vermerken.

§ 7
Verbindung und Abtrennung von Verfahren

(1) ¹Werden Verfahren zur gemeinsamen Verhandlung und Entscheidung verbunden, sind nur die Akten des führenden Verfahrens weiterzuführen. ²Ist das führende Verfahren nicht ausdrücklich bestimmt, ist das älteste der Verfahren führend. ³Die Akten des durch Verbindung als erledigt geltenden Verfahrens werden mit einer Abschrift des Verbindungsbeschlusses geschlossen der Akte des führenden Verfahrens beigefügt. ⁴Die Verbindung ist auf den Aktenumschlägen zu vermerken.

(2) ¹Für ein abgetrenntes Verfahren ist ein neues Aktenzeichen zu vergeben. ²Die Akte beginnt mit einer beglaubigten Abschrift oder der elektronischen Vervielfältigung des Abtrennungsbeschlusses. ³Auf Anordnung können Dokumente des Ursprungsverfahrens in die neue Akte übernommen werden. ⁴Die Abtrennung ist auf den Aktenumschlägen zu vermerken.

§ 8
Rechtsmittel

(1) ¹In der Rechtsmittelinstanz wird ein neues Aktenzeichen vergeben. ²Ein Rechtsmittel ist nicht erneut zu registrieren, wenn gegen die angefochtene Entscheidung bereits ein Rechtsmittel anhängig ist. ³Für Dokumente, die in dieser Instanz anfallen, wird ein neuer Band zur erstinstanzlichen Akte (Rechtsmittelband) angelegt. ⁴Der Rechtsmittelband muss neu beginnend nummeriert werden. ⁵Bei Papierakten können die Dokumente auch in den Band der erstinstanzlichen Akte aufgenommen werden.

(2) ¹Ab Eingang der Akte bis Beendigung in der Instanz obliegt die Aktenführung dem Rechtsmittelgericht. ²Bei der elektronischen Akte ist die Aktenführung auf den Rechtsmittelband beschränkt.

(3) Auf dem Aktenumschlag sowie auf jeder Entscheidung in der Rechtsmittelinstanz sind die Aktenzeichen aller Instanzen anzugeben.

(4) ¹Nach Erledigung in der Rechtsmittelinstanz ist die Akte an die vorherige Instanz zurückzusenden. ²Bei elektronischer Aktenführung kann von einer Übermittlung von Dokumenten abgesehen werden, wenn diese bereits in dem von der vorherigen Instanz an die Rechtsmittelinstanz übermittelten Teil der Akte enthalten waren.

(5) In der Rechtsmittelinstanz zurückzubehaltende Dokumente sind zu Sammelakten zu nehmen.

§ 9
Rechtskraft der Entscheidung

¹Ist die Rechtskraft einer Entscheidung zu bescheinigen, hat die zuständige Urkundsbeamtin oder der zuständige Urkundsbeamte der Geschäftsstelle neben der Erteilung der Rechtskraftbescheinigung die Entscheidung mit einem Vermerk über die Rechtskraft zu verbinden. ²In der Papierakte ist der Vermerk „Rechtskräftig“ am Kopf der Urschrift der Entscheidung anzubringen. ³Name, Amtsbezeichnung und Datum sind beizufügen.

§ 10
Weglegen der Akten

(1) ¹Sobald die Angelegenheit beendet ist, ist das Weglegen der Akte anzuordnen. ²Eine Angelegenheit ist beendet, wenn

1.

alle Anträge erledigt und die von Amts wegen zu treffenden Entscheidungen ergangen sind oder

2.

bei Entschädigungsklagen nach § 202 Satz 2 SGG in Verbindung mit § 201 GVG die Prozesskosten nicht binnen sechs Monaten nach Anforderung gezahlt worden sind

und die von Amts wegen vorzunehmenden Tätigkeiten, zum Beispiel statistischer und kostenrechtlicher Abschluss, erledigt sind.

(2) Vor dem Weglegen ist auf dem Aktenumschlag ein Vermerk anzubringen:

1.

über den kostenrechtlichen Abschluss der Angelegenheit (§ 3 Absatz 5 der Anlage zur VwV Kostenverfügung),

2.

über das Jahr der Anordnung des Weglegens und den Ablauf der Aufbewahrungsfristen,

3.

über die Archivwürdigkeit nach den hierzu erlassenen Bestimmungen,

4.

soweit hierzu gesonderte Bestimmungen erlassen sind, über die Eignung für Ausbildungs- und Prüfungszwecke.

(3) Beiakten in Papierform sowie rückgabepflichtige Dokumente und Unterlagen sind nach rechtskräftigem Abschluss oder sonstiger Beendigung des Verfahrens zurückzugeben.

§ 11
Allgemeines Register

(1) ¹Unter dem Registerzeichen „AR“ sind insbesondere zu registrieren:

1.

Eingänge, bei denen zweifelhaft ist, ob sie zu bereits bestehenden oder noch anzulegenden Akten zu nehmen oder unter welchem Registerzeichen sie zu registrieren sind,

2.

Dokumente, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abzugeben sind,

3.

Mitteilungen von anderen Abteilungen, Gerichten und Behörden, bei denen zweifelhaft ist, ob sie zu Maßnahmen Anlass geben,

4.

Schutzschriften.

²Die Führung von thematisch geordneten Sammelakten nach § 3 Absatz 1 Satz 2 ist zulässig. ³Für Mitteilungen nach Nummer 3 kann auf eine Registrierung verzichtet werden, soweit die Sammelakte alphabetisch geführt wird. ⁴Die Sammelakten nach Satz 2 und 3 werden in Jahresheften geführt und drei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres weggelegt.

(2) ¹Wird für eine unter „AR“ registrierte Sache ein anderes Registerzeichen vergeben, wird die Sache ausschließlich unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt und zu bestehenden oder anzulegenden Akten genommen. ²Das neue Aktenzeichen ist im Allgemeinen Register zu vermerken.

(3) Im Allgemeinen Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Beteiligten sowie deren Anschrift,

4.

Bezeichnung der Angelegenheit,

5.

Verbleib oder späteres Aktenzeichen,

6.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

7.

Bemerkungen.

§ 12
Rechts- und Amtshilfe

(1) Rechts- und Amtshilfeersuchen, zum Beispiel nach § 22 SGB X, werden als sonstiges Verfahren mit dem Registerzeichen „SF“ und dem Zusatzzeichen „RH“ registriert.

(2) ¹Eine Kopie des Ersuchens und der Übersendungsverfügung sowie aus besonderen Gründen zurückzubehaltende Dokumente sind zu den von dem ersuchten Gericht anzulegenden Akten zu nehmen. ²Vom Anlegen einer Akte kann abgesehen werden, wenn das Ersuchen von einem deutschen Gericht oder einer deutschen Justizbehörde mit der dortigen Papierakte übersandt wird.

(3) Die bei der Durchführung eines inländischen Rechts- oder Amtshilfeersuchens entstandenen Dokumente sind mit den übersandten Akten oder Dokumenten an das ersuchende Gericht, die ersuchende Behörde oder ein weiteres um Rechtshilfe ersuchtes Gericht zu übermitteln.

§ 13
Rechtsantragstelle

(1) ¹Sofern das entsprechende Verfahren nicht bereits anhängig ist, können Anträge und Erklärungen zu Protokoll der Geschäftsstelle unter dem Registerzeichen „RAST“ registriert werden. ²Dies gilt nicht für Anträge und Erklärungen, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abzugeben sind. ³Insoweit gilt § 11.

(2) ¹Wird für einen unter „RAST“ registrierten Geschäftsvorgang ein anderes Registerzeichen vergeben, wird dieser ausschließlich unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt. ²Das neue Aktenzeichen ist im Register zu vermerken.

(3) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum der Protokollierung,

3.

Vor- und Familienname der erschienenen Person sowie deren Anschrift,

4.

Bezeichnung der Angelegenheit,

5.

Verbleib oder späteres Aktenzeichen,

6.

Bemerkungen.

§ 14
Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter

(1) ¹Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter nach § 202 Satz 1 SGG in Verbindung mit § 278 Absatz 5 ZPO sind unter dem Registerzeichen „SF“ mit dem Zusatz „GR“ zu registrieren. ²Für die Jahreszahl nach § 2 Absatz 2 Nummer 5 ist das Datum des Eingangs bei der Güterichterin oder bei dem Güterichter maßgeblich.

(2) ¹In den Registern und auf den Aktenumschlägen des Herkunftsverfahrens und des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter wird jeweils das Aktenzeichen des anderen Verfahrens vermerkt. ²Auf Protokollen und Vereinbarungen sind unter dem Aktenzeichen des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter auch das Gericht und das Aktenzeichen des Herkunftsverfahrens anzugeben.

(3) ¹Die Akte des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter ist bis zu dessen Abschluss getrennt vom Herkunftsverfahren und ohne Einsichtsmöglichkeit für Dritte zu führen. ²Dokumente sowie sonstige Dateien und Unterlagen, die im Rahmen eines Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter von den Parteien, Beteiligten, der Güterichterin oder dem Güterichter als vertraulich bezeichnet werden oder die später zurückzugeben sind, werden nach § 3 Absatz 7 behandelt.

(4) ¹Nach Abschluss des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter sind Art und Datum der Beendigung sowie die für die Kostenberechnung erforderlichen Angaben zum Herkunftsverfahren mitzuteilen. ²Die als vertraulich bezeichneten Dokumente sowie sonstige Dateien und Unterlagen sind an die Einsenderin oder den Einsender zurückzugeben, zu vernichten, oder zu löschen, es sei denn, die Parteien oder Beteiligten haben eine andere Vereinbarung getroffen. ³Die Akte mit den verbliebenen Dokumenten und sonstigen Unterlagen ist als Heft zum Herkunftsverfahren zu nehmen.

(5) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs bei der Güterichterin oder bei dem Güterichter,

3.

Gericht und Aktenzeichen des Herkunftsverfahrens,

4.

Namen und Anschriften der Parteien und Beteiligten,

5.

Art und Datum der Beendigung,

6.

Bemerkungen.

§ 15
Prozesskostenhilfe

¹Ein selbstständiger Antrag auf Gewährung von Prozesskostenhilfe ist mit dem Zusatzzeichen „PKH“ unter dem Registerzeichen zu registrieren, unter dem das spätere Verfahren zu registrieren wäre. ²Geht das betreffende Verfahren gleichzeitig oder später ein, ist es nicht zusätzlich zu registrieren.

Abschnitt 2
Besonderer Teil

§ 16
Verfahren vor den Sozialgerichten

(1) Als Verfahren vor den Sozialgerichten sind unter den Registerzeichen der Anlage II.1 und gegebenenfalls mit Zusatzzeichen der Anlage II.2 zu registrieren:

1.

Klagen,

2.

Verfahren zur Gewährung von einstweiligem Rechtsschutz nach § 86b SGG,

3.

sonstige Verfahren nach § 18.

(2) ¹Ein Verfahren ist erneut zu registrieren, wenn das Sachgebiet nachträglich geändert wird. ²In diesem Fall ist auf das jeweils andere Verfahren zu verweisen.

(3) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

Klägerin, Kläger, Antragstellerin oder Antragsteller,

b)

Beklagte, Beklagter, Antragsgegnerin oder Antragsgegner,

c)

weiterer Beteiligter,

4.

Datum und Art der Erledigung,

5.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

6.

Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.

§ 17
Verfahren vor dem Landessozialgericht

(1) Als Verfahren vor dem Landessozialgericht sind unter den Registerzeichen der Anlage II.1 und gegebenenfalls mit Zusatzzeichen der Anlage II.2 zu registrieren:

1.

erstinstanzliche Klagen nach § 29 Absatz 2 bis 4 SGG,

2.

Anträge auf Gewährung von einstweiligem Rechtsschutz nach § 55a Absatz 6 oder § 86b SGG,

3.

Berufungen,

4.

Beschwerden gegen Entscheidungen über Gewährung von einstweiligem Rechtsschutz,

5.

Beschwerden gegen die Nichtzulassung der Berufung,

6.

sonstige Beschwerden,

7.

sonstige Verfahren nach § 18.

(2) ¹Ein Verfahren ist erneut zu registrieren, wenn das Sachgebiet nachträglich geändert wird. ²In diesem Fall ist auf das jeweils andere Verfahren zu verweisen.

(3) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Gericht erster Instanz:

a)

Sitz

b)

Aktenzeichen

c)

Datum der Entscheidung

4.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

Klägerin, Kläger, Antragstellerin, Antragsteller, Berufungsklägerin, Berufungskläger, Beschwerdeführerin oder Beschwerdeführer,

b)

Beklagte, Beklagter, Antragsgegnerin, Antragsgegner, Berufungsbeklagte, Berufungsbeklagter, Beschwerdeführerin oder Beschwerdegegner,

c)

weiterer Beteiligter,

5.

Datum und Art der Erledigung,

6.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

7.

Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.

§ 18
Sonstige Verfahren vor den Sozialgerichten und dem Landessozialgericht

(1) Als sonstige Verfahren sind bei den Sozialgerichten und dem Landessozialgericht unter dem Registerzeichen „SF“ und gegebenenfalls Zusatzzeichen nach Anlage II.2 zu registrieren:

1.

Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens, insbesondere

a)

Ablehnungen von Gerichtspersonen nach § 60 Absatz 1 SGG,

b)

Anträge auf Entscheidung bei Ablehnung von Rechtshilfe nach § 5 Absatz 3 SGG in Verbindung mit § 159 GVG,

c)

Beweissicherungsverfahren außerhalb eines anhängigen Verfahrens,

d)

Anträge auf Entscheidung über die Berechtigung zur Ablehnung des Amtes von ehrenamtlichen Richterinnen oder Richtern und ihre Entlassung aus dem Amt nach § 18 Absatz 4, § 35 SGG,

e)

Amtsentbindungen und -enthebungen von ehrenamtlichen Richterinnen oder Richtern nach den § 22 Absatz 2, § 35 SGG,

f)

Abberufungen ehrenamtlicher Richterinnen oder Richter nach § 44b DRiG,

g)

Anträge ehrenamtlicher Richterinnen oder Richter auf gerichtliche Festsetzung der Entschädigung nach § 4 JVEG,

h)

Ordnungsgelder gegen ehrenamtliche Richterinnen oder Richter nach §§ 21, 35 SGG,

i)

Wahlanfechtungen bei Präsidiumswahl nach § 6 SGG in Verbindung mit § 21b Absatz 6 GVG,

2.

Angelegenheiten nach §§ 178, 189 SGG,

3.

gerichtliche Bestimmungen der Zuständigkeit nach § 58 SGG,

4.

Entschädigungsklagen nach § 202 Satz 2 SGG in Verbindung mit § 201 GVG,

5.

Kostensachen, soweit sie der Richterin oder dem Richter zur Entscheidung vorgelegt werden, mit Ausnahme der gerichtlichen Entscheidungen nach § 73a Absatz 8 SGG:

a)

Erinnerung gegen den Kostenansatz (§ 66 GKG) auch wenn damit die Nichterhebung von Kosten wegen unrichtiger Sachbehandlung (§ 21 Absatz 2 Satz 1 GKG) begehrt wird,

b)

Erinnerungen gegen den Kostenfestsetzungsbeschluss (§ 197 Absatz 2 SGG),

c)

Erinnerungen gegen eine Festsetzung der Vergütung einer Prozessvertreterin oder eines Prozessvertreters (§ 11 Absatz 3 RVG in Verbindung mit § 197 Absatz 2 SGG) und

d)

Erinnerungen nach § 56 RVG gegen eine Festsetzung der Vergütung der oder des im Wege der Prozesskostenhilfe beigeordneten Rechtsanwältin oder Rechtsanwalts oder sonstigen Bevollmächtigten nach § 73a Absatz 1 Satz 3 SGG aus der Landeskasse,

6.

Angelegenheiten nach § 81a und § 81b SGB X.

(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen

2.

Datum des Eingangs

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

Klägerin, Kläger, Antragstellerin, Antragsteller, Erinnerungsführerin oder Erinnerungsführer, ersuchende Stelle,

b)

Beklagte, Beklagter, Antragsgegnerin, Antragsgegner, Erinnerungsgegnerin oder Erinnerungsgegner,

c)

sonstiger Beteiligter,

4.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

5.

Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.

Anlage II.1

Registerzeichen

Im Einvernehmen mit der obersten Landesbehörde kann die Präsidentin oder der Präsident des Landessozialgerichts darüber hinaus die Verwendung der folgenden weiteren Registerzeichen anordnen:

Anlage II.2

Zusatzzeichen

Bestimmte Geschäftsvorgänge sind nach Maßgabe dieser Anlage mit Zusatzzeichen zu kennzeichnen, die den das Jahr bezeichnenden Zahlen im Aktenzeichen folgen.

Sind mehrere Zusatzzeichen zu verwenden, so gilt die Reihenfolge dieser Anlage.

Hinweis: Andere nach der SG-Statistik zu erfassende sonstige Verfahren, für die kein Zusatzzeichen vorgesehen ist, werden ohne ein solches erfasst. Im Einvernehmen mit der obersten Landesbehörde kann die Präsidentin oder der Präsident des Landessozialgerichts hierfür die Verwendung weiterer Zusatzzeichen anordnen.

Anlage III
(zu Ziffer I Nummer 3)

Aktenordnung
für die Gerichte der Arbeitsgerichtsbarkeit
(Aktenordnung Arbeitsgerichtsbarkeit – AktO-ArbG)

Inhaltsübersicht

Abschnitt 1
Allgemeiner Teil

§ 1

Anwendungsbereich

§ 2

Aktenzeichen und Register

§ 3

Bildung der Akten

§ 4

Aktenarten

§ 5

Führung der Akten

§ 6

Fristen und Termine

§ 7

Verbindung und Trennung von Verfahren

§ 8

Rechtsmittel

§ 9

Rechtskraft der Entscheidung

§ 10

Weglegen der Akten

§ 11

Allgemeines Register

§ 12

Rechts- und Amtshilfe

§ 13

Rechtsantragsstelle

§ 14

Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter

§ 15

Prozesskostenhilfe

Abschnitt 2
Besonderer Teil

§ 16

Niedergelegte Schiedssprüche und schiedsrichterliche Vergleiche

§ 17

Mahnsachen

§ 18

Urteilsverfahren vor dem Arbeitsgericht

§ 19

Klagen und Berufungsverfahren vor den Landesarbeitsgerichten

§ 20

Beschlussverfahren vor den Arbeitsgerichten

§ 21

Beschlussverfahren vor den Landesarbeitsgerichten

§ 22

Beschwerdeverfahren vor den Landesarbeitsgerichten

Anlage III.1

Registerzeichen der Arbeitsgerichte und der Landesarbeitsgerichte

Anlage III.2

Zusatzzeichen

Abschnitt 1
Allgemeiner Teil

§ 1
Anwendungsbereich

(1) ¹Die Aktenordnung regelt die Bildung und Führung von Akten in Rechtssachen sowie die Führung der dazugehörigen Register. ²Die Regelungen gelten für Papierakten und für elektronische Akten. ³Sieht eine Rechtsvorschrift vor, dass Akten teilweise in Papier- und teilweise in elektronischer Form geführt werden können, gelten für den jeweiligen Teil die nachfolgenden Regelungen zur Papier- oder elektronischen Aktenführung. ⁴In diesem Fall sind in beiden Teilen der Akte gegenseitige Verweise aufzunehmen.

(2) Die Bildung und Führung von Akten in Personal- und Justizverwaltungsangelegenheiten richten sich, soweit nicht nachfolgend gesondert geregelt, nach den hierzu erlassenen Vorschriften.

(3) ¹Soweit die Aktenordnung Geschäftsvorgänge nicht behandelt, gelten für diese die von der zuständigen obersten Landesbehörde erlassenen besonderen Vorschriften. ²In allen anderen Fällen kann die Präsidentin oder der Präsident des Landesarbeitsgerichts Anordnungen treffen. ³Hierüber ist die oberste Landesbehörde zu informieren.

§ 2
Aktenzeichen und Register

(1) ¹Jeder Geschäftsvorgang erhält ein Aktenzeichen, unter dem alle dazugehörigen Dokumente in Papier- oder elektronischer Form sowie sonstige Dateien und Unterlagen zu führen sind. ²Ein verfahrenseinleitendes Dokument ist bei Eingang auch dann nur einmal zu registrieren, wenn es mehrere Gegenstände oder Anträge umfasst. ³Zu einem Geschäftsvorgang gehören alle Anträge, Erklärungen, Handlungen und Entscheidungen, die ganz oder teilweise eine Angelegenheit betreffen, mit der das Gericht befasst ist oder war, zum Beispiel betreffend

1.

Prozesskostenhilfe,

2.

Zwangs- und Ordnungsmittel,

3.

Berichtigung und Ergänzung,

4.

Aufhebung und Abänderung,

5.

Rechtsbehelfe,

6.

Rügen,

7.

Zwangsvollstreckung,

8.

Fortführung nach Aussetzung, Nichtbetrieb, Ruhen oder Unterbrechung,

9.

Fortführung nach Zurückverweisung, wenn derselbe Spruchkörper tätig wird,

10.

Kosten- und Vergütungsfestsetzung,

11.

Rechtskraftzeugnisse und Vollstreckungsklauseln,

12.

Kostenansatz und Mitteilungen,

13.

Ablehnung von Gerichtspersonen, soweit nicht bei Beschlussunfähigkeit des Arbeitsgerichts das Landesarbeitsgericht nach § 49 Absatz 2 ArbGG zu entscheiden hat.

⁴Wird ein Verfahren innerhalb des Gerichts abgegeben oder wird nach Zurückverweisung ein anderer Spruchkörper tätig, erhält es ein neues Aktenzeichen.

(2) ¹Das Aktenzeichen wird gebildet aus:

1.

der Abteilungsbezeichnung, soweit mehrere Abteilungen der Geschäftsstelle bestehen, oder der Nummer des nach Geschäftsverteilungsplan zuständigen Spruchkörpers oder der Güterichterin oder des Güterichters,

2.

dem Registerzeichen nach Anlage III.1,

3.

der fortlaufenden Nummer der jahrgangsweisen Registrierung, davon getrennt durch einen Schrägstrich

4.

den beiden Endziffern des Jahres, in dem der Geschäftsvorgang angefallen ist, zum Beispiel der Eingang der Klage, des Antrags oder des Rechtsmittels,

5.

gegebenenfalls weiteren in Anlage III.2 definierten Zusatzzeichen.

²Das Aktenzeichen dient auch als Geschäftsnummer.

(3) ¹Die Verfahren werden durch die von der zuständigen obersten Landesbehörde zugelassenen Programme registriert. ²Diese Programme gewährleisten die Nutzung der nach den nachfolgenden Bestimmungen zu registrierenden Daten zur Akten- und Verfahrensführung. ³Diese Daten sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

§ 3
Bildung der Akten

(1) ¹Dokumente, die zum selben Geschäftsvorgang gehören, sind zu einer Akte zusammenzufassen. ²Nur soweit in dieser Aktenordnung bestimmt, können auch Dokumente unterschiedlicher Angelegenheiten in einer Akte gesammelt werden (Sammelakte).

(2) ¹Papierakten erhalten einen Aktenumschlag. ²Auf diesem oder einem Aktenvorblatt sind insbesondere zu vermerken:

1.

das Gericht,

2.

das Aktenzeichen,

3.

die Angelegenheit, zum Beispiel durch die Bezeichnung der Parteien und Beteiligten sowie deren Vertreterin oder Vertreter,

4.

die von der Vernichtung der Akte auszuschließenden Dokumente,

5.

weitere Angaben, die sich aus den nachfolgenden und gesonderten Bestimmungen ergeben.

³Bei elektronischen Akten ist sicherzustellen, dass diese Angaben auf andere Weise deutlich erkennbar sind. ⁴Die Angaben und Vermerke sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

(3) ¹Für die Reihenfolge der Dokumente in der Akte ist der Zeitpunkt des Eingangs maßgeblich. ²Dokumente, die vorab bereits als Fax eingegangen sind, sind grundsätzlich dem entsprechenden Fax zuzuordnen. ³Prüf- oder Transfervermerke und gegebenenfalls Signaturprüfprotokolle sind dem Dokument zuzuordnen, auf das sie sich beziehen. ⁴Zustellungsdokumente sind dem zugrundeliegenden Dokument zuzuordnen. ⁵Eine Zuordnung kann durch unmittelbares Nachheften, Unterstrukturieren oder gegenseitiges Verweisen gewährleistet werden. ⁶Wenn Zustellungsdokumente in großer Zahl anfallen, können sie in einem zusätzlichen Heft zusammengefasst werden. ⁷Darauf ist auf dem Aktenumschlag und dem zugrundeliegenden Dokument hinzuweisen.

(4) ¹Die Seiten einer elektronischen Akte sind fortlaufend zu nummerieren. ²Die Blätter einer Papierakte sind mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen und grundsätzlich zu heften. ³Bei einer Papierakte soll bei mehr als 200 Blättern ein neuer Band angelegt werden. ⁴Die Blattzahlen eines weiteren Bandes können neu beginnend vergeben werden. ⁵Das Anlegen eines weiteren Bandes ist auf dem Aktenumschlag des geschlossenen Bandes zu vermerken. ⁶Die Bände sind fortlaufend zu nummerieren.

(5) ¹Bei Papierakten mit regelmäßig geringer Anzahl an Dokumenten kann auf Heftung, Nummerierung und einen Aktenumschlag verzichtet werden (Blattsammlungen). ²Vor Versendung sind diese zu heften und zu nummerieren.

(6) ¹Die Behandlung der den Kostenansatz betreffenden Dokumente richtet sich nach der VwV Kostenverfügung vom 26. Mai 2014 (SächsJMBl. S. 41), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 21. September 2023 (SächsJMBl. S. 217) geändert worden ist, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 9. Dezember 2021 (SächsABl. SDr. S. S 199), in der jeweils geltenden Fassung. ²Die Behandlung der die Prozesskostenhilfe betreffenden Dokumente richtet sich nach der VwV DB-PKH vom 8. März 2010 (SächsJMBl. S. 40), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 6. Juli 2021 (SächsJMBl. S. 40) geändert worden ist, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 9. Dezember 2021 (SächsABl. SDr. S. S 199), in der jeweils geltenden Fassung.).

(7) ¹Dokumente und sonstige Unterlagen, die später zurückzugeben sind oder sich zur Zusammenfassung nicht eignen, sind in geeigneter Form zu verwahren. ²Eine Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorgang und Bezugsdokument ist zu gewährleisten. ³Die Verwahrung außerhalb der Akte und eine Rückgabe sind sowohl in der Akte als auch auf dem Aktenumschlag zu vermerken. ⁴Einzelheiten zur Verwahrung regeln die hierzu getroffenen Bestimmungen.

(8) ¹Bei Dokumenten und sonstigen Unterlagen, die nicht der unbeschränkten Akteneinsicht unterliegen, ist von Beginn an zu gewährleisten, dass sie bei Gewährung der Akteneinsicht ohne weiteres vom übrigen Aktenbestand trennbar sind. ²Dies kann durch das Anlegen eines zusätzlichen Hefts erfolgen.

(9) Eingegangene Dokumente, die für die elektronische Aktenbearbeitung ersetzend eingescannt worden sind, sind unter Berücksichtigung der entsprechenden Dienstanweisungen strukturiert nach Übertragungsdatum abzulegen oder, sofern sie rückgabepflichtig sind, nach Absatz 7 zu verwahren.

(10) ¹Um die spätere Aussonderung der Papierakte zu erleichtern, kann die Gerichtsleitung bestimmen, dass die von der Vernichtung auszunehmenden und länger aufzubewahrenden Dokumente und sonstigen Unterlagen bereits von ihrem Entstehen an von der chronologischen Aktenheftung ausgenommen werden. ²Sie sind in ein gesondertes Heft bei der Akte oder zu einer Sammelakte zu nehmen. ³Anstelle dieser Originaldokumente und sonstigen Unterlagen ist eine als solche gekennzeichnete Abschrift zur Akte zu nehmen.

§ 4
Aktenarten

(1) ¹Eine Akte besteht aus einer Hauptakte und bei Bedarf aus zusätzlichen Heften. ²Hefte können zum Beispiel für Dokumente über die Kostenbehandlung oder die Zustellung angelegt werden. ³Die Seiten oder Blätter eines Heftes sind neu beginnend zu nummerieren. ⁴Das Anlegen von Heften ist auf dem Aktenumschlag zu vermerken.

(2) ¹Bei Papierakten wird auf Anordnung ein Doppel der Akte angelegt, wenn ein Gericht höherer Instanz über ein Rechtsmittel zu entscheiden hat und das Verfahren im Übrigen in der unteren Instanz fortgesetzt wird. ²Dem Aktenzeichen der Doppelakte wird auf dem Aktenumschlag eine „II“ nachgestellt. ³Sobald einer der Teile des Verfahrens beendet ist, wird für diesen die getrennte Aktenführung beendet. ⁴Die Doppelakte ist der Akte geschlossen beizufügen.

(3) ¹Der Verlust von Akten, Heften oder anderen Aktenteilen ist der Gerichtsleitung anzuzeigen. ²Nach Anordnung der Gerichtsleitung oder der für die Sachentscheidung zuständigen Person ist eine Ersatzakte anzulegen. ³Die Ersatzakte ist auf dem Aktenumschlag als solche kenntlich zu machen. ⁴Bei Wiederauffinden ist die Gerichtsleitung zu informieren. ⁵Die seit dem Abhandenkommen entstandenen Dokumente werden aus der Ersatzakte in die Akte übernommen und die Seiten- oder Blattzahlen berichtigt. ⁶Der verbliebene Teil der Ersatzakte ist der Akte geschlossen beizufügen.

(4) Wird einer Akte für längere Zeit eine andere Akte oder ein anderes Heft beigefügt (Beiakte), ist dies sowie die spätere Rückgabe der Beiakte in Papierform auf den Umschlägen der Akten und Hefte zu vermerken.

§ 5
Führung der Akten

(1) ¹Akten sind geordnet zu führen. ²Eingehende Dokumente sind unverzüglich zur Akte zu nehmen. ³Wird ein Dokument aus der Akte entfernt, ist stattdessen ein Fehlblatt einzufügen, auf dem das entnommene Dokument und der Grund der Entnahme zu vermerken sind. ⁴Die Geschäftsstelle muss den Verbleib der Akten sowie von Dokumenten, die noch nicht zur Akte genommen werden können, jederzeit durch eine im IT-System enthaltene Funktion oder in sonstiger geeigneter Weise feststellen können.

(2) Die Führung der Akte obliegt dem Gericht der ersten Instanz, soweit nicht nachfolgend abweichend geregelt.

(3) ¹Verwaltungsvorgänge, insbesondere solche, die in einer Dienstaufsichtssache anfallen, dürfen nicht zu den Verfahrensakten der Rechtssache genommen werden. ²Dies gilt nicht für Akteneinsichtsgesuche.

(4) ¹Werden Papierakten versandt, ist eine Vorlagefrist zu notieren. ²Bei Bedarf ist ein Kontrollblatt mit Angabe der Sache, des Grundes der Versendung sowie der Empfängerin oder des Empfängers anzulegen. ³Nicht weiterzuleitende Dokumente sind mit dem Kontrollblatt in eine Blatthülle (Retent) zu nehmen. ⁴Nach Rückkehr der Akte ist das Retent aufzulösen. ⁵Die darin befindlichen Dokumente sind zur Akte zu nehmen.

(5) ¹Die endgültige Abgabe von Akten an eine andere Abteilung, einen anderen Spruchkörper oder ein anderes Gericht wird durch einen entsprechenden Vermerk im IT-System nachgewiesen. ²Gleiches gilt für die Verbindung von Verfahren, soweit sie nicht mehr unter dem Aktenzeichen ihrer Registrierung geführt und wenn Vorgänge zwar neu registriert, aber bereits bestehenden Akten hinzugefügt werden.

(6) ¹Dokumente, die im Rahmen der endgültigen Abgabe von Akten an ein anderes Gericht anfallen, zum Beispiel Einlieferungsbeleg oder Empfangsbekenntnis, sind zu Sammelakten zu nehmen. ²Die Sammelakten werden in Jahresheften geführt und drei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres weggelegt.

(7) ¹Papierakten befinden sich grundsätzlich in der Geschäftsstelle, soweit keine besondere Anordnung getroffen worden ist. ²Akten und Aktenbestandteile dürfen nur zur Bearbeitung aus der Geschäftsstelle entfernt werden. ³Dies soll nur mit ihrem Wissen erfolgen. ⁴Anderenfalls ist sie unverzüglich zu informieren.

§ 6
Fristen und Termine

(1) ¹Sämtliche angeordnete oder von Amts wegen zu beachtende Fristen sind elektronisch in geeigneter Weise mit folgenden Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Bezeichnung der Angelegenheit,

3.

Datum des Fristablaufs,

4.

Bearbeiter, soweit nicht anhand des Aktenzeichens ersichtlich,

5.

zusätzliche Bemerkungen, zum Beispiel Grund der Vorlage.

²Auf Anordnung der Gerichtsleitung kann die Kontrolle von Fristen in Papierakten auch in sonstiger Weise geführt werden, zum Beispiel durch Fristenfächer oder Hängeregistraturen.

(2) Termine sind mit Datum, Uhrzeit und Ort elektronisch in einer Weise zu vermerken, die die Erstellung eines Verzeichnisses nach Absatz 3 ermöglicht.

(3) ¹Für jeden Sitzungstag ist ein Verzeichnis der Termine vor Beginn des ersten Termins an dem Eingang zum Sitzungszimmer und gegebenenfalls an der zentralen Informationstafel anzuzeigen. ²In das Terminverzeichnis sind aufzunehmen:

1.

das Gericht,

2.

das Datum,

3.

der Ort, zum Beispiel Saal- oder Raumnummer,

4.

die Namen der oder des Vorsitzenden und der ehrenamtlichen Richterin oder des ehrenamtlichen Richters, sofern die oder der Vorsitzende nichts anderes anordnet,

5.

die Uhrzeit,

6.

das Aktenzeichen,

7.

die Namen der Verfahrensbeteiligten, gegebenenfalls als Kurzbezeichnung.

(4) ¹Nach Abschluss einer Sitzung ist deren Ergebnis zu vermerken. ²Bei Verkündung eines Urteils oder eines Beschlusses in Beschlussverfahren ist auch das Datum des Eingangs des vollständig abgefassten Urteils oder des Beschlusses in der Geschäftsstelle zu vermerken.

§ 7
Verbindung und Abtrennung von Verfahren

(1) ¹Werden Verfahren zur gemeinsamen Verhandlung und Entscheidung verbunden, sind nur die Akten des führenden Verfahrens weiterzuführen. ²Ist das führende Verfahren nicht ausdrücklich bestimmt, ist das älteste der Verfahren führend. ³Die Akten des durch Verbindung als erledigt geltenden Verfahrens werden mit einer Abschrift des Verbindungsbeschlusses geschlossen der Akte des führenden Verfahrens beigefügt. ⁴Die Verbindung ist auf den Aktenumschlägen zu vermerken.

(2) ¹Für ein abgetrenntes Verfahren ist ein neues Aktenzeichen zu vergeben. ²Die Akte beginnt mit einer beglaubigten Abschrift oder der elektronischen Vervielfältigung des Abtrennungsbeschlusses. ³Auf Anordnung können Dokumente des Ursprungsverfahrens in die neue Akte übernommen werden. ⁴Die Abtrennung ist auf den Aktenumschlägen zu vermerken.

§ 8
Rechtsmittel

(1) ¹In der Rechtsmittelinstanz wird ein neues Aktenzeichen vergeben. ²Ein Rechtsmittel ist nicht erneut zu registrieren, wenn gegen die angefochtene Entscheidung bereits ein Rechtsmittel anhängig ist. ³Für Dokumente, die in dieser Instanz anfallen, wird ein neuer Band zur erstinstanzlichen Akte (Rechtsmittelband) angelegt. ⁴Der Rechtsmittelband muss neu beginnend nummeriert werden. ⁵Bei Papierakten können die Dokumente auch in den Band der erstinstanzlichen Akte aufgenommen werden.

(2) ¹Ab Eingang der Akte bis Beendigung in der Instanz obliegt die Aktenführung dem Rechtsmittelgericht. ²Bei der elektronischen Akte ist die Aktenführung auf den Rechtsmittelband beschränkt.

(3) Auf dem Aktenumschlag sowie auf jeder Entscheidung der Rechtsmittelinstanz sind die Aktenzeichen aller Instanzen anzugeben.

(4) ¹Nach Erledigung in der Rechtsmittelinstanz ist die Akte an die vorherige Instanz zurückzusenden. ²Bei elektronischer Aktenführung kann von einer Übermittlung von Dokumenten abgesehen werden, wenn diese bereits in dem von der vorherigen Instanz an die Rechtsmittelinstanz übermittelten Teil der Akte enthalten waren.

(5) In der Rechtsmittelinstanz zurückzubehaltende Dokumente sind zu Sammelakten zu nehmen.

§ 9
Rechtskraft der Entscheidung

¹Ist die Rechtskraft einer Entscheidung zu bescheinigen, hat die zuständige Urkundsbeamtin oder der zuständige Urkundsbeamte der Geschäftsstelle neben der Erteilung der Rechtskraftbescheinigung die Entscheidung mit einem Vermerk über die Rechtskraft zu verbinden. ²In der Papierakte ist der Vermerk „Rechtskräftig“ am Kopf der Urschrift der Entscheidung anzubringen. ³Name, Amtsbezeichnung und Datum sind beizufügen.

§ 10
Weglegen der Akten

(1) ¹Sobald die Angelegenheit beendet ist, ist das Weglegen der Akte anzuordnen. ²Eine Angelegenheit ist beendet, wenn

1.

alle Anträge erledigt und die von Amts wegen zu treffenden Entscheidungen ergangen sind oder

2.

ein Verfahren seit sechs Monaten nicht betrieben oder nach Anordnung des Ruhens ohne Fristbestimmung nicht wieder aufgenommen worden ist oder

3.

bei Entschädigungsklagen nach § 9 Absatz 2 Satz 2 ArbGG in Verbindung mit § 201 GVG die Prozesskosten nicht binnen sechs Monaten nach Anforderung gezahlt worden sind

und die von Amts wegen vorzunehmenden Tätigkeiten, zum Beispiel statistischer und kostenrechtlicher Abschluss, erledigt sind.

(2) Vor dem Weglegen ist auf dem Aktenumschlag ein Vermerk anzubringen:

1.

über den kostenrechtlichen Abschluss der Angelegenheit (§ 3 Absatz 5 KostVfg),

2.

über das Jahr der Anordnung des Weglegens und den Ablauf der Aufbewahrungsfristen,

3.

über die Archivwürdigkeit nach den hierzu erlassenen Bestimmungen,

4.

soweit hierzu gesonderte Bestimmungen erlassen sind, über die Eignung für Ausbildungs- und Prüfungszwecke.

(3) Beiakten in Papierform sowie rückgabepflichtige Dokumente und Unterlagen sind nach rechtskräftigem Abschluss oder sonstiger Beendigung des Verfahrens zurückzugeben.

§ 11
Allgemeines Register

(1) ¹Unter dem Registerzeichen „AR“ sind insbesondere zu registrieren:

1.

Eingänge, bei denen zweifelhaft ist, ob sie zu bereits bestehenden oder noch anzulegenden Akten zu nehmen oder unter welchem Registerzeichen sie zu registrieren sind,

2.

Dokumente, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abzugeben sind,

3.

Mitteilungen von anderen Abteilungen, Gerichten und Behörden, bei denen zweifelhaft ist, ob sie zu Maßnahmen Anlass geben,

4.

Schutzschriften.

²Die Führung von thematisch geordneten Sammelakten nach § 3 Absatz 1 Satz 2 ist zulässig. ³Für Mitteilungen nach Nummer 3 kann auf eine Registrierung verzichtet werden, soweit die Sammelakte alphabetisch geführt wird. ⁴Die Sammelakten nach Satz 2 und 3 werden in Jahresheften geführt und drei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres weggelegt.

(2) ¹Wird für eine unter „AR“ registrierte Sache ein anderes Registerzeichen vergeben, wird die Sache ausschließlich unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt und zu bestehenden oder anzulegenden Akten genommen. ²Das neue Aktenzeichen ist im Allgemeinen Register zu vermerken.

(3) Im Allgemeinen Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Beteiligten oder der ersuchenden Stelle sowie deren Anschrift,

4.

Bezeichnung der Angelegenheit,

5.

Verbleib oder späteres Aktenzeichen,

6.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

7.

Bemerkungen.

§ 12
Rechts- und Amtshilfe

(1) Rechts- und Amtshilfeersuchen werden nach § 11 registriert.

(2) ¹Eine Kopie des Ersuchens und der Übersendungsverfügung sowie aus besonderen Gründen zurückzubehaltende Dokumente sind zu den von dem ersuchten Gericht anzulegenden Akten zu nehmen. ²Vom Anlegen einer Akte kann abgesehen werden, wenn das Ersuchen von einem deutschen Gericht oder einer deutschen Justizbehörde mit der dortigen Papierakte übersandt wird.

(3) Die bei der Durchführung eines inländischen Rechts- oder Amtshilfeersuchens entstandenen Dokumente sind mit den übersandten Akten oder Dokumenten an das ersuchende Gericht, die ersuchende Behörde oder ein weiteres um Rechtshilfe ersuchtes Gericht zu übermitteln.

§ 13
Rechtsantragstelle

(1) ¹Sofern das entsprechende Verfahren nicht bereits anhängig ist, können Anträge und Erklärungen zu Protokoll der Geschäftsstelle unter dem Registerzeichen „RAST“ registriert werden. ²Dies gilt nicht für Anträge und Erklärungen, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abzugeben sind. ³Insoweit gilt § 11.

(2) ¹Wird für einen unter „RAST“ registrierten Geschäftsvorgang ein anderes Registerzeichen vergeben, wird dieser ausschließlich unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt. ²Das neue Aktenzeichen ist im Register zu vermerken.

(3) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum der Protokollierung,

3.

Vor- und Familienname der erschienenen Person sowie deren Anschrift,

4.

Bezeichnung der Angelegenheit,

5.

Verbleib oder späteres Aktenzeichen,

6.

Bemerkungen.

§ 14
Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter

(1) ¹Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter nach § 54 Absatz 6 ArbGG sind bei den Arbeitsgerichten unter dem Registerzeichen „GRa“ und bei den Landesarbeitsgerichten unter dem Registerzeichen „GRLa“ zu registrieren. ²Für die Jahreszahl nach § 2 Absatz 2 Nummer 4 ist das Datum des Eingangs bei der Güterichterin oder bei dem Güterichter maßgeblich.

(2) ¹In den Registern und auf den Aktenumschlägen des Herkunftsverfahrens und des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter wird jeweils das Aktenzeichen des anderen Verfahrens vermerkt. ²Auf Protokollen und Vereinbarungen sind unter dem Aktenzeichen des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter auch das Gericht und das Aktenzeichen des Herkunftsverfahrens anzugeben.

(3) ¹Die Akte des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter ist bis zu dessen Abschluss getrennt vom Herkunftsverfahren und ohne Einsichtsmöglichkeit für Dritte zu führen. ²Dokumente sowie sonstige Dateien und Unterlagen, die im Rahmen eines Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter von den Parteien, Beteiligten, der Güterichterin oder dem Güterichter als vertraulich bezeichnet werden oder die später zurückzugeben sind, werden nach § 3 Absatz 7 behandelt.

(4) ¹Nach Abschluss des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter sind Art und Datum der Beendigung sowie die für die Kostenberechnung erforderlichen Angaben zum Herkunftsverfahren mitzuteilen. ²Die als vertraulich bezeichneten Dokumente sowie sonstige Dateien und Unterlagen sind an die Einsenderin oder den Einsender zurückzugeben, zu vernichten oder zu löschen, es sei denn, die Parteien oder die Beteiligten haben eine andere Vereinbarung getroffen. ³Die Akte mit den verbliebenen Dokumenten und sonstigen Unterlagen ist als Heft zum Herkunftsverfahren zu nehmen.

(5) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs bei der Güterichterin oder bei dem Güterichter,

3.

Gericht und Aktenzeichen des Herkunftsverfahrens,

4.

Namen und Anschriften der Parteien und Beteiligten,

5.

Art und Datum der Beendigung,

6.

Bemerkungen.

§ 15
Prozesskostenhilfe

¹Ein selbstständiger Antrag auf Gewährung von Prozesskostenhilfe ist unter dem Registerzeichen zu registrieren, unter dem das spätere Verfahren zu registrieren wäre. ²Geht das betreffende Verfahren gleichzeitig oder später ein, ist es nicht zusätzlich zu registrieren. ³Satz 1 und 2 gelten auch für ein selbständiges Ersuchen um grenzüberschreitende Prozesskostenhilfe.

Abschnitt 2
Besonderer Teil

§ 16
Niedergelegte Schiedssprüche und schiedsrichterliche Vergleiche

(1) Niedergelegte Schiedssprüche und schiedsrichterliche Vergleiche sind unter dem Registerzeichen „RNS“ zu registrieren.

(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum der Niederlegung,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien sowie deren Anschrift,

4.

Datum des Erlasses des Schiedsspruchs oder Vergleichs,

5.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

6.

Bemerkungen.

§ 17
Mahnsachen

(1) ¹Mahnverfahren sind unter dem Registerzeichen „Ba“ zu registrieren. ²Anträge gegen Gesamtschuldner sind unter einem Aktenzeichen zu registrieren.

(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien sowie deren Anschrift

a)

Antragstellerin oder Antragsteller,

b)

Antragsgegnerin oder Antragsgegner,

4.

Datum des Erlasses des Mahnbescheids,

5.

Datum des Eingangs des Widerspruchs,

6.

Datum des Erlasses des Vollstreckungsbescheids,

7.

Datum des Eingangs des Einspruchs,

8.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

9.

Bemerkungen, zum Beispiel bei Übergang in ein Urteilsverfahren dessen Aktenzeichen.

§ 18
Urteilsverfahren vor den Arbeitsgerichten

(1) Als Urteilsverfahren und als Anträge außerhalb eines anhängigen Urteilsverfahrens sind zu registrieren:

1.

Klagen in bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten unter dem Registerzeichen „Ca“,

2.

Verfahren zur Gewährung von einstweiligem Rechtsschutz in bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten unter dem Registerzeichen „Ga“,

a)

Arrestgesuche und Anträge auf Erlass eines Beschlusses zur vorläufigen Kontenpfändung,

b)

Anträge auf Erlass einer einstweiligen Verfügung,

3.

Anträge und Handlungen außerhalb eines anhängigen Urteilsverfahren unter dem Registerzeichen „Ha“, insbesondere

a)

Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Schiedssprüchen und schiedsgerichtlichen Vergleichen nach § 109 ArbGG,

b)

Klagen auf Aufhebung von Schiedssprüchen nach § 110 ArbGG,

c)

Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Vergleichen und anerkannten Sprüchen der Ausschüsse nach § 111 ArbGG,

d)

Anträge ehrenamtlicher Richterinnen und Richter auf gerichtliche Festsetzung der Entschädigung nach § 4 JVEG.

(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift

a)

Klägerin, Kläger, Antragstellerin oder Antragsteller,

b)

Beklagte, Beklagter, Antragsgegnerin oder Antragsgegner,

c)

weiterer Beteiligter,

4.

Verfahrensgegenstand,

5.

Datum und Art der Erledigung,

6.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

7.

Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.

(3) ¹Ist ein Mahnverfahren vorausgegangen, ist grundsätzlich das Datum des Eingangs des Widerspruchs oder des Einspruchs zu vermerken. ²Hat bei Eingang des Widerspruchs noch kein Antrag auf Durchführung der mündlichen Verhandlung vorgelegen, ist das Datum des Eingangs des Antrags auf Durchführung der mündlichen Verhandlung anzugeben. ³Die Dokumente des abgegebenen Mahnverfahrens sind zur Akte des Prozessgerichts zu nehmen.

§ 19
Klagen und Berufungsverfahren vor den Landesarbeitsgerichten

(1) Als erstinstanzliche Prozessverfahren sind Entschädigungsklagen nach § 9 Absatz 2 Satz 2 ArbGG in Verbindung mit § 201 GVG unter dem Registerzeichen „Oa“ zu registrieren.

(2) Als Berufungsverfahren und als Anträge außerhalb eines anhängigen Berufungsverfahrens sind zu registrieren:

1.

Berufungen in bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten unter dem Registerzeichen „SLa“, mit Ausnahme der Berufungen nach Absatz 2 Nummer 2 c,

2.

Verfahren zur Gewährung von einstweiligem Rechtsschutz in bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten unter dem Registerzeichen „GLa“

a)

Arrestgesuche und Anträge auf Erlass eines Beschlusses zur vorläufigen Kontenpfändung,

b)

Anträge auf Erlass einer einstweiligen Verfügung,

c)

Berufungen gegen Urteile in Verfahren über Arrest oder einstweilige Verfügung des Arbeitsgerichts,

3.

Anträge und Handlungen außerhalb eines anhängigen Berufungsverfahrens unter dem Registerzeichen „SHa“, insbesondere

a)

Amtsentbindungen ehrenamtlicher Richterinnen und Richter nach § 21 Absatz 5, § 37 Absatz 2 ArbGG,

b)

Abberufungen ehrenamtlicher Richterinnen und Richter nach § 44b DRiG,

c)

Amtsenthebungen ehrenamtlicher Richterinnen und Richter nach §§ 27, 37 Absatz 2 ArbGG,

d)

Ordnungsgelder gegen ehrenamtliche Richterinnen und Richter nach §§ 28, 37 Absatz 2 ArbGG,

e)

Anträge ehrenamtlicher Richterinnen und Richter auf gerichtliche Festsetzung der Entschädigung nach § 4 JVEG,

f)

gerichtliche Bestimmungen der Zuständigkeit nach § 46 Absatz 2 ArbGG in Verbindung mit § 36 ZPO,

g)

Ablehnungen von Gerichtspersonen nach § 49 Absatz 2 ArbGG,

h)

Anträge auf Entscheidung bei Ablehnung von Rechtshilfe nach § 13 Absatz 2 Satz 1 ArbGG in Verbindung mit § 159 GVG,

i)

Wahlanfechtungen bei Präsidiumswahl nach § 6a ArbGG in Verbindung mit § 21b Absatz 6 GVG.

(3) Im Berufungs- und Klageregister sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

bei Berufungen: Gericht erster Instanz:

a)

Sitz,

b)

Aktenzeichen,

c)

Datum der Entscheidung,

4.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift

a)

Klägerin, Kläger, Antragstellerin, Antragsteller, Berufungsklägerin oder Berufungskläger,

b)

Beklagte, Beklagter, Antragsgegnerin, Antragsgegner, Berufungsbeklagte oder Berufungsbeklagter,

c)

weiterer Beteiligter,

5.

Verfahrensgegenstand,

6.

Datum und Art der Erledigung,

7.

bei Berufung: Datum der Rückgabe der Akten an das Gericht erster Instanz,

8.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

9.

Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.

§ 20
Beschlussverfahren vor den Arbeitsgerichten

(1) Als Beschlussverfahren und als Anträge außerhalb eines anhängigen Beschlussverfahrens sind zu registrieren:

1.

Beschlussverfahren einschließlich der Verfahren nach §§ 122, 126 InsO unter dem Registerzeichen „BV“,

2.

Verfahren zur Gewährung von einstweiligem Rechtsschutz in Beschlussverfahren unter dem Registerzeichen „BVGa“,

a)

Arrestgesuche,

b)

Anträge auf Erlass einer einstweiligen Verfügung,

3.

Anträge und Handlungen außerhalb eines anhängigen Beschlussverfahrens unter dem Registerzeichen „BVHa“.

(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

Antragstellerin oder Antragsteller,

b)

weiterer Beteiligter,

4.

Verfahrensgegenstand,

5.

Datum und Art der Erledigung,

6.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

7.

Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.

§ 21
Beschlussverfahren vor den Landesarbeitsgerichten

(1) Als erstinstanzliche Beschlussverfahren sind unter dem Registerzeichen „BVL“ insbesondere zu registrieren:

1.

Verfahren auf Entscheidung über die Tariffähigkeit und die Tarifzuständigkeit einer Vereinigung,

2.

Verfahren auf Entscheidung über die Wirksamkeit einer Allgemeinverbindlicherklärung nach § 5 TVG oder einer Rechtsverordnung nach §§ 7 oder 7a AEntG oder nach § 3a AÜG.

(2) Anträge außerhalb eines erstinstanzlichen Beschlussverfahrens sind unter dem Registerzeichen „BVLHa“ zu registrieren.

(3) Beschwerden nach § 87 Absatz 1, § 100 Absatz 2 ArbGG gegen Beschlüsse des Arbeitsgerichts in Beschlussverfahren sind mit Ausnahme der Beschwerden nach Absatz 4 Nummer 3 unter dem Registerzeichen „TaBV“ zu registrieren.

(4) Als Verfahren zur Gewährung von einstweiligem Rechtsschutz in Beschlussverfahren sind unter dem Registerzeichen „TaBVGa“ zu registrieren:

1.

Arrestgesuche,

2.

Anträge auf Erlass einer einstweiligen Verfügung,

3.

Beschwerden nach § 87 Absatz 1, § 100 Absatz 2 ArbGG gegen Entscheidungen in Verfahren über Arrest oder einstweilige Verfügung des Arbeitsgerichts.

(5) Anträge außerhalb eines anhängigen Beschlussverfahrens sind unter dem Registerzeichen „TaBVHa“ zu registrieren, insbesondere Verfahren nach § 80 Absatz 2 in Verbindung mit § 49 Absatz 2 ArbGG.

(6) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

bei Beschwerden: Gericht erster Instanz:

a)

Sitz,

b)

Aktenzeichen,

c)

Datum der Entscheidung,

4.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

Beschwerdeführerin, Beschwerdeführer, Antragstellerin oder Antragsteller,

b)

weiterer Beteiligter,

5.

Verfahrensgegenstand,

6.

Datum und Art der Erledigung,

7.

bei Beschwerden: Datum der Rückgabe der Akten an das Gericht erster Instanz,

8.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

9.

Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.

§ 22
Beschwerdeverfahren vor den Landesarbeitsgerichten

(1) Soweit es sich nicht um Beschwerden nach § 21 Absatz 3 und Absatz 4 Nummer 3 handelt, sind Beschwerdeverfahren unter dem Registerzeichen „Ta“ zu registrieren, insbesondere

1.

sofortige Beschwerden einschließlich gegen die nach Artikel 33 und 35 der Verordnung (EU) Nr. 655/2014 erlassenen Entscheidungen,

2.

Beschwerden gegen Entscheidungen des Arbeitsgerichts in Verfahren über Arrest und einstweilige Verfügung sowie

3.

Beschwerden in Kostensachen.

(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs beim Landesarbeitsgericht,

3.

Gericht erster Instanz:

a)

Sitz,

b)

Aktenzeichen,

c)

Datum der Entscheidung,

4.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien und Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

Beschwerdeführerin oder Beschwerdeführer,

b)

Beschwerdegegnerin oder Beschwerdegegner,

c)

weiterer Beteiligter,

5.

Verfahrensgegenstand,

6.

Datum und Art der Erledigung,

7.

Datum der Rückgabe der Akten an das Gericht erster Instanz,

8.

Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.

Anlage III.1

Registerzeichen der Arbeitsgerichte und der Landesarbeitsgerichte

Anlage III.2

Zusatzzeichen

Anlage IV
(zu Ziffer I Nummer 4)

Aktenordnung
für die Gerichte der Finanzgerichtsbarkeit
(AktO-FG)

Inhaltsübersicht

Abschnitt 1
Allgemeiner Teil

§ 1

Anwendungsbereich

§ 2

Aktenzeichen und Register

§ 3

Bildung der Akten

§ 4

Aktenarten

§ 5

Führung der Akten

§ 6

Fristen und Termine

§ 7

Verbindung und Abtrennung von Verfahren

§ 8

Weglegen der Akten

§ 9

Allgemeines Register

§ 10

Rechts- und Amtshilfe

§ 11

Rechtsantragsstelle

§ 12

Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter

§ 13

Prozesskostenhilfe

Abschnitt 2
Besonderer Teil

§ 14

Verfahren vor den Finanzgerichten

§ 15

Sonstige Verfahren

Anlage IV.1

Registerzeichen

Abschnitt 1
Allgemeiner Teil

§ 1
Anwendungsbereich

(1) ¹Die Aktenordnung regelt die Bildung und Führung von Akten in Rechtssachen sowie die Führung der dazugehörigen Register. ²Die Regelungen gelten für Papierakten und für elektronische Akten. ³Sieht eine Rechtsvorschrift vor, dass Akten teilweise in Papier- und teilweise in elektronischer Form geführt werden können, gelten für den jeweiligen Teil die nachfolgenden Regelungen zur Papier- oder elektronischen Aktenführung. ⁴In diesem Fall sind in beiden Teilen der Akte gegenseitige Verweise aufzunehmen.

(2) Die Bildung und Führung von Akten in Personal- und Justizverwaltungsangelegenheiten richten sich, soweit nicht nachfolgend gesondert geregelt, nach den hierzu erlassenen Vorschriften.

(3) ¹Soweit die Aktenordnung Geschäftsvorgänge nicht behandelt, gelten für diese die von der zuständigen obersten Landesbehörde erlassenen besonderen Vorschriften. ²In allen anderen Fällen kann die Präsidentin oder der Präsident des Finanzgerichts Anordnungen treffen. ³Hierüber ist die oberste Landesbehörde zu informieren.

§ 2
Aktenzeichen und Register

(1) ¹Jeder Geschäftsvorgang erhält ein Aktenzeichen, unter dem alle dazugehörigen Dokumente in Papier- oder elektronischer Form sowie sonstige Dateien und Unterlagen zu führen sind. ²Ein verfahrenseinleitendes Dokument ist bei Eingang auch dann nur einmal zu registrieren, wenn es mehrere Gegenstände oder Anträge umfasst. ³Zu einem Geschäftsvorgang gehören alle Anträge, Erklärungen, Handlungen und Entscheidungen, die ganz oder teilweise eine Angelegenheit betreffen, mit der das Gericht befasst ist oder war, zum Beispiel betreffend

1.

Prozesskostenhilfe,

2.

Zwangs- und Ordnungsmittel,

3.

Berichtigung und Ergänzung,

4.

Aufhebung und Abänderung,

5.

Rechtsbehelfe,

6.

Rügen,

7.

Fortführung nach Aussetzung, Ruhen oder Unterbrechung,

8.

Fortführung nach Zurückverweisung, wenn derselbe Spruchkörper tätig wird,

9.

Kosten- und Vergütungsfestsetzung mit Ausnahme der Entschädigungsfestsetzung nach § 15 Absatz 1 Nummer 5,

10.

Rechtskraftzeugnisse und Vollstreckungsklauseln,

11.

Kostenansatz und Mitteilungen,

12.

Ablehnung von Gerichtspersonen.

⁴Ein Verfahren ist auch dann nur unter einem Aktenzeichen zu registrieren, wenn es mehrere Sachgebiete, zum Beispiel Steuerarten, Feststellungen von Besteuerungsgrundlagen, Haftungssachen, oder mehrere Veranlagungs- oder Erhebungszeiträume (§ 43 FGO) betrifft. ⁵Dies gilt auch im Falle der Streitgenossenschaft (§ 59 FGO in Verbindung mit §§ 59, 60 ZPO). ⁶Wird ein Verfahren innerhalb des Gerichts abgegeben oder wird nach Zurückverweisung ein anderer Spruchkörper tätig, erhält es ein neues Aktenzeichen.

(2) ¹Das Aktenzeichen wird gebildet aus:

1.

der Abteilungsbezeichnung, soweit mehrere Abteilungen der Geschäftsstelle bestehen, oder der Nummer des nach Geschäftsverteilungsplan zuständigen Spruchkörpers, der Güterichterin oder des Güterichters,

2.

dem Registerzeichen nach der Anlage IV.1,

3.

der fortlaufenden Nummer der jahrgangsweisen Registrierung, davon getrennt durch einen Schrägstrich

4.

den beiden Endziffern des Jahres, in dem der Geschäftsvorgang angefallen ist, zum Beispiel der Eingang der Klage oder des Antrags,

5.

gegebenenfalls weiteren im Rahmen dieser Aktenordnung definierten Zusatzzeichen.

²Das Aktenzeichen dient auch als Geschäftsnummer.

(3) ¹Die Verfahren werden durch die von der zuständigen obersten Landesbehörde zugelassenen Programme registriert. ²Diese Programme gewährleisten die Nutzung der nach den nachfolgenden Bestimmungen zu registrierenden Daten zur Akten- und Verfahrensführung. ³Diese Daten sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

§ 3
Bildung der Akten

(1) ¹Dokumente, die zum selben Geschäftsvorgang gehören, sind zu einer Akte zusammenzufassen. ²Nur soweit in dieser Aktenordnung bestimmt, können auch Dokumente unterschiedlicher Angelegenheiten in einer Akte gesammelt werden (Sammelakte).

(2) ¹Papierakten erhalten einen Aktenumschlag. ²Auf diesem oder einem Aktenvorblatt sind insbesondere zu vermerken:

1.

das Gericht,

2.

das Aktenzeichen,

3.

die Angelegenheit, zum Beispiel durch die Bezeichnung der Parteien und Beteiligten sowie deren Vertreterin oder Vertreter,

4.

die von der Vernichtung der Akte auszuschließenden Dokumente,

5.

weitere Angaben, die sich aus den nachfolgenden und gesonderten Bestimmungen ergeben.

³Bei elektronischen Akten ist sicherzustellen, dass diese Angaben auf andere Weise deutlich erkennbar sind. ⁴Die Angaben und Vermerke sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

(3) ¹Für die Reihenfolge der Dokumente in der Akte ist der Zeitpunkt des Eingangs maßgeblich. ²Dokumente, die vorab bereits als Fax eingegangen sind, sind grundsätzlich dem entsprechenden Fax zuzuordnen. ³Prüf- oder Transfervermerke und gegebenenfalls Signaturprüfprotokolle sind dem Dokument zuzuordnen, auf das sie sich beziehen. ⁴Zustellungsdokumente sind dem zugrundeliegenden Dokument zuzuordnen. ⁵Eine Zuordnung kann durch unmittelbares Nachheften, Unterstrukturieren oder gegenseitiges Verweisen gewährleistet werden. ⁶Wenn Zustellungsdokumente in großer Zahl anfallen, können sie in einem zusätzlichen Heft zusammengefasst werden. ⁷Darauf ist auf dem Aktenumschlag und dem zugrundeliegenden Dokument hinzuweisen.

(4) ¹Die Seiten einer elektronischen Akte sind fortlaufend zu nummerieren. ²Die Blätter einer Papierakte sind mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen und grundsätzlich zu heften. ³Bei einer Papierakte soll bei mehr als 200 Blättern ein neuer Band angelegt werden. ⁴Die Blattzahlen eines weiteren Bandes können neu beginnend vergeben werden. ⁵Das Anlegen eines weiteren Bandes ist auf dem Aktenumschlag des geschlossenen Bandes zu vermerken. ⁶Die Bände sind fortlaufend zu nummerieren.

(5) ¹Bei Papierakten mit regelmäßig geringer Anzahl an Dokumenten kann auf Heftung, Nummerierung und einen Aktenumschlag verzichtet werden (Blattsammlungen). ²Vor Versendung sind diese zu heften und zu nummerieren.

(6) ¹Die Behandlung der den Kostenansatz betreffenden Dokumente richtet sich nach der VwV Kostenverfügung vom 26. Mai 2014 (SächsJMBl. S. 41), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 21. September 2023 (SächsJMBl. S. 217) geändert worden ist, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 9. Dezember 2021 (SächsABl. SDr. S. S 199), in der jeweils geltenden Fassung. ²Die Behandlung der die Prozesskostenhilfe betreffenden Dokumente richtet sich nach der VwV DB-PKH vom 8. März 2010 (SächsJMBl. S. 40), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 6. Juli 2021 (SächsJMBl. S. 40) geändert worden ist, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 9. Dezember 2021 (SächsABl. SDr. S. S 199), in der jeweils geltenden Fassung.

(7) ¹Dokumente und sonstige Unterlagen, die später zurückzugeben sind oder sich zur Zusammenfassung nicht eignen, sind in geeigneter Form zu verwahren. ²Eine Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorgang und Bezugsdokument ist zu gewährleisten. ³Die Verwahrung außerhalb der Akte und eine Rückgabe sind sowohl in der Akte als auch auf dem Aktenumschlag zu vermerken. ⁴Einzelheiten zur Verwahrung regeln die hierzu getroffenen Bestimmungen.

(8) ¹Bei Dokumenten und sonstigen Unterlagen, die nicht der unbeschränkten Akteneinsicht unterliegen, ist von Beginn an zu gewährleisten, dass sie bei Gewährung der Akteneinsicht ohne weiteres vom übrigen Aktenbestand trennbar sind. ²Dies kann durch das Anlegen eines zusätzlichen Hefts erfolgen.

(9) Eingegangene Dokumente, die für die elektronische Aktenbearbeitung ersetzend eingescannt worden sind, sind unter Berücksichtigung der entsprechenden Dienstanweisungen strukturiert nach Übertragungsdatum abzulegen oder, sofern sie rückgabepflichtig sind, nach Absatz 7 zu verwahren.

(10) ¹Um die spätere Aussonderung der Papierakte zu erleichtern, kann die Gerichtsleitung bestimmen, dass die von der Vernichtung auszunehmenden und länger aufzubewahrenden Dokumente und sonstigen Unterlagen bereits von ihrem Entstehen an von der chronologischen Aktenheftung ausgenommen werden. ²Sie sind in ein gesondertes Heft bei der Akte oder zu einer Sammelakte zu nehmen. ³Anstelle dieser Originaldokumente und sonstigen Unterlagen ist eine als solche gekennzeichnete Abschrift zur Akte zu nehmen.

§ 4
Aktenarten

(1) ¹Eine Akte besteht aus einer Hauptakte und bei Bedarf aus zusätzlichen Heften. ²Hefte können zum Beispiel für Dokumente über die Kostenbehandlung oder die Zustellung angelegt werden. ³Die Seiten oder Blätter eines Heftes sind neu beginnend zu nummerieren. ⁴Das Anlegen von Heften ist auf dem Aktenumschlag zu vermerken.

(2) ¹Bei Papierakten wird auf Anordnung ein Doppel der Akte angelegt, wenn ein Gericht höherer Instanz über ein Rechtsmittel zu entscheiden hat und das Verfahren im Übrigen in der unteren Instanz fortgesetzt wird. ²Dem Aktenzeichen der Doppelakte wird auf dem Aktenumschlag eine „II“ nachgestellt. ³Sobald einer der Teile des Verfahrens beendet ist, wird für diesen die getrennte Aktenführung beendet. ⁴Die Doppelakte ist der Akte geschlossen beizufügen.

(3) ¹Der Verlust von Akten, Heften oder anderen Aktenteilen ist der Gerichtsleitung anzuzeigen. ²Nach Anordnung der Gerichtsleitung oder der für die Sachentscheidung zuständigen Person ist eine Ersatzakte anzulegen. ³Die Ersatzakte ist auf dem Aktenumschlag als solche kenntlich zu machen. ⁴Bei Wiederauffinden ist die Gerichtsleitung zu informieren. ⁵Die seit dem Abhandenkommen entstandenen Dokumente werden aus der Ersatzakte in die Akte übernommen und die Seiten- oder Blattzahlen berichtigt. ⁶Der verbliebene Teil der Ersatzakte ist der Akte geschlossen beizufügen.

(4) Wird einer Akte für längere Zeit eine andere Akte oder ein anderes Heft beigefügt (Beiakte), ist dies sowie die spätere Rückgabe der Beiakte in Papierform auf den Umschlägen der Akten und Hefte zu vermerken.

§ 5
Führung der Akten

(1) ¹Akten sind geordnet zu führen. ²Eingehende Dokumente sind unverzüglich zur Akte zu nehmen. ³Wird ein Dokument aus der Akte entfernt, ist stattdessen ein Fehlblatt einzufügen, auf dem das entnommene Dokument und der Grund der Entnahme zu vermerken sind. ⁴Die Geschäftsstelle muss den Verbleib der Akten sowie von Dokumenten, die noch nicht zur Akte genommen werden können, jederzeit durch eine im IT-System enthaltene Funktion oder in sonstiger geeigneter Weise feststellen können.

(2) ¹Verwaltungsvorgänge, insbesondere solche, die in einer Dienstaufsichtssache anfallen, dürfen nicht zu den Verfahrensakten der Rechtssache genommen werden. ²Dies gilt nicht für Akteneinsichtsgesuche.

(3) ¹Werden Papierakten versandt, ist eine Vorlagefrist zu notieren. ²Bei Bedarf ist ein Kontrollblatt mit Angabe der Sache, des Grundes der Versendung sowie der Empfängerin oder des Empfängers anzulegen. ³Nicht weiterzuleitende Dokumente sind mit dem Kontrollblatt in eine Blatthülle (Retent) zu nehmen. ⁴Nach Rückkehr der Akte ist das Retent aufzulösen. ⁵Die darin befindlichen Dokumente sind zur Akte zu nehmen.

(4) ¹Die endgültige Abgabe von Akten an eine andere Abteilung, einen anderen Spruchkörper oder ein anderes Gericht wird durch einen entsprechenden Vermerk im IT-System nachgewiesen. ²Gleiches gilt für die Verbindung von Verfahren, soweit sie nicht mehr unter dem Aktenzeichen ihrer Registrierung geführt und wenn Vorgänge zwar neu registriert, aber bereits bestehenden Akten hinzugefügt werden.

(5) ¹Dokumente, die im Rahmen der endgültigen Abgabe von Akten an ein anderes Gericht anfallen, zum Beispiel Einlieferungsbeleg oder Empfangsbekenntnis, sind zu Sammelakten zu nehmen. ²Die Sammelakten werden in Jahresheften geführt und drei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres weggelegt.

(6) ¹Papierakten befinden sich grundsätzlich in der Geschäftsstelle, soweit keine besondere Anordnung getroffen worden ist. ²Akten und Aktenbestandteile dürfen nur zur Bearbeitung aus der Geschäftsstelle entfernt werden. ³Dies soll nur mit ihrem Wissen erfolgen. ⁴Anderenfalls ist sie unverzüglich zu informieren.

§ 6
Fristen und Termine

(1) ¹Sämtliche angeordnete oder von Amts wegen zu beachtende Fristen sind elektronisch in geeigneter Weise mit folgenden Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Bezeichnung der Angelegenheit,

3.

Datum des Fristablaufs,

4.

Bearbeiterin oder Bearbeiter, soweit nicht anhand des Aktenzeichens ersichtlich,

5.

zusätzliche Bemerkungen, zum Beispiel Grund der Vorlage.

²Auf Anordnung der Gerichtsleitung kann die Kontrolle von Fristen in Papierakten auch in sonstiger Weise geführt werden, zum Beispiel durch Fristenfächer oder Hängeregistraturen.

(2) Termine sind mit Datum, Uhrzeit und Ort elektronisch in einer Weise zu vermerken, die die Erstellung eines Verzeichnisses nach Absatz 3 ermöglicht.

(3) ¹Für jeden Sitzungstag ist ein Verzeichnis der Termine vor Beginn des ersten Termins an dem Eingang zum Sitzungszimmer und gegebenenfalls an der zentralen Informationstafel anzuzeigen. ²In das Terminverzeichnis sind aufzunehmen:

1.

das Gericht,

2.

das Datum,

3.

der Ort, zum Beispiel Saal- oder Raumnummer,

4.

die Namen der oder des Vorsitzenden und der mitwirkenden Richterinnen und Richter einschließlich der ehrenamtlichen Richterinnen und Richter, sofern die oder der Vorsitzende nichts anderes anordnet,

5.

die Uhrzeit,

6.

das Aktenzeichen

7.

die Namen der Verfahrensbeteiligten, gegebenenfalls als Kurzbezeichnung.

(4) ¹Nach Abschluss einer Sitzung ist deren Ergebnis zu vermerken. ²Bei Verkündung eines Urteils ist auch das Datum des Eingangs des vollständig abgefassten Urteils in der Geschäftsstelle zu vermerken.

§ 7
Verbindung und Abtrennung von Verfahren

(1) ¹Werden Verfahren zur gemeinsamen Verhandlung und Entscheidung verbunden, sind nur die Akten des führenden Verfahrens weiterzuführen. ²Ist das führende Verfahren nicht ausdrücklich bestimmt, ist das älteste der Verfahren führend. ³Die Akten des durch Verbindung als erledigt geltenden Verfahrens werden mit einer Abschrift des Verbindungsbeschlusses geschlossen der Akte des führenden Verfahrens beigefügt. ⁴Die Verbindung ist auf den Aktenumschlägen zu vermerken.

(2) ¹Für ein abgetrenntes Verfahren ist ein neues Aktenzeichen zu vergeben. ²Die Akte beginnt mit einer beglaubigten Abschrift oder der elektronischen Vervielfältigung des Abtrennungsbeschlusses. ³Auf Anordnung können Dokumente des Ursprungsverfahrens in die neue Akte übernommen werden. ⁴Die Abtrennung ist auf den Aktenumschlägen zu vermerken.

§ 8
Weglegen der Akten

(1) ¹Sobald die Angelegenheit beendet ist, ist das Weglegen der Akte anzuordnen. ²Eine Angelegenheit ist beendet, wenn alle Anträge erledigt, die von Amts wegen zu treffenden Entscheidungen ergangen und vorzunehmenden Tätigkeiten, zum Beispiel ein statistischer und kostenrechtlicher Abschluss, erledigt sind.

(2) Vor dem Weglegen ist auf dem Aktenumschlag ein Vermerk anzubringen:

1.

über den kostenrechtlichen Abschluss der Angelegenheit (§ 3 Absatz 5 der Anlage zur VwV Kostenverfügung),

2.

über das Jahr der Anordnung des Weglegens und den Ablauf der Aufbewahrungsfristen,

3.

über die Archivwürdigkeit nach den hierzu erlassenen Bestimmungen,

4.

soweit hierzu gesonderte Bestimmungen erlassen sind, über die Eignung für Ausbildungs- und Prüfungszwecke.

(3) Beiakten in Papierform sowie rückgabepflichtige Dokumente und Unterlagen sind nach rechtskräftigem Abschluss oder sonstiger Beendigung des Verfahrens zurückzugeben.

§ 9
Allgemeines Register

(1) ¹Unter dem Registerzeichen „AR“ sind insbesondere zu registrieren:

1.

Eingänge, bei denen zweifelhaft ist, ob sie zu bereits bestehenden oder noch anzulegenden Akten zu nehmen oder unter welchem Registerzeichen sie zu registrieren sind,

2.

Dokumente, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abzugeben sind,

3.

Mitteilungen von anderen Abteilungen, Gerichten und Behörden, bei denen zweifelhaft ist, ob sie zu Maßnahmen Anlass geben,

4.

Schutzschriften.

²Die Führung von thematisch geordneten Sammelakten nach § 3 Absatz 1 Satz 2 ist zulässig. ³Für Mitteilungen nach Nummer 3 kann auf eine Registrierung verzichtet werden, soweit die Sammelakte alphabetisch geführt wird. ⁴Die Sammelakten nach Satz 2 und 3 werden in Jahresheften geführt und drei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres weggelegt.

(2) ¹Wird für eine unter „AR“ registrierte Sache ein anderes Registerzeichen vergeben, wird die Sache ausschließlich unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt und zu bestehenden oder anzulegenden Akten genommen. ²Das neue Aktenzeichen ist im Allgemeinen Register zu vermerken.

(3) Im Allgemeinen Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Beteiligten sowie deren Anschrift,

4.

Bezeichnung der Angelegenheit,

5.

Verbleib oder späteres Aktenzeichen,

6.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

7.

Bemerkungen.

§ 10
Rechts- und Amtshilfe

(1) Rechts- und Amtshilfeersuchen werden nach § 15 registriert.

(2) ¹Eine Kopie des Ersuchens und der Übersendungsverfügung sowie aus besonderen Gründen zurückzubehaltende Dokumente sind zu den von dem ersuchten Gericht anzulegenden Akten zu nehmen. ²Vom Anlegen einer Akte kann abgesehen werden, wenn das Ersuchen von einem deutschen Gericht oder einer deutschen Justizbehörde mit der dortigen Papierakte übersandt wird.

(3) Die bei der Durchführung eines inländischen Rechts- oder Amtshilfeersuchens entstandenen Dokumente sind mit den übersandten Akten oder Dokumenten an das ersuchende Gericht, die ersuchende Behörde oder ein weiteres um Rechtshilfe ersuchtes Gericht zu übermitteln.

§ 11
Rechtsantragstelle

(1) ¹Sofern das entsprechende Verfahren nicht bereits anhängig ist, können Anträge und Erklärungen zu Protokoll der Geschäftsstelle unter dem Registerzeichen „RAST“ registriert werden. ²Dies gilt nicht für Anträge und Erklärungen, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abzugeben sind. ³Insoweit gilt § 9.

(2) ¹Wird für einen unter „RAST“ registrierten Geschäftsvorgang ein anderes Registerzeichen vergeben, wird dieser ausschließlich unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt. ²Das neue Aktenzeichen ist im Register zu vermerken.

(3) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum der Protokollierung,

3.

Vor- und Familienname der erschienenen Person sowie deren Anschrift,

4.

Bezeichnung der Angelegenheit,

5.

Verbleib oder späteres Aktenzeichen,

6.

Bemerkungen.

§ 12
Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter

(1) ¹Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter nach § 155 FGO in Verbindung mit § 278 Absatz 5 ZPO sind unter dem Registerzeichen „S“ mit dem Zusatz „GR“ zu registrieren. ²Für die Jahreszahl nach § 2 Absatz 2 Nummer 4 ist das Datum des Eingangs bei der Güterichterin oder bei dem Güterichter maßgeblich.

(2) ¹In den Registern und auf den Aktenumschlägen des Herkunftsverfahrens und des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter wird jeweils das Aktenzeichen des anderen Verfahrens vermerkt. ²Auf Protokollen und Vereinbarungen sind unter dem Aktenzeichen des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter auch das Gericht und das Aktenzeichen des Herkunftsverfahrens anzugeben.

(3) ¹Die Akte des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter ist bis zu dessen Abschluss getrennt vom Herkunftsverfahren und ohne Einsichtsmöglichkeit für Dritte zu führen. ²Dokumente sowie sonstige Dateien und Unterlagen, die im Rahmen eines Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter von den Parteien, Beteiligten, der Güterichterin oder dem Güterichter als vertraulich bezeichnet werden oder die später zurückzugeben sind, werden nach § 3 Absatz 7 behandelt.

(4) ¹Nach Abschluss des Verfahrens vor der Güterichterin oder dem Güterichter sind Art und Datum der Beendigung sowie die für die Kostenberechnung erforderlichen Angaben zum Herkunftsverfahren mitzuteilen. ²Die als vertraulich bezeichneten Dokumente sowie sonstige Dateien und Unterlagen sind an die Einsenderin oder den Einsender zurückzugeben, zu vernichten oder zu löschen, es sei denn, die Parteien oder die Beteiligten haben eine andere Vereinbarung getroffen. ³Die Akte mit den verbliebenen Dokumenten und sonstigen Unterlagen ist als Heft zum Herkunftsverfahren zu nehmen.

(5) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs bei der Güterichterin oder bei dem Güterichter,

3.

Gericht und Aktenzeichen des Herkunftsverfahrens,

4.

Namen und Anschriften der Parteien und Beteiligten,

5.

Art und Datum der Beendigung,

6.

Bemerkungen.

§ 13
Prozesskostenhilfe

¹Ein selbstständiger Antrag auf Gewährung von Prozesskostenhilfe ist unter dem Registerzeichen zu registrieren, unter dem das spätere Verfahren zu registrieren wäre. ²Geht das betreffende Verfahren gleichzeitig oder später ein, ist es nicht zusätzlich zu registrieren.

Abschnitt 2
Besonderer Teil

§ 14
Verfahren vor den Finanzgerichten

(1) Als Verfahren vor den Finanzgerichten sind zu registrieren:

1.

Klagen unter dem Registerzeichen „K“,

2.

Verfahren zur Gewährung von vorläufigem oder einstweiligem Rechtsschutz unter dem Registerzeichen „V“,

a)

Anträge auf Aussetzung oder Aufhebung der Vollziehung nach § 69 Absatz 3 FGO,

b)

Anträge auf Erlass einer einstweiligen Anordnung nach § 114 FGO,

c)

Anträge auf Wiederherstellung der hemmenden Wirkung nach § 69 Absatz 5 Satz 3 FGO,

3.

sonstige Verfahren nach § 15.

(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien sowie deren Anschrift:

a)

Klägerin, Kläger, Antragstellerin oder Antragsteller,

b)

Beklagte, Beklagter, Antragsgegnerin oder Antragsgegner,

4.

Datum und Art der Erledigung,

5.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

6.

Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.

§ 15
Sonstige Verfahren

(1) Als sonstige Verfahren sind Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens unter dem Registerzeichen „S“ zu registrieren:

1.

Anträge ehrenamtlicher Richterinnen oder Richter auf Entscheidung über die Befreiung von der Übernahme des Amtes nach § 20 Absatz 2, § 21 Absatz 3, 4 FGO,

2.

Amtsentbindungen ehrenamtlicher Richterinnen oder Richter nach § 21 Absatz 3 FGO,

3.

Abberufungen ehrenamtlicher Richterinnen oder Richter nach § 44b DRiG,

4.

Ordnungsgelder gegen ehrenamtliche Richterinnen oder Richter nach § 30 FGO,

5.

Anträge auf gerichtliche Festsetzung der Entschädigung nach § 4 JVEG,

6.

Beweissicherungsverfahren (§ 155 FGO in Verbindung mit § 485 bis § 494a ZPO),

7.

eidliche Vernehmungen von Auskunftspersonen oder Beeidigung von Sachverständigen (§ 158 FGO),

8.

Vollstreckungsanträge (§ 151 bis § 154 FGO),

9.

Wahlanfechtungen bei Präsidiumswahl nach § 4 FGO in Verbindung mit § 21b Absatz 6 GVG,

10.

sonstige Ersuchen um Amts- und Rechtshilfe nach § 10.

(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:

1.

Aktenzeichen,

2.

Datum des Eingangs,

3.

Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift:

a)

Antragstellerin, Antragsteller, ersuchende Stelle,

b)

Antragsgegnerin, Antragsgegner,

c)

sonstiger Beteiligter,

4.

Jahr der Anordnung des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist,

5.

Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.

Anlage IV.1

Registerzeichen